Von Tabellenkalkulationen zu intelligenten Arbeitsabläufen bei DRTC

"Wir bieten Schulungen an, die sich auf Sicherheit, medizinische Versorgung und Notfallmaßnahmen konzentrieren . Kurz gesagt, wir sorgen dafür, dass die Leute auf alles vorbereitet sind, was auf See passieren kann ", sagt Mick Kraeima, QHSE-Manager und Standortleiter bei DRTC. Das Unternehmen beschäftigt rund sechzig Mitarbeiter und verfügt über etwa siebzig Zulassungen von verschiedenen Behörden. DRTC ist nach ISO 9001 zertifiziert und bereitet sich auf die Zertifizierung nach ISO 14001 und ISO 27001 vor.

Die Herausforderung

Vor der Implementierung von Bizzmine wurden die meisten Prozesse bei DRTC
über Excel-Dateien und verstreute Formulare abgewickelt. "Alles wurde immer professioneller aber wir arbeiteten immer noch mit Tabellenkalkulationen, die wir herunterladen, ausfüllen und einscannen mussten. Das war eine riesige Menge an Arbeit, die leicht automatisiert werden könnte." Mit dem Wachstum der Organisation wuchs auch der Bedarf an Struktur, Übersicht und Skalierbarkeit. "Wir wollten weg von dem fragmentierten, auf Excel basierenden Ansatz und dafür sorgen, dass unsere Prozesse effizienter zusammenarbeiten, und gleichzeitig automatisieren, wo es möglich war."

Die Lösung

Nach dem Vergleich verschiedener Plattformen entschied sich DRTC für Bizzmine. "Was wichtig war war die Möglichkeit, vorausschauend zu denken. Wir konnten verschiedene Wachstumsszenarien untersuchen
Wachstumsszenarien ausloten und verstehen, wie das System auch in Zukunft zu unserer Organisation passt. Bizzmine ermöglicht es uns, zu skalieren, ohne ständig zusätzliche Kosten." Flexibilität war ein weiterer Schlüsselfaktor. "Wenn man sich mit dem Backend auskennt , kann man das, was man braucht, selbst entwickeln. Man muss nicht bei jeder Änderung von einem Lieferanten abhängig sein. Das macht es sowohl nachhaltig als auch skalierbar."
Mick hebt auch die positiven Erfahrungen bei der Implementierung hervor.

"Die Unterstützung war ausgezeichnet und proaktiv. Die Leute haben wirklich mit uns mitgedacht, um sicherzustellen, dass die Lösung unseren Anforderungen entspricht."

Die Ergebnisse

Seit dem Wechsel zu Bizzmine hat sich die Arbeitsweise von DRTC grundlegend verändert. Die Registrierung und Nachverfolgung von Akkreditierungen ist nun vollständig automatisiert. "In der Vergangenheit hatten wir eine Tabelle, die anzeigte, wann etwas akkreditiert wurde, einen weiteren Ordner mit den Auditergebnissen und einen weiteren mit den Maßnahmen. Jetzt befindet sich alles in Bizzmine, mit Workflows, automatischen Benachrichtigungen und visuellen Dashboards. Was früher 200 Klicks erforderte, dauert jetzt nur noch vier."

Wartung, Dokumentenkontrolle und Personalakten werden ebenfalls in
Bizzmine verwaltet. "Jeder sieht das gleiche Dashboard und weiß, was zu tun ist. Bei Inspektionen können wir alle relevanten Informationen mit nur
wenigen Klicks darstellen."

Die Zeitersparnis ist beträchtlich. "Ich habe das gesamte ISO 9001-Audit in sechs Stunden vorbereitet, und wir hatten null Nichtkonformitäten und null Beobachtungen. Das ist ganz außergewöhnlich, früher dauerte es Wochen."

"Transparent, flexibel und zuverlässig. Man hat nicht das Gefühl, mit einem Lieferanten zu arbeiten, sondern mit einem Partner, der wirklich mitdenkt."

Ratschläge für andere Organisationen

Laut Mick hängt der Erfolg einer Implementierung ebenso sehr von den
Menschen ab als vom System."Stellen Sie sicher, dass Sie alles studieren, was und lernen Sie das System, als ob Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten würden.

Stellen Sie ein Team aus Menschen zusammen, die neugierig sind, die Initiative ergreifen und gerne über Verbesserungen nachdenken.
über Verbesserungen nachdenken."

Er unterstreicht die Bedeutung des Engagements. "Organisieren Sie Sitzungen und schaffen Eigenverantwortung. Letztendlich muss das Management mit gutem Beispiel vorangehen, Andernfalls kann man sich viel Mühe geben, ohne wirkliche Fortschritte zu erzielen.

Blick in die Zukunft

In den kommenden Jahren plant DRTC, die digitale Transformation und Systemintegration fortsetzen. "Wir arbeiten noch an der Anbindung unserer Office 365 Umgebung und untersuchen, wie wir die KI-Funktionen von Bizzmine nutzen können. Das wird uns noch mehr Zeit sparen."

Was macht Bizzmine laut Mick einzigartig? "Transparent, flexibel und zuverlässig. Es fühlt sich nicht so an, als würde man mit einem Lieferanten arbeiten , sondern mit einem Partner, der wirklich mitdenkt."

Mick Kraeima, QHSE-Manager und Bauleiter bei DRTC