Hoe QMS Software met je organisatie meegroeit

Vaak is software voor QMS vast geconfigureerd en dus precies te gebruiken zoals het ontworpen is. Dit vergt een specifieke manier van werken, die je niet kunt aanpassen aan de cultuur van jouw organisatie.

Een dergelijke aanpak kan werkbaar zijn, behalve wanneer je in een grotere omgeving terecht komt. Daar worden de vereisten van een Quality Management System gedecentraliseerd, zijn er meer medewerkers betrokken en worden de opvolgingsprocessen complexer. Op dat moment loop je met een kleinere eQMS tool tegen grenzen aan.

Grotere platformen zijn wel configureerbaar en groeien perfect met je organisatie mee. Alleen moet je voor aanpassingen aan het systeem vaak beroep doen op de consultants van die software. Dit maakt de herconfiguratie van processen tijdrovend en duur.

Het beste van beide werelden is een platform dat flexibel is en zich makkelijk op een visuele manier laat configureren, zonder coderen. Zo kunnen medewerkers van de business (in Quality of IT) zelf zeer veel aanpassen, zonder 1 letter code.

Wij zien in de praktijk dat bedrijven meestal nood hebben aan een gemengde aanpak. Bij opstart van de eerste processen zijn onze consultants sterk betrokken en helpen de trein op de rails zetten. Eens dat goed loopt, gaat de klant zelf aan de slag en neemt pas terug contact op bij gebrek aan tijd of wanneer het echt te complex wordt.

Je zou 90% van je QMS zelf moeten kunnen aanpassen, zonder programmeren.

Haast alle QMS-systeem platformen zijn uitsluitend voor Quality Management ontworpen, terwijl je eigenlijk beter zit met een generiek workflow platform. Dergelijke software geeft je de vrijheid om te werken zoals je dat gewoon bent. Zo kunnen grote organisaties met één enkel pakket ook andere bedrijfsprocessen automatiseren, die half kwaliteit gerelateerd zijn of helemaal niet. Documentatie voor de marketingafdeling, processen voor goedkeuring van investeringsaanvragen, customer requests, material creation… zijn vaak voorkomende processen.

Een vooraf geconfigureerde database kan 80% tot 90% van de processen bevatten die een organisatie nodig heeft.

Ook Startups of Scale-ups hebben met een dergelijk softwarepakket ‘veel waar voor hun geld’. Wie in de beginfase van zijn bedrijf voor Quality Software gaat die meegroeit, hoeft later niet op zoek te gaan naar iets anders.

Men start met de processen die op dat moment noodzakelijk zijn. Naarmate de organisatie groeit en de behoeften complexer worden, heb je alleen maar baat bij software die je volledig meeneemt, zeker binnen QMS en regulatory compliance, maar ook voor processen daarbuiten. En dat dit zonder extra kost of inspanning kan, is mooi meegenomen.

"Ga voor een digitaal kwaliteitssysteem dat je niet kunt ontgroeien."

Zeker wie in de context van Life Sciences (Medical Devices, Pharma…) werkt, wil op termijn niet moeten overstappen naar andere kwaliteitssoftware. Om perfect compliant te zijn en aan de vereisten van ISO 13485, 21 CFR Part 11 en GAMP 5 te voldoen, moet het volledige Kwaliteitssysteem in de software geïntegreerd zitten. Bij overstap naar een nieuw platform moet niet alleen de nieuwe software gevalideerd worden, maar ook de conversie van de data. Dit is bijna onbegonnen werk, want je moet kunnen aantonen dat je alle data volledig overgenomen hebt, zonder enig verlies ervan. Als alternatief kun je opteren om alles af te drukken of te exporteren, ofwel om de oude tool te blijven houden als archief. Dit laatste scenario is omslachtig en duur omdat je verschillende jaren blijft betalen voor de gearchiveerde database in het oude pakket.

"De beste software voor QMS groeit met je bedrijf mee en dekt alle vereisten af."

De nood aan flexibiliteit binnen kwaliteitsbeheer neemt toe en veel bedrijven willen af van het strakke keurslijf van een vast softwarepakket voor QMS. Maar zelf aan de slag gaan om een digitaal systeem te programmeren, is naar kost en doorlooptijd toe ook niet de ideale oplossing. Zoals zo vaak ligt de waarheid in het midden.

By Peter De Brabandere, Founder van BizzMine