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Una struttura solida, una chiara visione d'insieme e la completa centralizzazione di tutti i dati sono i concetti fondamentali di un sistema qualità efficiente. Allo stesso tempo, questa è la triplice risposta alla domanda sul perché dovreste digitalizzare il tuo QMS. Scegliere il software di qualità ideale per una storia digitale di successo non è sempre facile.
1. Pensa anche a dopodomani
Prima di tutto, bisogna scegliere un sistema di qualità che possa crescere con le esigenze della tua organizzazione. Un software che può essere utilizzato direttamente può anche superare rapidamente il tuo sistema di gestione. Ad esempio, un sistema già pronto ma fisso può essere una buona soluzione a breve termine, ma diventa molto più difficile quando l'ambiente cresce. Un'applicazione semplice spesso non viene utilizzata per dati più complessi che coinvolgono molti dipendenti.
"La nostra organizzazione non deve adattarsi a BizzMine, perché BizzMine si adatta alla nostra organizzazione." - Christeyns France.
2. Si sceglie la via della media aurea
D'altra parte, di certo non è intenzione di dover affrontare un'implementazione che richiede mesi o anni, come nel caso dei macchinosi sistemi ERP.
Anche "Possiamo farlo da soli" non è il motto perfetto per quanto riguarda il software di qualità. Lo sviluppo di un'applicazione interna personalizzata o di un'implementazione di SharePoint può causare molta frustrazione. Spesso mancano le competenze e bisogna inventare tutto da soli. Inoltre, la carenza di risorse interne in molte aziende comporta tempi di realizzazione superiori all'anno e un sistema perfettamente finito non è sempre una garanzia. I successivi aggiustamenti richiedono spesso tempi lunghi o eterni, tanto che gli utenti finali dell'applicazione alla fine abbandonano. E se il dipendente che ha scritto lo strumento trovasse improvvisamente l'altro lavoro della sua vita?
"Lo scenario ideale si colloca tra un sistema pronto all'uso, troppo semplice e dispendioso in termini di tempo, e un costoso software sviluppato su misura."
3. Misurare è conoscere
Con un buon sistema di qualità digitale, è possibile mappare i vari processi del QMS e ottimizzare le attività dell'organizzazione. La situazione migliora ulteriormente quando i processi aziendali sono collegati tra loro. Ad esempio, se le CAPA sono collegate agli audit, ai reclami e alle non conformità, si ottiene una panoramica più chiara di ciò che accade all'interno del sistema qualità. Una forte visione visiva e statistica migliora significativamente qualsiasi attività.
"La qualità non è mai un caso. È sempre il risultato di uno sforzo intelligente. Deve esserci la volontà di produrre una cosa superiore." - John Ruskin
4. Pensa in modo ampio
Inoltre, la digitalizzazione del sistema di gestione della qualità è completata da un software che può essere utilizzato anche per una gamma più ampia di processi aziendali. In questo modo è possibile integrare facilmente sistemi di gestione snella per la sicurezza e l'ambiente, nonché processi di workflow per vari altri reparti come le risorse umane, le vendite, gli acquisti, ecc.
E se è possibile scambiare i dati con altri sistemi all'interno dell'azienda, come ERP, CRM e simili, il gioco è fatto. Il software di qualità non deve essere un'isola, ma fare da ponte con tutti gli altri processi aziendali.
"È possibile adattare facilmente BizzMine alle proprie esigenze." - DeLaval Belgio
5. Nel Cloud o no?
Vogliamo un software nel Cloud o preferiamo gestire il sistema sui nostri server? Entrambe le opzioni presentano vantaggi e svantaggi e la scelta finale deve essere determinata dalla natura della propria organizzazione, non dal software. La scelta va fatta su un'applicazione che sia disponibile sia in cloud che on-premise e che, se necessario, possa passare facilmente dall'una all'altra.
"BizzMine funziona su tutti i dispositivi ed è disponibile nel cloud o sul proprio server."
6. Il valore della conformità
L'implementazione di un sistema di gestione della qualità ha un impatto su ogni aspetto delle prestazioni aziendali. La conformità alla legislazione e alle normative specifiche del settore è un fattore determinante per il successo. È quindi essenziale che il software con cui si gestisce il sistema di qualità sia pienamente conforme agli standard dell'azienda.
"È stato dimostrato che sia il software BizzMine che le applicazioni personalizzate sono in grado di essere qualificate per l'uso in un ambiente farmaceutico." - Carbogen Amcis
