Van spreadsheets naar slimme workflows bij DRTC

“We geven trainingen op het gebied van veiligheid, medische zorg en
noodsituaties. Eigenlijk zorgen we dat mensen klaar zijn voor alles wat er op
zee kan gebeuren,” vertelt Mick Kraeima, QHSE-manager en bedrijfsleider
bij DRTC. Het bedrijf telt ongeveer zestig medewerkers en beschikt over zo’n zeventig erkenningen van verschillende instanties. DRTC is ISO 9001-gecertificeerd en bereidt zich voor op ISO 14001 en ISO 27001.

De uitdaging

Voor de overstap naar Bizzmine verliep vrijwel alles bij DRTC via Excel en
losse formulieren. “Het werd allemaal wat zwaarder en professioneler, maar
we werkten nog met Excel-bestanden en formuliertjes die mensen moesten
downloaden, invullen en scannen. Dat was ontzettend veel werk dat je
eigenlijk kunt elimineren of automatiseren.”

De behoefte aan structuur, overzicht en schaalbaarheid groeide snel, zeker
omdat DRTC werkt met meerdere locaties en een groot aantal certificerende
instanties. “We wilden af van de versnipperde Excel-structuur en onze
processen beter op elkaar laten aansluiten en waar mogelijk automatiseren.”

De oplossing

Bij het vergelijken van verschillende platforms viel de keuze op Bizzmine.
“Wat voor mij belangrijk was, is dat we vooraf konden nadenken over
verschillende scenario’s: wat gebeurt er als we groeien, en hoe blijft het
systeem dan passen bij onze organisatie? Dat kan bij Bizzmine. Je kunt met
het platform meegroeien zonder dat daar telkens hoge kosten tegenover
staan.”

Daarnaast speelde de flexibiliteit van het platform een grote rol. “Als je zelf
competent bent met de achterkant, kun je bij Bizzmine gewoon bouwen wat
je nodig hebt. Je bent niet afhankelijk van een leverancier voor elke
aanpassing. Dat maakt het duurzaam en schaalbaar.

Ook over de begeleiding tijdens de implementatie is Mick enthousiast. “De
ondersteuning was goed en proactief. Er werd echt meegedacht over wat
voor ons het beste werkte.”

De resultaten

Sinds de overstap naar Bizzmine is de manier van werken bij DRTC
fundamenteel veranderd. De registratie en opvolging van erkenningen is volledig geautomatiseerd.

“We hadden vroeger één Excel waarin stond wanneer iets erkend was, een
ander mapje voor auditbevindingen, en nog een voor acties. Nu staat alles in
Bizzmine met workflows, automatische notificaties en visuele dashboards.
Waar je vroeger 200 klikken nodig had, doe je het nu in vier.”

Ook onderhoud, documentbeheer en personeelsregistraties verlopen via
Bizzmine. “Iedereen ziet hetzelfde dashboard en weet wat er moet gebeuren.
Inspecteurs kunnen we binnen een paar klikken de juiste informatie laten
zien.”

De tijdswinst is enorm. “Ik heb de hele ISO 9001-audit in zes uur voorbereid,
en we hadden nul non-conformities en nul observaties. Dat is echt ongekend.
Voorheen duurde dat weken.”

"Transparant, flexibel en betrouwbaar — het voelt niet als samenwerken met een leverancier, maar met een echte partner die op elk moment meedenkt."

Advies voor andere organisaties

Volgens Mick ligt het succes van de implementatie niet alleen aan het
systeem, maar vooral aan de mensen die ermee werken. “Zorg dat je vooraf
alles leest wat er op de helpdesk staat en verdiep je in het systeem alsof je er
een tentamen voor hebt. Stel een team samen met mensen die nieuwsgierig
zijn, initiatief tonen en graag meedenken over verbetering.”

Zijn ervaring leert dat betrokkenheid cruciaal is: “Organiseer sessies, zorg
voor eigenaarschap. Uiteindelijk moet het management het uitdragen,
anders kun je nog zo hard trekken, maar dan heeft het geen zin.”

Vooruitblik

De komende jaren wil DRTC verder inzetten op digitalisering en integratie
van systemen. “We zijn nog bezig met het koppelen van onze Office 365-
omgeving en onderzoeken hoe we de AI-functies van Bizzmine kunnen
gebruiken. Dat gaat ons nog meer tijd besparen.”

Wat volgens Mick Bizzmine zo uniek maakt? “Transparant, flexibel en betrouwbaar. Het voelt niet als een leverancier maar als een partner die meedenkt.”

Mick Kraeima, QHSE Manager and Site Manager at DRTC