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La nécessité d'un système QMS numérique
Avant BizzMine, nous avions une simple structure de dossiers pour gérer nos documents manuellement. Lorsque le besoin de numérisation s'est fait sentir, nous avons choisi Vivaldi 5.0, la plate-forme logicielle qui a précédé BizzMine. Ce logiciel de gestion de la qualité nous a permis d'intégrer un système contrôlé pour une meilleure gestion des documents et des audits. Il nous a également permis d'atteindre plus facilement nos normes ISO.
Nous avons migré de Vivaldi 5.0 vers BizzMine parce que nous voulions développer la partie workflow au sein de l'organisation. Le module workflow de BizzMine est en effet très facile à utiliser, rapide à mettre en place et simple à intégrer.
"Nos utilisateurs finaux peuvent facilement travailler avec BizzMine depuis une application dans différents environnements de travail."
BizzMine est utilisé pour toute une série de processus internes
Entre-temps, nous avons mis en place une série de processus opérationnels dans BizzMine. Par exemple, nous avons intégré un processus de commande où les demandes de commande aux fournisseurs peuvent être facilement validées et suivies. Les responsabilités sont déterminées sur la base de quelques paramètres. En cas d'évaluation positive, la demande de commande est traitée; en cas d'évaluation négative, nous recevons un aperçu clair des raisons du rejet.
BizzMine est également un outil utile pour les demandes de transport, en particulier en ce qui concerne nos services express. Lorsque le service clientèle doit effectuer une livraison en plus de l'horaire fixé, une communication claire et structurée peut être établie avec le personnel de transport. Cela permet d'éviter d'éventuelles discussions par la suite.
"Grâce au module workflow de BizzMine, nous pouvons établir une communication très structurée entre les différents départements."
Avant, lorsque toute la communication se faisait par e-mail, nous perdions souvent beaucoup de temps à faire du ping-pong pour les demandes de douane. Dans BizzMine, nous pouvons facilement créer un formulaire numérique clair dans lequel le demandeur doit introduire les données obligatoires avant que le document ne soit envoyé à la douane. De cette manière, nous traitons les nombreuses demandes douanières supplémentaires qui sont apparues à la suite du Brexit de manière très efficace et avec le même nombre d'employés.
"Grâce à BizzMine, nous pouvons faire plus de travail avec le même nombre d'employés."
Futur projet BizzMine
Aujourd'hui, nous préparons un dossier de mapping intéressant. Nous utilisons BizzMine pour mesurer en interne sur quels systèmes les différentes applications de notre organisation sont connectées. Nous obtenons déjà les premiers résultats et nous voulons nous en servir comme base pour créer un mapping similaire pour les clients. Cela nous permettra également d'obtenir une vue d'ensemble claire des résultats, que nous présenterons par le biais d'une intégration avec Power BI et Insight. De cette manière, nous pouvons offrir une solution complète au sein de notre organisation.
Service clients de BizzMine
Enfin, en termes de service et de support, BizzMine est un fournisseur de premier plan. Nous recevons des réponses très rapides aux tickets de support ainsi que des explications claires et de bons conseils. BizzMine est une application très stable : le logiciel ne nous a jamais posé de problèmes techniques.
Kevin De Bot, Ingénieur d'Application
