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Die Kosten des manuellen EHS-Managements
zu Viele Unternehmenbetrachten EHSQ-Schulungen lediglich als eine Formalität zur Einhaltung der Vorschriften - eine jährliche Übung, um die Auditoren zufrieden zu stellen. Das Problem mit Schulungen als Formalität ist, dass sie nur selten zu einer Verhaltensänderung und zur Verbesserung von Qualität und Sicherheit führen.
Das ist bedauerlich, denn eine ordnungsgemäße, gezielte Schulung ist nicht nur ein Mittel zur Verhinderung von Zwischenfällen, sondern kann auch ein wichtiger Faktor zur Verbesserung der Leistung sein.
EHS-Prozesse können schnell fragmentiert werden, wenn Ihr Team veraltete und meist manuelle Methoden anwendet, um die EHS-Konformität zu gewährleisten. Wichtige Details gehen dabei verloren, und selbst die Nachverfolgung von Dokumentenversionen kann zu einem Chaos werden. Die Berichterstattung wird langsam, übermäßig kompliziert und höchst uneinheitlich. Das Einzige, was konstant bleibt, ist das Risiko, Prüfungsfristen zu verpassen!
In (stark) regulierten Branchen sind die finanziellen Kosten eines fragmentierten und ineffizienten manuellen EHS-Managements erheblich. Nicht bestandene Audits können beispielsweise teure behördliche Strafen nach sich ziehen. Die Zeit, die damit vergeudet wird, Informationen in verschiedenen Systemen zu suchen, ist ebenfalls Zeit, die nicht für wichtige Aufgaben im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz verwendet werden kann.
Abgesehen von diesen unmittelbaren finanziellen Kosten gibt es auch Risiken, die sich aus einem ineffizienten EHS-Management ergeben und die schwieriger zu quantifizieren sind, aber für das Unternehmen noch schädlicher sein können. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann sich direkt auf die Sicherheit von Mitarbeitern und Kunden auswirken, ganz zu schweigen vom Ruf des Unternehmens.
Zentralisierung ändert das Spiel
Anstatt mit fragmentierten Prozessen und isolierten Systemen zu arbeiten, kann eine digitale EHS-Managementplattform die gesamte Software für die Sicherheit am Arbeitsplatz, die Sie benötigen, in einem einzigen System zusammenfassen. Alle Ihre EHS-Compliance-Prozesse, ob es sich nun um das Management von Vorfällen, Inspektionen, Audits oder Risikobewertungen handelt, können an einem Ort verwaltet werden.
Die zentralisierte Verwaltung von Arbeitsabläufen und Daten mit digitaler EHS-Software ist auch in anderer Hinsicht von großem Vorteil. Im Folgenden sind einige der Vorteile des digitalen EHS-Managements gegenüber fragmentierten manuellen Methoden aufgeführt.
Umfassende Übersichten über den Stand der Einhaltung von Vorschriften stehen den Managern zur Verfügung, wo und wann sie sie benötigen. Sie müssen nicht mehr lange und mühsame Berichtszyklen abwarten, um zu wissen, wo die Dinge stehen.
Dank zentralisierter Dokumente weiß das Team genau, wo sich alles befindet. Die Suche nach der richtigen Dokumentenversion entfällt, und der Berichtszyklus ist ein Kinderspiel, da alle benötigten Informationen direkt zur Hand sind.
Effiziente EHS-Audit-Tools erleichtern die Nachverfolgung von Maßnahmen und verringern den Arbeitsaufwand bei Audits. Inspektoren und Auditoren können jede Maßnahme leicht nachverfolgen, was bedeutet, dass die Vorbereitung von Audits für Ihr Team eine viel weniger entmutigende Aufgabe ist.
Einhaltung der Vorschriften leichter gemacht
Die Einhaltung von EHS-Richtlinien mit überwiegend manuellen Tools zu gewährleisten, erfordert einen enormen Verwaltungsaufwand. Wenn so viel Zeit damit verbracht wird, mit Tabellen zu jonglieren, endlose Kalendererinnerungen zu setzen und Mitarbeiter zu Korrekturmaßnahmen aufzufordern, bleibt nur wenig Zeit für das eigentliche Management von Compliance-Risiken. Und nicht nur das: Das Risiko von Fehlern und Versäumnissen, fehlenden Daten und unzureichender Nachverfolgung von Vorfällen steigt exponentiell an.
Die Einhaltung von Vorschriften - die über das bloße Ankreuzen von Kästchen hinausgeht und zu echter Sicherheit führt - wird viel einfacher, wenn digitale EHS-Tools und zentralisierte Informationen zum Einsatz kommen. Durch die Digitalisierung Ihres EHS-Managements können alle zeitraubenden Aufgaben automatisiert werden, so dass Ihr Team mehr Zeit für die Compliance-Aktivitäten hat, die Sie selbst gerne erledigen würden.
Hier nur einige Beispiele für Verwaltungsaufgaben, die sich mit der richtigen Software für Sicherheit am Arbeitsplatz leicht automatisieren lassen:
- Warnmeldungen für anstehende Audits und Zertifizierungserneuerungen
- Workflows zur Zuweisung von Abhilfemaßnahmen und zur Sicherstellung ihrer Durchführung
- Vollständige Nachverfolgung für jeden Vorfall, jede Maßnahme und jedes Audit
Wenn diese Aufgaben vollständig automatisiert sind, haben Sie mehr Zeit für die wichtige Aufgabe, Unfälle zu reduzieren, anstatt sich mit den administrativen Fehlern, Versäumnissen und Entdeckungen zu beschäftigen, die bei manuellen Compliance-Prozessen häufig auftreten.
Förderung der Sicherheitskultur
Durch die Digitalisierung Ihrer EHS-Compliance gewinnt Ihr Team Zeit für die wichtigen Aufgaben zurück, und es wird deutlich, dass es hier nicht nur um Technologie, Tools und Effizienz geht. Wenn Sie die Zeit haben, sich wirklich auf Gesundheit und Sicherheit zu konzentrieren, bedeutet das, dass Sie dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter Priorität einräumen.
Mehr Zeit für die Arbeit bringt die Einhaltung von Arbeitsschutzbestimmungen aus dem Bereich der papiergebundenen Checklisten heraus und in die Praxis in Form von erhöhtem Bewusstsein und Sicherheit. Das Ergebnis ist eine Sicherheitskultur im gesamten Unternehmen, die weit über das bloße Ankreuzen von Kästchen und das Abarbeiten von Aufgaben hinausgeht.
Und digitales Arbeitsschutzmanagement bedeutet nicht nur, dass Ihr Team seine eigene Zeit zurückerhält. Die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen werden feststellen, dass digitale EHS die Einhaltung der Vorschriften auch für sie einfacher macht.
Eine zentralisierte digitale EHS-Managementplattform ermöglicht es beispielsweise, dass Mitarbeiter überall im Unternehmen Vorfälle schnell und einfach über ihre mobilen Geräte melden können. Eine problemlose Meldung bedeutet weniger nicht gemeldete Vorfälle. Weniger Nichtmeldungen bedeuten einen viel klareren, realistischeren Überblick über das tatsächliche Niveau der Sicherheit und der Einhaltung der Vorschriften im Unternehmen.
Darüber hinaus können Manager in Echtzeit Feedback und Lösungen für Vorfälle und Korrekturmaßnahmen anbieten. Die Beteiligung nimmt zu, da die Mitarbeiter sehen, dass ihr Beitrag zu echten Veränderungen führt. Da die Transparenz und die Korrekturmaßnahmen zunehmen, fördern sie mehr Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit für EHS-Praktiken. Die so entstehende Sicherheitskultur ist besser, stärker und stärker auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet.
Messbare Auswirkungen auf das Leben
Ein Wandel in den Köpfen und Herzen hat unermessliche Vorteile für das Unternehmen, da Risiken und Vorfälle direkt und indirekt reduziert werden.
Die Umstellung von einem manuellen Silo auf ein zentralisiertes digitales EHS-Management hat auch einige sehr deutlich messbare Ergebnisse. Organisationen, die ihr EHS-Management digitalisiert haben, berichten häufig von
- 30-50 % schnellere Vorbereitungszeitenfür Audits
- Weniger Compliance-Verstöße
- Mehr Berichte über Vorfälle
- Verbesserte Raten von Folgemaßnahmen
Diese messbaren Verbesserungen erleichtern nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern verringern auch aktiv die Gesundheits- und Sicherheitsrisiken am Arbeitsplatz.
Fazit
Digitales EHS-Management ist das Rückgrat, das die effektivsten und effizientesten modernen Sicherheits- und Compliance-Programme möglich macht. Durch das Ersetzen umständlicher und fehleranfälliger manueller Verwaltungsprozesse durch rationalisierte, automatisierte Arbeitsabläufe können Unternehmen unmittelbar von einer besseren Transparenz und einer verbesserten Einhaltung von Arbeitsschutzbestimmungen profitieren. Das Ergebnis sind weniger Risiken und sicherere Arbeitsplätze.
Wenn Sie immer noch mit Tabellenkalkulationen und Papierformularen arbeiten, ist es jetzt vielleicht an der Zeit, den Wechsel zu vollziehen.
