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La necessità di un sistema QMS digitale
Prima avevamo una semplice struttura di cartelle per gestire manualmente i nostri documenti. Quando è nata l'esigenza di digitalizzare, abbiamo scelto Vivaldi 5.0, la piattaforma software che ha preceduto BizzMine. Questo software di gestione della qualità ci ha permesso di integrare un sistema controllato per migliorare la gestione dei documenti e degli audit. Inoltre, ci ha facilitato il raggiungimento degli standard ISO.
Siamo passati da Vivaldi 5.0 a BizzMine perché volevamo sviluppare la parte del workflow all'interno dell'organizzazione. Il modulo workflow di BizzMine è infatti molto semplice da usare, veloce da configurare e facile da integrare.
"I nostri utenti finali possono facilmente lavorare con BizzMine da un'unica applicazione in diversi ambienti di lavoro."
BizzMine viene utilizzato per una serie di processi interni
Ora abbiamo anche impostato una serie di processi operativi in BizzMine.
Ad esempio, abbiamo integrato un processo di ordini di acquisto in cui le richieste di acquisto ai fornitori possono essere facilmente convalidate e tracciate. Le responsabilità sono determinate in base ad alcuni parametri. In caso di valutazione positiva, la richiesta d'ordine d'acquisto viene elaborata; in caso di valutazione negativa, riceviamo una chiara panoramica dei motivi del rifiuto.
BizzMine è uno strumento utile anche per le richieste di trasporto, soprattutto per quanto riguarda i nostri servizi espressi. Quando il servizio clienti ha bisogno di effettuare una consegna in più rispetto al programma stabilito, è possibile comunicare in modo chiaro e strutturato con il personale addetto al trasporto. In questo modo si evitano possibili discussioni successive.
"Con il modulo workflow di BizzMine, possiamo stabilire una comunicazione tra i diversi reparti in modo molto strutturato."
In passato, quando tutte le comunicazioni avvenivano per posta, spesso perdevamo molto tempo a fare ping-pong per le richieste doganali. Con BizzMine possiamo creare facilmente un modulo digitale chiaro in cui il richiedente deve inserire i dati obbligatori prima che il documento possa passare alla dogana. In questo modo, elaboriamo le numerose richieste doganali aggiuntive sorte a seguito della Brexit in modo molto efficiente e con lo stesso numero di dipendenti.
"Grazie a BizzMine, possiamo svolgere più lavoro con lo stesso numero di dipendenti."
Il futuro progetto BizzMine
Oggi stiamo preparando un interessante file di mappatura. Utilizziamo BizzMine per misurare internamente su quali sistemi sono collegate le diverse applicazioni della nostra organizzazione. Stiamo già ottenendo i primi risultati e vogliamo usarli come base per creare una mappatura dei sistemi simile anche per i clienti. Questo porterà anche a una chiara panoramica dei risultati, che presenteremo tramite l'integrazione con Power BI e Insight. In questo modo possiamo offrire una soluzione completa all'interno della nostra organizzazione.
Il servizio clienti di BizzMine
Infine, in termini di servizio e supporto, BizzMine è un fornitore di prim'ordine. Riceviamo risposte molto rapide ai ticket di assistenza, oltre a spiegazioni chiare e buone indicazioni. Inoltre, BizzMine è un'applicazione molto stabile: il software non ci ha mai dato problemi tecnici.
Kevin De Bot, Ingegnere Applicativo
