Ookop isEHSQ-training voorveel organisatiesniet meer dan een formaliteit om aan de regels te voldoen - een jaarlijkse oefening om de auditors tevreden te stellen. Het probleem met training als formaliteit is dat het zelden effectief is in het veranderen van gedrag en het verbeteren van kwaliteit of veiligheid.
Dat is jammer, want goede, doelgerichte training is niet alleen een manier om incidenten te voorkomen, maar kan ook een belangrijke factor zijn in het verbeteren van de prestaties.
EHS-processen kunnen snel gefragmenteerd raken als je team verouderde en veelal handmatige methoden gebruikt om te proberen EHS-compliance te handhaven. Belangrijke details gaan verloren en zelfs het bijhouden van documentversies kan een chaos worden. Rapportage wordt traag, te ingewikkeld en zeer inconsistent. Het enige dat consistent blijft, is het risico dat deadlines voor audits niet gehaald worden!
In (sterk) gereguleerde industrieën zijn de financiële kosten van gefragmenteerd en inefficiënt handmatig EHS-beheer aanzienlijk. Mislukte audits kunnen bijvoorbeeld dure boetes met zich meebrengen. Tijd die wordt verspild aan het najagen van informatie in verschillende systemen is ook tijd die niet kan worden besteed aan belangrijk werk op het gebied van gezondheid en veiligheid.
Naast deze directe financiële kosten zijn er ook risico's van inefficiënt arbomanagement die moeilijker te kwantificeren zijn, maar die nog schadelijker kunnen zijn voor de organisatie. Niet-naleving kan directe gevolgen hebben voor de veiligheid van werknemers en klanten, om nog maar te zwijgen van de bedrijfsreputatie.
In plaats van te werken met gefragmenteerde processen en geïsoleerde systemen, kan een digitaal EHS-beheerplatform alle software die u nodig hebt voor veiligheid op de werkplek samenbrengen in één systeem. Al uw EHS-complianceprocessen, of het nu gaat om incidentbeheer, inspecties, audits of risicobeoordelingen, kunnen allemaal op één plek worden beheerd.
Het gecentraliseerde beheer van workflows en gegevens met behulp van digitale EHS is ook op andere manieren een game-changer. Hieronder staan enkele voordelen van digitaal EHS-beheer ten opzichte van gefragmenteerde handmatige methoden.
Uitgebreide overzichten van de nalevingsstatus zijn beschikbaar voor managers waar en wanneer ze die nodig hebben. Je hoeft niet meer te wachten op lange en moeizame rapportagecycli om te weten hoe de zaken ervoor staan.
Dankzijgecentraliseerde documenten weet het team precies waar alles is. Er hoeft niet meer gezocht te worden naar de juiste versie van het document en de rapportagecyclus is een fluitje van een cent met alle informatie binnen handbereik.
Efficiënte EHS-audittools maken het eenvoudig om acties bij te houden en de werkdruk bij audits te verminderen. Inspecteurs en auditors kunnen elke actie eenvoudig traceren, wat betekent dat de voorbereiding van audits een veel minder afschrikwekkende taak is voor uw team.
Ervoor zorgen dat EHS wordt nageleefd met voornamelijk handmatige tools kost enorm veel administratieve inspanning. Als er zoveel tijd wordt besteed aan het jongleren met spreadsheets, het instellen van eindeloze agendaherinneringen en het achtervolgen van medewerkers over correctieve acties, blijft er maar weinig tijd over voor het daadwerkelijke beheer van compliancerisico's. En dat niet alleen, het risico op fouten en vergissingen, ontbrekende gegevens en onvoldoende opvolging van incidenten neemt ook exponentieel toe.
Compliance - het soort compliance dat verder gaat dan het aanvinken van vakjes en dat leidt tot echte veiligheid - wordt een stuk eenvoudiger als er gebruik wordt gemaakt van digitale EHS-tools en gecentraliseerde informatie. Door uw EHS-beheer te digitaliseren, kunt u al die tijdverspillende taken automatiseren en uw team vrijmaken voor het soort compliance-activiteiten waar u mee bezig zou willen zijn.
Hier volgen een paar voorbeelden van administratieve taken die eenvoudig kunnen worden geautomatiseerd met de juiste software voor veiligheid op de werkplek:
Als dit soort taken volledig zijn geautomatiseerd, hebt u meer tijd voor het belangrijke werk van het terugdringen van incidenten in plaats van het najagen van administratieve fouten, omissies en vergissingen die vaak voorkomen bij handmatige nalevingsprocessen.
Als het digitaliseren van uw EHS-compliance uw team weer tijd geeft voor het belangrijke werk, wordt het duidelijk dat het niet alleen gaat om technologie, tools en efficiëntie. Tijd hebben om je echt te richten op gezondheid en veiligheid is prioriteit geven aan het welzijn van je mensen.
Meer tijd voor het werk brengt EHS-compliance uit de sfeer van papieren checklists en op de werkvloer in de vorm van meer bewustzijn en veiligheid. Het resultaat is een veiligheidscultuur in de hele organisatie die veel verder gaat dan alleen het afvinken van de vakjes en het uitvoeren van de taken.
En digitale EHS stopt niet bij het teruggeven van eigen tijd aan je team. Medewerkers in de hele organisatie zullen merken dat digitaal EHS naleving ook voor hen makkelijker maakt.
Met een gecentraliseerd digitaal EHS-beheerplatform kunnen medewerkers bijvoorbeeld overal in de organisatie snel en eenvoudig incidenten melden via hun mobiele apparaten. Probleemloos melden betekent minder ongemelde incidenten. Minder onderrapportage betekent een veel duidelijker, realistischer beeld van het werkelijke niveau van veiligheid en naleving in de organisatie.
Daarnaast kunnen managers real-time feedback en oplossingen geven voor incidenten en corrigerende maatregelen. De participatie neemt toe omdat mensen zien dat hun inbreng leidt tot echte verandering. Naarmate de transparantie en de corrigerende maatregelen toenemen, neemt ook het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid voor EHS-praktijken toe. De veiligheidscultuur die ontstaat is beter, sterker en meer gericht op voortdurende verbetering.
Het veranderen van mentaliteit heeft onmetelijke voordelen voor de organisatie in termen van directe en indirecte vermindering van risico's en incidenten.
De overstap van handmatige silo's naar gecentraliseerd digitaal EHS-beheer heeft ook een aantal duidelijk meetbare resultaten. Organisaties die hun EHS-beheer hebben gedigitaliseerd, melden vaak het volgende:
Deze meetbare verbeteringen maken het niet alleen eenvoudiger om de regels na te leven, maar verminderen ook actief de gezondheids- en veiligheidsrisico's op de werkplek.
Digitaal EHS-beheer is de ruggengraat die de meest effectieve en efficiënte moderne veiligheids- en nalevingsprogramma's mogelijk maakt. Door omslachtige en foutgevoelige handmatige administratieve processen te vervangen door gestroomlijnde, geautomatiseerde workflows, kunnen organisaties direct profiteren van een betere zichtbaarheid en een verbeterde naleving van EHS. Het resultaat is minder risico's en veiligere werkplekken.
Als u nog steeds vertrouwt op spreadsheets en papieren formulieren, is dit misschien het moment om over te stappen.