Votre registre de conformité légale ne vous donne pas le contrôle

Un registre de conformité juridique aide les organisationsà documenter les obligations qui s'appliquent. Il ne prouve pas, en soi, que ces obligations sont traduites en actions, attribuées au bon propriétaire, étayées par des preuves ou contrôlées sur tous les sites. Le suivi de la conformité montre ce qui devrait se passer. Le contrôle de la conformité permet de savoir si c'est le cas.

Le registre n'est pas le problème

De nombreuses organisations ne manquent pas de documentation sur la conformité. Elles ne maîtrisent pas ce qui se passe après qu'une obligation a été documentée.

Un registre de conformité juridique est utile. Il met de l'ordre dans les exigences réglementaires complexes, les permis, les normes et les obligations opérationnelles. Il aide les équipes à comprendre ce qui s'applique, quand les exigences ont été révisées et quelles parties de l'organisation sont concernées.

Le problème commence lorsque le registre est considéré comme le système de contrôle plutôt que comme le point de départ d'un tel système .

La plupart des risques de conformité ne se situent pas dans la ligne qui indique l'existence d'une obligation. Il se situe dans l'espace entre cette obligation et le travail qui devrait en découler. L'exigence a-t-elle été traduite en une action spécifique ? Le bon propriétaire a-t-il été désigné ? Des preuves ont-elles été recueillies ? Le suivia-t-il été effectué ? La même approche a-t-elle été appliquée à tous les sites concernés?

Un registre peut confirmer qu'une obligation a été identifiée et évaluée. Il ne peut pas, à lui seul, prouver que l'exécution est sous contrôle.

Où se situe le fossé dans la pratique

Prenons l'exemple d'une exigence qui s'applique à plusieurs sites de production. L'équipe chargée de la conformité identifie l'obligation, l'enregistre dans le registre et la marque comme applicable. L'évaluation est terminée. Le statut est mis à jour. Sur papier, l'exigence est gérée.

C 'est ce qui se passe ensuite qui détermine si l'organisation a le contrôle.

L'exigence doit être traduite en action opérationnelle. Les responsables de site ou les propriétaires de processus doivent comprendre ce que cela signifie pour leurs activités spécifiques. Il peut être nécessaire de revoir lesdocuments . La formation peut nécessiter une mise à jour. Les inspections peuvent nécessiter des ajustements. Les preuves doivent être recueillies de manière cohérente sur chaque site concerné.

Si ces transferts reposent sur des chaînes de courrier électronique, des feuilles de calcul, une interprétationlocale ou une mémoire individuelle, l'organisation ne contrôle pas la conformité. Elle espère que l'écart entre la documentation et la réalité opérationnelle n'est pas suffisamment important pour avoir de l'importance.

Cet espoir s'effondre souvent lors d'un audit, d'une inspection ou d'une enquête sur un incident, lorsque l'organisation doit démontrer non seulement ce que contient son registre, mais aussi ce que font réellement ses activités.

Le suivi statique crée un faux sentiment de contrôle

La conformité est dynamique. Les réglementations changent. Les processus changent. Les personnes changent de rôle. Les sites ajoutent de nouvelles activités. Les audits révèlent des lacunes. Les preuves deviennent obsolètes. Les équipes locales interprètent les exigences différemment.

Un registre statique peut être confronté à cette réalité. Il peut indiquer ce qui a été examiné à un moment donné, mais pas ce qui a changé depuis. Il peut indiquer qu'une obligation a été assignée, mais pas si le propriétaire assigné est toujours la bonne personne. Il peut indiquer qu'une exigence est applicable, mais pas si les actions requises sont terminées sur tous les sites.

C'est là que les organisations développent un faux sentiment de contrôle. Le registre semble organisé. La colonne des statuts semble complète. Le processus semble documenté. Sous cette surface, des actions peuvent être en retard, la propriété peut ne pas être claire et les preuves peuvent être dispersées dans des dossiers, des feuilles de calcul et des courriels.

L'organisation sait toujours ce qui devrait se passer. Elle ne peut pas toujours prouver ce qui se passe.

Le contrôle est perdu entre les étapes

En théorie, la conformité passe par une chaîne claire. Identifier l'obligation. Évaluer l'applicabilité. Définir l'action. Attribuer la propriété. Exécuter l'action. Recueillir les preuves. Examiner l'état d'avancement. Remonter les échelons lorsque le suivi n'avance pas.

Dans la pratique, le contrôle est souvent perdu lors des transferts entre ces étapes.

Les équipes juridiques ou de conformité peuvent identifier une exigence, mais les opérations doivent la mettre en œuvre. Les équipes chargées de la qualité ou de l'hygiène et de la sécurité peuvent définir un contrôle, mais les équipes locales doivent l'exécuter. Une équipe centrale peut mettre à jour le registre, mais chaque site concerné doit comprendre ce qui a changé et les mesures à prendre.

Lorsque ces transferts sont informels, la connaissance de la conformité existe, mais pas le contrôle de la conformité. L'organisation connaît ses obligations. Elle ne dispose pas d'un mécanisme de gouvernance permettant de garantir que ces obligations sont traduites de manière cohérente dans la réalité opérationnelle.

Le contrôle nécessite une vision différente

Le contrôle de conformité pose des questions différentes à un registre.

Qui est responsable de cette obligation aujourd'hui ? Quels sont les sites, les processus et les équipes concernés ? Quelles sont les actions en cours, en retard ou terminées ? Où se trouvent les preuves liées ? Qu'est-ce qui a changé depuis le dernier examen ? Qu'est-ce qui doit faire l'objet d'une escalade?

Ces questions font passer la conformité de la documentation à la visibilité opérationnelle.

Pour les équipes QHSE, les flux de travail structurés, les pistes d'audit, le contrôle des documents, le suivi des CAPA, les inspections, la gestion du changement et la gestion des risques ne sont pas des extras administratifs. Ce sont les mécanismes qui relient l'exigence au travail, au propriétaire, aux preuves et à l'état actuel.

Lorsqu'une obligation est liée à un flux de travail, la propriété est régie plutôt que supposée. Lorsque les preuves sont directement liées à l'exigence qu'elles satisfont, la préparation à l'audit devient continue plutôt qu'épisodique. Lorsque la gestion du changement est liée à la conformité, les nouvelles activités déclenchent une évaluation avant qu'elles ne créent un écart invisible.

C'est ce lien qui fait d'un registre de conformité juridique un outil de documentation faisant partie d'un modèle opérationnel contrôlé.

Un test pratique pour votre approche actuelle

Posez cinq questions sur votre processus actuel de conformité juridique.

1. Pouvez-vous voir l'état actuel de la conformité sur tous les sites concernés?

2. Pouvez-vous identifier le propriétaire de chaque obligation et de chaque action associée?

3. Pouvez-vous prouver l'exécution à l'aide de preuves liées directement à l'obligation?

4. Pouvez-vous évaluer l'impact des changements sur les sites et les processus?

5. Votre système peut-il répondre à ces questions sans reconstruction manuelle?

Si la réponse est non, votre organisation dispose peut-être d'un registre de conformité légale, mais pas d'un contrôle de conformité complet.

Du suivi de la conformité au contrôle

Les registres de conformité juridique ne sont pas un problème. Ils constituent un outil de gouvernance nécessaire. Le problème est de considérer un registre comme une preuve de contrôle alors que le contrôle exige une structure différente de celle de la documentation.

Un registre documente ce qui s'applique. Le contrôle relie ces obligations à la propriété, aux actions, aux preuves, à l'examen, à l'escalade et à l'amélioration d'une manière visible, traçable et démontrable.

À mesure que la complexité de la réglementation augmente et que les opérationsmulti-sites deviennent plus difficiles à gérer par une coordination manuelle, le fossé entre le suivi de la conformité et le contrôle de la conformité devient de plus en plus important.

Les registres de conformité indiquent ce qui devrait se passer. Le contrôle montre ce qui se passe réellement.