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1. Reclami di clienti
A nessuno piace sentire un feedback negativo, soprattutto quando crediamo davvero che la soddisfazione dei nostri clienti sia migliorata immensamente rispetto ad anni prima.
Indipendentemente dal modo in cui consideriamo i reclami, la verità è che la percezione è la realtà. Il modo in cui un'organizzazione viene percepita è la base per una migliore comprensione delle aspettative che i clienti hanno nei confronti della vostra azienda e del vostro personale. Conoscere ogni reclamo e sapere cosa si sta facendo al riguardo. Disporre di un processo per questa importante constatazione è fondamentale per migliorare e riconoscere gli standard del servizio clienti. Servendo bene la propria azienda, si è già sulla buona strada per servire bene i propri clienti.
2. Reclami di fornitori
I fornitori sono anche clienti. Tutte le relazioni possono soffrire di una mancanza di processi corretti, e la rete di fornitori di un'organizzazione non fa eccezione.
Che si tratti di un solo fornitore o di una catena completa, i reclami dei fornitori richiedono la stessa attenzione. Che si tratti di una fattura non pagata o di un atteggiamento del personale, un processo interno completo e fluido che si occupi dei problemi dall'inizio alla risoluzione finale è l'unico modo per mantenere e consolidare la fiducia dei fornitori.
3. Difetti interni
Quanto pensa che i difetti interni costino ogni anno alla sua organizzazione? Riesce a quantificare il costo?
I costi dell'abbandono dei progetti e dei relativi tempi di inattività dovuti a problemi di qualità possono ritardare un piano aziendale di mesi o addirittura di anni. I difetti interni possono essere identificati attraverso i processi di ispezione, valutazione e gestione della qualità dell'azienda. Ma cosa succede se non si dispone di alcun processo? Forse è il caso di pensare seriamente a come rimediare.
Un semplice strumento per l'identificazione delle aree chiave e del loro potenziale di uso improprio o malfunzionamento aiuterà i processi di miglioramento continuo e la pianificazione di emergenza.
4. CAPA (Azioni correttive e preventive)
Ok, abbiamo identificato un problema, e adesso?
A volte è necessario guardarsi dentro, soprattutto quando i problemi si presentano inaspettatamente. Un processo efficace può aiutare a farlo. Essere reattivi non è l'ideale, ma a volte è tutto ciò che si ha a disposizione e un processo stabilito passo dopo passo per correggere i problemi è il modo migliore per garantire che non si ripresentino più alla porta.
È necessaria una soluzione fin dall'inizio per consentire un'analisi corretta dei problemi e per avviare l'azienda verso la correzione. Programmare gli aggiornamenti e pianificare gli imprevisti permette di affrontare le possibilità avverse prima che diventino una realtà che richiede tempo e che rovina la giornata. I processi proattivi sono semplicemente un modo più intelligente di fare business. Sono certo che ognuno ha sentito il detto: "Lavorare più intelligentemente, non più duramente".
Sono sicuro che questa dichiarazione è nata dal continuo spegnere incendi quando forse un'azienda avrebbe dovuto essere in grado di identificarli prima che il fumo diventasse evidente. Un ottimo processo può evitare che il management debba indossare il cappello da pompiere. A meno che, ovviamente, non le piaccia questo genere di cose.
5. Audit
La conformità è una realtà nella maggior parte delle organizzazioni, indipendentemente dal settore o dal livello in cui si trova la sua attività, e non c'è niente che crei più ansia della presenza di un revisore e dell'imminente brandire una penna a sfera. Soprattutto quelle rosse.
Avere una struttura che assista tutte le esigenze di conformità libererà il suo management per concentrarsi sulle priorità di alto livello e sulle strategie di crescita. Cerca una soluzione che sia conforme ai requisiti di tutti gli standard ISO generici e specifici del settore per la qualità, la salute e la sicurezza e i sistemi di gestione. Non c'è bisogno di impelagarsi in inutili preoccupazioni normative. Per risparmiare il tempo e il personale, è necessario disporre di processi che permettano di prendersi per mano, anche se a suon di calci e urla, e che conducano al meraviglioso mondo della conformità.
6. Incidenti
Documentare gli incidenti legati alla salute e alla sicurezza è, ovviamente, fondamentale per il benessere del personale. In secondo luogo, la possibilità di identificare la causa principale degli incidenti e dei rischi potenziali è preziosa per un'organizzazione, dal punto di vista della prevenzione.
L'interazione con una soluzione di processo che consenta la segnalazione degli incidenti e l'analisi dei pericoli può rendere l'azienda immediatamente conforme agli obblighi normativi. Per il proprietario di un'azienda e per il suo personale è davvero un vantaggio avere un protocollo stabilito, abbinato a sistemi facili da usare e privi di stress. La direzione di un'organizzazione deriva da una serie di fattori, e ogni processo è un ingranaggio del meccanismo che guida la società.
Avere workflow fluidi, che portano a una gestione conforme, è l'obiettivo finale per vedere la società concentrarsi sul futuro. Processi errati o inesistenti possono confondere la direzione di un'organizzazione.
Ciò che serve è un'efficace soluzione di partnering che permetta a queste procedure di diventare come macchine finemente sintonizzate. Un'attività senza problemi, sia per il management che per il personale, non è fuori dalla sua portata.