Dokumentų valdymo svarba

how to maintain optimal use of qms with suppliers

Šiomis dienomis verslas valdomas tikrai kitaip nei tai buvo daroma prieš dešimtmetį. Mes jau išmokome keletą pagrindinių taisyklių ir sutelkėme dėmesį į įvairius esminius verslo plėtros elementus, kurie kiekvienai organizacijai, leidžia judėti į priekį ir neatsilikti nuo naujausių rinkos tendencijų bei nuolat augti.

Dokumentų valdymas yra vienas iš šių elementų, todėl žvilgtelėkime į dokumentų valdymą ir identifikuokime jo aktualumą, reikšmingiausius aspektus bei dokumentų skaitmeninimo privalumus.

Judėjimas į priekį

Strateginiam planavimui ypač svarbu, jog visi dokumentai būtų laikomi vienoje vietoje. Nustebsite žinodami, kaip efektyvi dokumentų valdymo sistema padeda taupyti Jūsų laiką ir suteikia galimybę susikoncentruoti į kitus gyvybiškai svarbius verslo tikslus. Ir tikėtina, jog be efektyvios kritinių dokumentų kontrolės Jums bus sunku pasiekti užsibrėžtų verslo tikslų.

Efektyvumas ir produktyvumas

Pripažinkite, jog tikrai yra situacijų, kai darbuotojai turėdami geriausius ketinimus vis tiek bando „užkimšti apvalią skylę su kvadratiniu kamščiu“.

Dažnai tai gali būti klaida tiesiog dėl netinkamų įrankių, ypač kai jie nėra tam pritaikyti. Praktiškai dokumentų valdymas ir veiksmų, susijusių su dokumentais, valdymas yra aktualus dėl efektyvumo didinimo arba siekio atitikti verslui taikomiems reikalavimams. Taigi, tikėtina sutinkate, jog dokumentų valdymas yra ypač aktualus šiuolaikinėms organizacijoms, siekiančioms didesnio efektyvumo. Tačiau kitas svarbus aspektas yra informacijos pateiktos dokumentuose konfidencialumas. Tai iliustruoja paprastas situacija, kada konfidencialus dokumentas paliekamas spausdintuve keletą valandų ar keletą dienų ir tokį dokumentą gali pamatyti asmenys, kurie neturi teisės susipažinti su jame pateikta informacija.

Efektyvaus technologinio sprendimo įdiegimas siekiant naudoti tinkamas prevencines klaidingo informavimo ir privatumo apsaugos priemones yra vienas iš pagrindinių iššūkių ir ypač svarbu, kad tokios priemones sutaptų ne tik su Jūsų verslo misija bet tuo pačiu tenkintų Jūsų verslui keliamus įstatyminius bei kitus formaliuosius reikalavimus.

Efektyvumą padidinsite ir naudodami elektroninio parašo funkcionalumą. Situacija, kai darbuotojai spausdina dokumentus, juos pasirašo ir perduoda suinteresuotoms šalims yra tikrai senai atgyvenęs darbų organizavimo modelis ir tikrai tai galima pavadinti – laiko švaistymu. Šiame amžiuje įmonės turi atsisakyti tokiu būdu dalintis informacija.

Mažiau popieriaus darbo vietose

Žmonės deda nemažai pastangų siekdami mažinti popieriaus naudojimą darbe, tačiau tikėtina, dar nepakankamai.

Iš tikrųjų, popierinių dokumentų naudojimas ir poreikis juos archyvuoti įvairiais aspektais įtakoja įmonės išlaidas. Tačiau apie vieną iš jų, kartais net nepagalvojame – biuro patalpų poreikis. Įmonės kaupiančios popierinius dokumentus susiduria su didesnių patalpų poreikiu, taigi, ar neverta svarstyti mažinti popieriaus švaistymą ir minimizuoti poreikį persikraustyti į didesnes biuro patalpas, investuojant į šiuolaikines informacines technologijas. Jų dėka Jūs užkirsite kelią darbo vietos ir bendrai viso biuro netvarkai, sumažinsite popieriaus švaistymą ir tuo pačiu užtikrinsite puikų dokumentų valdymą. Turbūt net nepagalvojote, jog šiais paprastais veiksmais galite smarkiai pasitarnauti gamtinių išteklių išsaugojimui ir dar labiau juos tausoti.

Nuolatinis augimas ir plėtra

Dokumentų valdymo programinės įrangos savybė būti plečiamai augant verslo poreikiams yra ypatingai svarbi ir tiesiog būtina renkantis ir diegiant dokumentų valdymo sistemą. Ir tai ypač aktualu įmonėms, kurios per trumpą laiką smarkiai augo. Tinkama programinė įranga sumažins riziką po gana trumpo laiko vėl grįžti prie klausimo, kokią dokumentų valdymų sistemą naudoti išaugus įmonei ir padidėjus jos poreikiams.

Patogumas ir bendradarbiavimas

Trumpiausia atkarpa tarp dviejų taškų yra tiesi linija. Visi sutinka, jog taip turėtų būti. Tačiau dirbant su įvairiomis sistemomis ne visada galioja ši taisyklė.

Taigi, atkreipkite dėmesį, kad sistema ne tik taupo laiką ja naudojantis, tačiau laikas taupomas ir nesant būtinybei persijunginėti iš vienos sistemos į kitą.

Visi darbuotojai vykdydami savo tiesiogines užduotis susiduria su įvairiais iššūkiais, vadybininkai bendraudami su klientais, finansų skyriaus darbuotojai su reguliuojančiomis institucijomis, todėl įmonės tikslas, jog dokumentai, svarbūs ir aktualus jų veiklai, būtų lengvai pasiekiami, ir nereikalautų papildomų pastangų ar papildomo bendravimo su kolegomis ieškant jiems aktualių dokumentų.

Techninė pagalba

Turbūt nieko nestebina, jog dokumentų valdymas šiomis dienomis įgauna vis didesnę reikšmę, tačiau dokumentų valdymas tai ne tik atitiktis keliamiems reikalavimams, mokymai ir asmeninė informacija pasiekiama per keletą sekundžių. Jei mes tik pabandysime prisiliesti prie dokumentų valdymo suprasime, jog dokumentų valdymas tai tik ledkalnio viršūnė visos įmonės techninės pagalbos centro ir tuo pačiu tai pagrindas, ant kurio statoma visos įmonės ateitis.

Taigi, tikėtina, jog suprantate, jog dokumentų valdymas nėra tik apie pačius dokumentus, o aukščiau išvardinti aspektai ir privalumai nėra baigtiniai. Svarbiausia, jog suprastumėte, kad tinkami dokumentai suteikia daug verslo tobulinimo galimybių.

Mes visi įpratę įvairius daiktus matyti savaip, tačiau jei truputį atsitrauktume ir į tuos pačius daiktus pažvelgtume šiek tiek kitu kampu, pamatytume, jog atsiveria daug įvairių naujų galimybių.

Jie pasirinko tinkamą sprendimą

We use cookies on our website. Some of them are essential for the operation of the site, while others help us to improve this site and the user experience (tracking cookies). You can decide for yourself whether you want to allow cookies or not. Please note that if you reject them, you may not be able to use all the functionalities of the site.