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Rf-Technologies est l'un des principaux fabricants de solutions d'ignifugation. Bram Lammens, Responsable de Qualité, nous raconte comment il a vécu la migration de Vivaldi 5.0 vers BizzMine et nous donne quelques conseils importants.

Rf-Technologies à propos de la transition vers BizzMine

Rf-Technologies est l'un des principaux fabricants de solutions d'ignifugation pour le compartimentage et le désenfumage. L'entreprise, dont la R&D, la production et l'entreposage sont situés en Belgique, possède également une filiale en Slovaquie. Les deux sites utilisent BizzMine pour leur gestion numérique de la qualité. Bram Lammens, Responsable de Qualité, nous raconte comment il a vécu la migration de Vivaldi 5.0 vers BizzMine et nous donne quelques conseils importants.

Vivaldi 5.0 a apporté une structure au chaos de toutes nos tâches. Les flux de travail étaient bien définis : chaque étape était clairement décrite et enregistrée dans les formulaires correspondants. Toute l'équipe savait qui était responsable de quelle tâche au sein de l'organisation. Comme j'avais programmé moi-même les flux de travail, je pouvais aussi facilement les adapter et j'avais une bonne vue d'ensemble.

Pour nous, la migration de Vivaldi 5.0 vers BizzMine faisait partie de la transition globale de notre structure informatique vers Microsoft Dynamics. BizzMine était une extension de ce que nous avions déjà et était donc la solution idéale pour nous. Afin de maintenir la structure de notre flux de travail et de procéder facilement à des ajustements, j'avais dessiné à l'avance un organigramme détaillé. La structure du flux, la disposition des champs, les différents groupes... Tout était réglé avant d'ouvrir BizzMine pour la première fois.

Comme nous sommes certifiés ISO 9001 et que nous avons plusieurs certificats CE européens, une bonne gestion de la qualité est très importante pour nous. Avec BizzMine, nous numérisons les processus pour le traitement des plaintes, pour le suivi des accidents du travail, pour nos demandes X-Files (qui sont toutes les demandes qui sont en dehors de notre catalogue), pour la représentation des erreurs et interventions internes, et pour diverses affaires de transport.

BizzMine est un super outil pour la gestion de la qualité. Vous pouvez enregistrer exactement ce qui est attendu de vos employés, et vous connaissez à tout moment le statut de chaque enregistrement. Vous disposez ainsi de données parfaites pour les statistiques.

J'ai configuré BizzMine de manière à ce qu'il soit aussi simple que possible. Nos utilisateurs finaux ne voient que ce qui est nécessaire pour cette étape dans les formulaires, et trouvent des explications supplémentaires pour chaque champ. Même les courriers derrière les inscriptions sont de petites instructions de travail. Des documents supplémentaires avec des instructions pour chaque étape sont donc inutiles.

L'un des avantages de BizzMine par rapport à Vivaldi 5.0 est la possibilité de travailler avec des scripts. Ceux-ci permettent de masquer un champ sélectionné dans un menu déroulant ou de faire apparaître d'autres champs en temps réel. Il est également pratique que BizzMine soit une application Cloud. Par exemple, je peux tout visualiser sur mon smartphone dans l'usine et faire immédiatement les ajustements nécessaires. Dans notre entreprise, le logiciel n'est pas installé sur place, mais sur le serveur de BizzMine. Par conséquent, nous n'avons pas à mettre à jour le logiciel ni à nous soucier de la maintenance et des sauvegardes du serveur. De cette façon, la mise à jour nous épargne du travail supplémentaire et de l'argent.


D'après ma propre expérience, je peux vous donner les conseils suivants pour une migration réussie:

  • Il vaut mieux laisser la plupart des activités de configuration à une seule personne, car vous évitez ainsi de mélanger différentes méthodes de travail.

  • Il faut éviter de trop modifier la structure de base de vos opérations existantes avant de commencer la migration. Sinon, cela risque de créer de la confusion si les utilisateurs finaux doivent encore travailler avec les deux plateformes pendant la transition.

  • Une fois la migration terminée, vous pouvez facilement archiver les données Vivaldi 5.0 en les exportant vers Excel. Vous ne pourrez pas télécharger les pièces jointes, mais vous serez en mesure d'exécuter des statistiques sur celles-ci, et c'est une bonne chose.

  • Je recommande vivement le portail BizzMine. Si vous prenez le temps de lire le manuel ou de regarder les vidéos, vous apprendrez vraiment à connaître la structure de la plate-forme.

Jordy et son équipe d'assistance sont serviables et rapides : ils ont une approche orientée vers les solutions et répondent immédiatement à toutes les questions. Je pense qu'il y a une atmosphère agréable chez BizzMine, car cela se reflète sur les clients.

Bram Lammens, Responsable de la Qualité et Conseiller en Prévention

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