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Une structure solide, une vue d’ensemble claire et une centralisation complète de toutes les données, tels sont les concepts fondamentaux d’un système qualité efficace. En même temps, c’est la triple réponse à la question de savoir pourquoi vous devriez numériser votre SMQ. Choisir le bon logiciel de qualité pour aboutir à un récit numérique réussi n’est pas toujours facile. Voici un guide utile en 6 étapes.
1. Pensez aussi à après-demain.
Optez tout d’abord pour un système qualité qui peut évoluer selon les besoins de votre organisation. Un logiciel avec un paramétrage par défaut peut rapidement être dépassé par la demande. Un système prêt à l’emploi mais fixe est probablement une bonne solution à court terme, mais cela devient beaucoup plus difficile à mesure que l’environnement se développe. Une application simple n’est souvent pas utilisable pour des données plus complexes, impliquant de nombreux employés.
“Ce n’est pas notre organisation qui doit s’adapter à BizzMine, c’est BizzMine qui s’adapte à notre organisation.”– Christeyns France.
2. Choisissez le juste milieu.
D'autre part, il ne faut surtout pas passer par un système qui nécessite une implémentation de plusieurs mois ou même des années, comme avec des systèmes ERP lourds. « Nous pouvons le faire nous-mêmes » n’est pas non plus la devise parfaite en matière de logiciels de qualité. Le développement d’une application interne personnalisée ou une implémentation SharePoint peuvent engendrer beaucoup de frustration. Souvent, l’expertise fait défaut et il faut tout inventer soi-même. De plus, la pénurie de ressources internes dans de nombreuses entreprises peut entraîner un délai d’exécution de plus d’un an et un l'achèvement d'un système parfait n’est pas toujours garanti. Les ajustements ultérieurs se font souvent attendre longtemps ou même éternellement, de sorte que les utilisateurs se détournent carrément de l’application. Et que faire si l’employé qui a développé l’outil trouve un jour le boulot rêvé autre part ?
« Le scénario idéal se situe quelque part entre le système prêt à l’emploi mais trop simple et le logiciel personnalisé chronophage et dès lors coûteux. »
3. Mesurer, c’est savoir.
Avec un bon système de qualité numérique, vous pouvez tracer divers processus SMQ et optimiser les activités de votre organisation. Ça devient encore mieux lorsque les processus opérationnels sont liés les uns aux autres. Etant donné que les ACP sont liés à des audits, des plaintes et des non-conformités, vous obtenez un aperçu plus clair de ce qui se passe dans votre système qualité. De solides informations visuelles et statistiques améliorent considérablement toute entreprise.
« La qualité n’est jamais un accident. C’est toujours le résultat d’un effort intelligent. Il doit y avoir la volonté de produire quelque chose de supérieur. » – John Ruskin.
4. Ayez l’esprit ouvert.
De plus, un logiciel que vous pouvez utiliser pour une plus large gamme de processus opérationnels plus large complète la numérisation de votre système de gestion de la qualité. Ça vous permet d’intégrer facilement des systèmes de gestion proches à la qualité tels que la sécurité et l’environnement, ainsi que des processus pour des flux de travaux liés à d'autres services tels que les ressources humaines, ventes, achats, etc.
Et si vous pouvez également échanger des données avec d’autres systèmes au sein de l’entreprise – pensez à l’ERP, au CRM, etc. - alors vous savez que vous disposez de l'outil parfait. Un logiciel de qualité ne peut pas être une île, mais doit relier tous les autres processus opérationnels.
« Vous pouvez facilement adapter BizzMine à vos besoins. » – DeLaval Belgium.
5. Dans le Cloud ou pas ?
Opterons-nous pour une solution dans le Cloud ou préférons-nous gérer le système sur nos propres serveurs ? Les deux possibilités présentent des avantages et des inconvénients. Le choix final doit être déterminé par la nature de votre organisation et non par celle du logiciel. Choisissez une application disponible dans le Cloud et sur site, et passez aisément de l’une à l’autre si nécessaire.
« BizzMine fonctionne sur tous les appareils et est disponible dans le Cloud ou sur votre serveur. »
6. La valeur de la conformité
La mise en œuvre d’un système de gestion de la qualité a une influence sur tous les aspects de la performance de l'entreprise. Le respect de la législation et des réglementations sectorielles est un facteur déterminant du succès. Il est donc essentiel que le logiciel de gestion du système qualité soit entièrement conforme aux normes de votre entreprise.
“La plate-forme BizzMine et nos applications d’utilisateur spécifiques au sein du logiciel peuvent parfaitement être utilisées dans un environnement pharmaceutique.” – Carbogen Amcis.
