Versionskontrolle in Excel: Das sind die Einschränkungen

Fehlende Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen in der Versionskontrolle von Excel

Es gibt kein integriertes Erinnerungssystem, um Ihre Prüfer daran zu erinnern, dass eine Bewertung an einem Dokument vorgenommen werden muss, damit es veröffentlicht werden kann. Dies führt zu einer Vielzahl von Beschwerden, wenn neue Verfahren, wie Dinge erledigt werden sollten, von einigen Personen aufgehalten werden. Dies ist eine der Einschränkungen von Excel.

Daher wird viel Zeit damit verbracht, sie manuell daran zu erinnern, die Dokumente zu genehmigen oder abzulehnen. Mit einem geeigneten Dokumentenkontrollsystem können Sie all diese zusätzliche Arbeit vermeiden.

Benutzer-Bestätigungen

In Excel ist die Dokumentenverteilerliste eine flache Struktur, und es gibt keine Aufzeichnung darüber, wann Sie Ihre Benutzer per E-Mail über ein neues Dokument informiert haben, und wie bestätigen Sie, dass sie es gelesen haben?

Was ist, wenn sie das Dokument gelesen und nicht verstanden haben, wird auch das protokolliert? Wieder eine weitere Einschränkung in Excel.

Selbst wenn sie dies per E-Mail bestätigen, ist die Nachverfolgung der Personen, die nicht bestätigt haben, eine zeitaufwändige Angelegenheit, die keinen Spaß macht.

Rückverfolgbarkeit von Dokumentenänderungen

Wenn Sie alle Aufzeichnungen über die Änderung eines Dokuments manuell aktualisieren, wer es genehmigt oder abgelehnt hat, müssen nur einige dieser Details fehlen oder falsch sein, und die Rückverfolgbarkeit des Dokuments verliert jede Glaubwürdigkeit.

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Dies ist oft eine schlüpfrige Angelegenheit, bei der Versionsnummern falsch sind oder eine Versionsnummer nicht mit einem Versionsdatum übereinstimmt.

Wir alle wissen, dass es möglich ist, Excel für die Dokumentenkontrolle zu verwenden, und es gibt wirklich fleißige Qualitätsmanager und Dokumentenkontrolleure, die Excel verwenden und das oben beschriebene Problem umgehen können, aber es besteht kein Zweifel, dass Excel nicht die ideale Lösung ist, zumindest ist es für diesen Zweck nicht effizient, da Excel einige Einschränkungen hat.

Es gibt viele Tools für die Dokumentenkontrolle, die nicht nur die oben genannten Punkte erfüllen, sondern auch zusätzliche Vorteile bieten, wie z. B. automatische regelmäßige Überarbeitungen, Verknüpfungen mit QMS-Standards, Querverlinkungen von Dokumenten und vieles mehr.

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