Comment Suanfarma a remplacé les dossiers de formation papier par une plateforme logicielle QHSE numérique afin de renforcer la conformité aux BPF et d'améliorer la préparation aux audits.
Suanfarma développe et fabrique des ingrédients pharmaceutiques actifs pour les marchés pharmaceutiques mondiaux. La formation, la gestion des qualifications et la documentation doivent répondre à des exigences strictes en matière de conformité aux BPF. Au fur et à mesure de l'expansion des opérations, la gestion des dossiers de formation à l'aide de fichiers papier et de feuilles de calcul est devenue difficile à contrôler et fastidieuse lors des audits. Cette étude de cas explique comment Suanfarma utilise Bizzmine QHSE pour.. :
centraliser la formation et la gestion des compétences
remplacer la documentation fragmentée par une plateforme numérique QHSE
automatiser le suivi des qualifications et les flux de formation
renforcer la conformité aux BPF et la préparation aux audits
créer une visibilité opérationnelle sur les qualifications des employés
Suanfarma opère dans un environnement pharmaceutique hautement réglementé où chaque procédure doit être documentée et où chaque employé doit démontrer qu'il possède les qualifications requises. La gestion de la formation est donc un élément essentiel de l'assurance qualité et de la conformité réglementaire.
Massimiliano Zorzan, responsable de l'assurance qualité et des affaires réglementaires chez Suanfarma : "Nous travaillons dans un environnement très réglementé où la formation et la gestion des compétences sont essentielles. Chaque employé doit être formé conformément aux procédures et nous devons toujours être en mesure de le démontrer lors des audits." La gestion précise de ces informations est essentielle tant pour la conformité que pour l'efficacité opérationnelle. "Au fur et à mesure que notre organisation s'est développée, la gestion des dossiers de formation à l'aide de fichiers papier et de feuilles de calcul est devenue de plus en plus complexe. Cela nécessitait beaucoup d'administration manuelle et rendait plus difficile le maintien d'une vue d'ensemble claire."
Avant de mettre en place une plateforme QHSE numérique, Suanfarma gérait les dossiers de formation des employés à l'aide de dossiers papier et de feuilles de calcul. Cela créait des frictions opérationnelles et limitait la visibilité des qualifications de la main-d'œuvre.
Massimiliano Rossi, responsable QHSE chez Suanfarma, explique : "Les dossiers de formation étaient stockés dans des dossiers physiques et dans différentes feuilles de calcul. La préparation de la documentation pour les inspections impliquait de collecter des informations à plusieurs endroits et de tout vérifier manuellement. Lorsqu'un inspecteur demandait des dossiers de formation, nous devions chercher dans les dossiers et vérifier la documentation. Cela fonctionnait, mais demandait du temps et de la préparation.
Il souligne également le manque de visibilité des superviseurs. "Il n'était pas toujours facile de vérifier immédiatement si une personne était pleinement qualifiée pour une tâche spécifique. Dans un environnement pharmaceutique réglementé, cette visibilité est importante. Nous voulions un système unique où les dossiers de formation, les qualifications et les approbations étaient gérés ensemble pour améliorer le contrôle et réduire la charge de travail administratif.
Suanfarma a mis en place Bizzmine en tant que plateforme logicielle QHSE numérique afin de centraliser la formation et la gestion des compétences dans l'ensemble de l'organisation.
Massimiliano : "Ce qui nous a attiré chez Bizzmine, c'est la possibilité de gérer la formation et la documentation dans un environnement structuré. Au lieu de fichiers séparés et de feuilles de calcul, tout est désormais connecté au sein d'une seule et même plateforme." La plateforme a introduit des dossiers de formation numériques et des profils de compétences structurés pour les employés.
"Chaque employé a maintenant un profil de formation numérique où nous pouvons voir les cours suivis, les résultats des examens et le statut de la qualification. Cela facilite grandement la vérification des compétences."
Les affectations de formation et les actions de suivi sont gérées par des flux de travail automatisés. "Lorsque les procédures changent ou qu'une nouvelle formation est nécessaire, le système attribue automatiquement la formation aux employés concernés. Les responsables peuvent immédiatement voir qui doit encore la suivre." La plateforme crée également une traçabilité claire pour la conformité réglementaire. "Tous les dossiers de formation, les approbations et les résultats des examens sont stockés avec une traçabilité complète. Lors d'une inspection, nous pouvons présenter la documentation directement à partir du système."
Depuis la mise en œuvre de Bizzmine, Suanfarma a considérablement amélioré la façon dont la formation et la gestion des qualifications sont gérées dans l'ensemble de l'organisation.
Massimiliano : "La plus grande amélioration est la visibilité. Nous pouvons immédiatement voir quels employés sont qualifiés pour des tâches spécifiques et quelle formation doit encore être suivie." L'administration manuelle a diminué car la documentation est automatiquement enregistrée dans le système. "L'achèvement de la formation, les résultats des examens et les approbations sont enregistrés automatiquement. Cela réduit le travail manuel qui était auparavant nécessaire pour mettre à jour les dossiers de formation". La préparation des audits est également devenue plus rapide et plus structurée. "Lorsque les inspecteurs demandent des documents de formation, nous pouvons retrouver l'historique complet de la formation en quelques minutes. Tout est organisé et accessible.
La plateforme garantit que la documentation relative à la conformité est disponible à tout moment, au lieu d'être préparée peu de temps avant un audit. "Au lieu de nous préparer aux audits en rassemblant de la documentation, nous travaillons désormais dans un système où les preuves de conformité sont toujours disponibles.
Principaux résultats obtenus après la mise en œuvre de Bizzmine :
Dossiers de formation centralisés pour tous les employés
Élimination de la documentation de formation sur papier
Traçabilité complète des qualifications des employés
Automatisation des flux de formation et des approbations
Amélioration de la préparation des audits et de la visibilité de la conformité aux BPF
"Bizzmine nous offre un système central pour gérer la formation et les qualifications dans l'ensemble de l'organisation. Nous avons désormais une visibilité totale sur les compétences et la conformité, tout en réduisant considérablement la charge de travail administratif."
Suanfarma a mis en œuvre la plateforme numérique QHSE par le biais d'un déploiement structuré axé sur l'alignement de la technologie sur les processus opérationnels. La première étape a consisté à analyser la manière dont nous gérions la formation et le suivi des qualifications. Nous devions traduire ces processus en un système numérique structuré".
La phase suivante s'est concentrée sur la configuration de la plateforme et la migration des dossiers de formation. "Nous avons configuré les modules de formation, les matrices de compétences et les flux d'approbation afin que le système reflète le mode de fonctionnement de notre organisation.
Une fois la plateforme configurée, l'organisation est progressivement passée des documents papier à la gestion numérique de la formation. "Les employés ont rapidement adopté le système car il simplifiait la gestion de la formation et de la documentation.
De nombreuses organisations réglementées gèrent encore la documentation relative à la formation à l'aide de feuilles de calcul et de dossiers papier. Au fur et à mesure que les exigences de conformité augmentent, cette approche devient difficile à maintenir. "Le passage à une plateforme QHSE numérique nous permet de gérer la formation et la conformité de manière beaucoup plus structurée. Elle améliore la visibilité, réduit le travail manuel et garantit que nous sommes toujours prêts pour les audits."
Le logiciel QHSE est une plateforme numérique qui aide les organisations à gérer les processus de qualité, de santé, de sécurité et d'environnement dans un seul système. Les entreprises l'utilisent pour gérer les formations, les incidents, les audits, les risques, les documents et les actions correctives tout en maintenant une traçabilité et une conformité totales.
La gestion numérique du QHSE centralise les processus de conformité et remplace les feuilles de calcul ou les dossiers papier. Les organisations bénéficient d'une visibilité en temps réel sur les dossiers de formation, les incidents et les audits. Cela permet de réduire l'administration manuelle et d'améliorer la préparation aux audits.
Le logiciel de signalement des incidents permet aux employés de signaler rapidement les incidents, les accidents évités de justesse et les observations relatives à la sécurité. Les responsables peuvent analyser les tendances, rechercher les causes profondes et mettre en œuvre des actions correctives plus rapidement, ce qui améliore les performances en matière de sécurité.
Les entreprises utilisent une plateforme logicielle QHSE centralisée pour définir des processus standard pour la formation, les audits, les rapports d'incidents et la gestion des risques. Les équipes des différents sites suivent les mêmes flux de travail, tandis que les équipes locales conservent une flexibilité contrôlée.
Les logiciels QHSE sont largement utilisés dans les secteurs réglementés tels que l'industrie pharmaceutique, l'industrie chimique, l'industrie alimentaire, l'industrie manufacturière, la logistique et l'industrie pétrolière et gazière. Ces organisations ont besoin de systèmes structurés pour gérer la conformité, la sécurité et la qualité dans l'ensemble de leurs opérations.
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