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Le coût de la gestion manuelle de l'ESS
Sur too de nombreuses organisations, laformation à l'ESSQn'est qu'une simple formalité de conformité - un exercice annuel destiné à satisfaire les auditeurs. Le problème de la formation en tant que formalité est qu'elle est rarement efficace pour changer les comportements et améliorer la qualité ou la sécurité.
C'est regrettable, car une formation adéquate et intentionnelle n'est pas seulement un moyen de prévenir les incidents, mais elle peut aussi être un facteur important d'amélioration des performances.
Les processus ESS peuvent rapidement devenir fragmentés lorsque votre équipe utilise des méthodes obsolètes et essentiellement manuelles pour tenter de maintenir la conformité ESS. Des détails importants se perdent en cours de route et même le suivi des versions des documents peut tourner au chaos. Les rapports deviennent lents, trop compliqués et très incohérents. La seule chose qui reste cohérente est le risque de manquer les délais d'audit !
Dans les secteurs (hautement) réglementés, le coût financier d'une gestion manuelle fragmentée et inefficace de l'ESS est considérable. L'échec des audits peut entraîner des pénalités réglementaires coûteuses, par exemple. Le temps perdu à rechercher des informations dans les différents systèmes est également du temps qui ne peut être consacré à des tâches importantes en matière de santé et de sécurité.
Au-delà de ces coûts financiers immédiats, une gestion inefficace de la santé et de la sécurité au travail comporte des risques plus difficiles à quantifier, mais qui peuvent être encore plus dommageables pour l'organisation. La non-conformité peut avoir un impact direct sur la sécurité des employés et des clients, sans parler de la réputation de l'entreprise.
La centralisation change la donne
Au lieu de travailler avec des processus fragmentés et des systèmes cloisonnés, une plateforme numérique de gestion EHS peut rassembler en un seul système tous les logiciels de sécurité au travail dont vous avez besoin. Tous vos processus de conformité EHS, qu'il s'agisse de la gestion des incidents, des inspections, des audits ou des évaluations des risques, peuvent être gérés en un seul endroit.
La gestion centralisée des flux de travail et des données à l'aide de l'EHS numérique change la donne à d'autres égards également. Voici quelques-uns des avantages de la gestion numérique de l'ESS par rapport aux méthodes manuelles fragmentées.
Les responsables disposent d'unevue d'ensemble de l'état de conformité à l' endroit et au moment où ils en ont besoin. Il n'est plus nécessaire d'attendre des cycles de rapports longs et fastidieux pour savoir où en est la situation.
Grâce à lacentralisation des documents, l'équipe sait exactement où tout se trouve. Plus besoin de chercher la bonne version du document et le cycle de reporting est un jeu d'enfant avec toutes les informations dont ils ont besoin à portée de main.
Les inspecteurs et lesauditeurs peuvent facilement retracer chaque action, ce qui signifie que la préparation de l'audit est une tâche beaucoup moins intimidante pour votre équipe.
La conformité facilitée
Assurer la conformité EHS avec des outils essentiellement manuels demande un énorme effort administratif. Lorsque l'on passe autant de temps à jongler avec des feuilles de calcul, à fixer des rappels interminables dans le calendrier et à relancer les employés au sujet des actions correctives, il reste très peu de temps pour la gestion réelle des risques liés à la conformité. De plus, le risque d'erreurs et d'oublis, de données manquantes et de suivi insuffisant des incidents augmente de façon exponentielle.
La conformité - celle qui va au-delà du simple fait de cocher des cases et conduit à une véritable sécurité - devient beaucoup plus facile lorsque des outils numériques EHS et des informations centralisées sont mis en œuvre. La numérisation de votre gestion EHS peut automatiser toutes les tâches qui vous font perdre du temps, libérant ainsi votre équipe pour le type d'activités de conformité que vous souhaiteriez réaliser.
Voici quelques exemples de tâches administratives qu'il est facile d'automatiser grâce à un logiciel de sécurité au travail adapté :
- Alertes pour les audits à venir et les renouvellements de certification
- Workflows pour assigner des actions correctives et s'assurer qu'elles sont menées à bien
- Suivi complet de chaque incident, action et audit
Grâce à l'automatisation complète de ce type de tâches, vous disposez de plus de temps pour vous consacrer à la réduction des incidents plutôt qu'aux erreurs administratives, aux omissions et aux oublis qui sont fréquents dans les processus manuels de mise en conformité.
Stimuler la culture de la sécurité
La numérisation de votre conformité EHS permet à votre équipe de se consacrer à l'essentiel. Il est clair qu'il ne s'agit pas seulement de technologie, d'outils et d'efficacité. Avoir le temps de se concentrer véritablement sur la santé et la sécurité, c'est donner la priorité au bien-être de votre personnel.
En consacrant plus de temps au travail, la conformité EHS sort du domaine des listes de contrôle sur papier et se retrouve sur le terrain, sous la forme d'une sensibilisation et d'une sécurité accrues. Il en résulte une culture de la sécurité dans l'ensemble de l'organisation qui va bien au-delà des employés qui se contentent de cocher les cases et de suivre le mouvement.
L'EHS numérique ne se limite pas à redonner du temps à votre équipe. Les employés de l'ensemble de l'organisation constateront que l'ESS numérique leur facilite également la mise en conformité.
Par exemple, une plateforme centralisée de gestion numérique de l'ESS peut permettre aux employés, où qu'ils se trouvent dans l'organisation, de signaler rapidement et facilement tout incident sur leurs appareils mobiles. Un signalement facile signifie moins d'incidents non signalés. Moins de sous-déclarations signifie une vision beaucoup plus claire et réaliste du niveau réel de sécurité et de conformité dans l'organisation.
En outre, les responsables peuvent fournir un retour d'information et des solutions en temps réel pour les incidents et les actions correctives. La participation augmente car les gens voient que leur contribution entraîne un réel changement. L'augmentation de la transparence et des actions correctives favorise l'appropriation et la responsabilisation à l'égard des pratiques ESS. La culture de la sécurité qui émerge est meilleure, plus forte et plus axée sur l'amélioration continue.
Un impact mesurable sur la vie réelle
Changer les cœurs et les esprits présente des avantages incommensurables pour l'organisation en termes de réduction directe et indirecte des risques et des incidents.
Le passage d'une gestion manuelle cloisonnée à une gestion numérique centralisée de l'ESS produit également des résultats très clairement mesurables. Les organisations qui ont numérisé leur gestion EHS font souvent état des résultats suivants
- des temps depréparation des audits 30 à 50 % plus rapides
- Moins de violations de la conformité
- Augmentation du nombre de rapports d'incidents
- des taux d'action de suivi améliorés.
Ces améliorations mesurables facilitent non seulement la mise en conformité, mais réduisent aussi activement les risques pour la santé et la sécurité sur le lieu de travail.
Conclusion
La gestion numérique de l'ESS est l'épine dorsale qui rend possibles les programmes modernes de sécurité et de conformité les plus efficaces et les plus efficients. En remplaçant les processus administratifs manuels, lourds et sujets aux erreurs, par des flux de travail rationalisés et automatisés, les organisations peuvent bénéficier immédiatement d'une meilleure visibilité et d'une meilleure conformité en matière de santé et de sécurité au travail. Il en résulte une réduction des risques et des lieux de travail plus sûrs.
Si vous utilisez encore des feuilles de calcul et des formulaires papier, il est peut-être temps de passer à autre chose.
