Kaip "Suanfarma" pakeitė popierinius mokymų įrašus skaitmenine DSS programinės įrangos platforma, kad sustiprintų GMP atitiktį ir pagerintų pasirengimą auditui.
"Suanfarma" kuria ir gamina veikliąsias farmacines medžiagas pasaulinėms farmacijos rinkoms. Mokymas, kvalifikacijos valdymas ir dokumentacija turi atitikti griežtus GGP atitikties reikalavimus. Plečiantis veiklai, mokymų įrašų tvarkymas naudojant popierines bylas ir skaičiuokles tapo sunkiai kontroliuojamas, o atliekant auditus užimdavo daug laiko. Šiame atvejo tyrime paaiškinama, kaip "Suanfarma" naudoja "Bizzmine QHSE":
centralizuoti mokymą ir kompetencijos valdymą.
pakeisti fragmentiškus dokumentus viena skaitmenine QHSE platforma.
automatizuoti kvalifikacijos stebėjimo ir mokymo darbo eigą.
sustiprinti GMP atitiktį ir pasirengimą auditui.
sukurti operatyvinį darbuotojų kvalifikacijos matomumą
"Suanfarma" dirba griežtai reguliuojamoje farmacinėje aplinkoje, kurioje kiekviena procedūra turi būti dokumentuojama, o kiekvienas darbuotojas turi įrodyti tinkamą kvalifikaciją. Todėl mokymų valdymas yra esminė kokybės užtikrinimo ir atitikties teisės aktų reikalavimams dalis.
Massimiliano Zorzan, "Suanfarma" kokybės užtikrinimo ir reguliavimo reikalų vadovas: "Dirbame griežtai reguliuojamoje aplinkoje, kurioje mokymai ir kompetencijos valdymas yra labai svarbūs. Kiekvienas darbuotojas turi būti apmokytas pagal procedūras, o per auditus visada turime sugebėti tai įrodyti." Tikslus šios informacijos valdymas yra labai svarbus tiek atitikties reikalavimams, tiek veiklos efektyvumo požiūriu. "Augant mūsų organizacijai, mokymų įrašų tvarkymas naudojant popierines bylas ir skaičiuokles darėsi vis sudėtingesnis. Tai reikalavo daug rankinio administravimo ir trukdė išlaikyti aiškią apžvalgą."
Prieš įdiegdama skaitmeninę QHSE platformą, "Suanfarma" darbuotojų mokymo įrašus tvarkė naudodama popierines bylas ir skaičiuokles. Dėl to atsirado veiklos trikdžių ir buvo ribotas darbuotojų kvalifikacijos matomumas.
Massimiliano Rossi, "Suanfarma" QHSE vadovas, aiškina: "Mokymų įrašai buvo saugomi fizinėse bylose ir įvairiose skaičiuoklėse. Ruošiant dokumentus patikrinimams reikėjo rinkti informaciją iš kelių vietų ir viską tikrinti rankiniu būdu. Kai inspektorius paprašydavo mokymo įrašų, turėdavome ieškoti bylose ir tikrinti dokumentus. Tai pavyko, tačiau tam reikėjo laiko ir pasiruošimo."
Jis taip pat atkreipia dėmesį į nepakankamą vadovų matomumą. "Ne visada buvo lengva iš karto patikrinti, ar asmuo yra visiškai kvalifikuotas atlikti konkrečią užduotį. Reguliuojamoje farmacijos aplinkoje toks matomumas yra svarbus. Norėjome vienos sistemos, kurioje mokymo įrašai, kvalifikacijos ir patvirtinimai būtų valdomi kartu, kad pagerėtų kontrolė ir sumažėtų administracinio darbo krūvis."
"Suanfarma" įdiegė "Bizzmine" kaip skaitmeninę QHSE programinės įrangos platformą, kad centralizuotų mokymų ir kompetencijos valdymą visoje organizacijoje.
Massimiliano: "Į "Bizzmine" mus sudomino galimybė valdyti mokymus ir dokumentaciją vienoje struktūrizuotoje aplinkoje. Vietoj atskirų bylų ir skaičiuoklių dabar viskas sujungta į vieną platformą." Platformoje įdiegti skaitmeniniai mokymų įrašai ir struktūrizuoti darbuotojų kompetencijų profiliai.
"Dabar kiekvienas darbuotojas turi skaitmeninį mokymų profilį, kuriame matome baigtus kursus, egzaminų rezultatus ir kvalifikacijos statusą. Taip daug lengviau patikrinti kompetenciją."
Mokymo užduotys ir tolesni veiksmai valdomi automatizuotomis darbo eigomis. "Pasikeitus procedūroms arba prireikus naujų mokymų, sistema automatiškai priskiria mokymus atitinkamiems darbuotojams. Vadovai iš karto mato, kas dar turi jį baigti." Platforma taip pat sukuria aiškų atsekamumą, kad būtų užtikrinta atitiktis teisės aktų reikalavimams. "Visi mokymų įrašai, patvirtinimai ir egzaminų rezultatai saugomi su visišku atsekamumu. Patikrinimo metu galime pateikti dokumentus tiesiai iš sistemos."
Įdiegusi "Bizzmine", "Suanfarma" gerokai pagerino mokymų ir kvalifikacijos valdymo būdus visoje organizacijoje.
Massimiliano: "Didžiausias patobulinimas - matomumas. Galime iš karto matyti, kurie darbuotojai yra kvalifikuoti atlikti konkrečias užduotis ir kuriuos mokymus dar reikia baigti." Sumažėjo rankinio administravimo apimčių, nes dokumentai sistemoje registruojami automatiškai. "Mokymų baigimas, egzaminų rezultatai ir patvirtinimai registruojami automatiškai. Taip sumažėja rankinio darbo, kurio anksčiau reikėdavo norint atnaujinti mokymo įrašus." Pasirengimas auditui taip pat tapo greitesnis ir labiau struktūrizuotas. "Kai inspektoriai paprašo mokymo dokumentų, visą mokymo istoriją galime gauti per kelias minutes. Viskas sutvarkyta ir prieinama."
Platforma užtikrina, kad atitikties dokumentai būtų prieinami bet kuriuo metu, o ne rengiami prieš pat auditą. "Užuot ruošęsi auditui ir rinkę dokumentus, dabar dirbame sistemoje, kurioje atitikties įrodymai yra visada prieinami."
Pagrindiniai rezultatai įdiegus "Bizzmine":
Centralizuoti visų darbuotojų mokymų įrašai
Atsisakyta popierinių mokymo dokumentų
Visiškas darbuotojų kvalifikacijos atsekamumas
Automatizuota mokymo darbo eiga ir patvirtinimai
Geresnis pasirengimas auditui ir GMP atitikties matomumas
"Bizzmine" suteikia mums vieną centrinę sistemą, skirtą mokymams ir kvalifikacijoms valdyti visoje organizacijoje. Dabar turime visišką kompetencijos ir atitikties matomumą, o administracinio darbo krūvis gerokai sumažėja."
"Suanfarma" įdiegė skaitmeninę QHSE platformą, vykdydama struktūrinį diegimą, orientuotą į technologijų suderinimą su veiklos procesais. Pirmasis žingsnis buvo išanalizuoti, kaip valdome mokymus ir kvalifikacijos stebėjimą. Šiuos procesus turėjome perkelti į struktūrizuotą skaitmeninę sistemą".
Kitame etape daugiausia dėmesio skirta platformos konfigūravimui ir mokymo įrašų perkėlimui. "Sukonfigūravome mokymo modulius, kompetencijų matricas ir patvirtinimo darbo eigą, kad sistema atspindėtų mūsų organizacijos veiklą."
Sukonfigūravus platformą, organizacija palaipsniui perėjo nuo popierinių įrašų prie skaitmeninio mokymo valdymo. "Darbuotojai greitai priėmė sistemą, nes ji supaprastino mokymų ir dokumentacijos tvarkymą."
Daugelis reguliuojamų organizacijų vis dar tvarko mokymo dokumentaciją naudodamos skaičiuokles ir popierines bylas. Didėjant atitikties reikalavimams, šį metodą tampa sunku išlaikyti. "Perėjimas prie vienos skaitmeninės QHSE platformos leidžia mums valdyti mokymus ir atitiktį reikalavimams daug struktūriškiau. Ji pagerina matomumą, sumažina rankinio darbo apimtis ir užtikrina, kad visada būtume pasirengę auditams."
QHSE programinė įranga - tai skaitmeninė platforma, padedanti organizacijoms valdyti kokybės, sveikatos, saugos ir aplinkosaugos procesus vienoje sistemoje. Įmonės ją naudoja mokymams, incidentams, auditams, rizikai, dokumentams ir taisomiesiems veiksmams valdyti, išlaikydamos visišką atsekamumą ir atitiktį.
Skaitmeninis QHSE valdymas centralizuoja atitikties procesus ir pakeičia skaičiuokles ar popierines bylas. Organizacijos realiuoju laiku mato mokymų įrašus, incidentus ir auditus. Tai sumažina rankinio administravimo apimtis ir pagerina pasirengimą auditui.
Pranešimų apie incidentus programinė įranga leidžia darbuotojams greitai pranešti apie incidentus, vos neįvykusius įvykius ir saugos pastebėjimus. Vadovai gali analizuoti tendencijas, tirti pagrindines priežastis ir greičiau įgyvendinti korekcinius veiksmus, o tai pagerina saugos rezultatus.
Įmonės naudoja centralizuotą DSS programinės įrangos platformą, kad nustatytų standartinius mokymų, auditų, pranešimų apie incidentus ir rizikos valdymo procesus. Komandos skirtingose vietose laikosi tų pačių darbo eigos procesų, o vietinės komandos išlaiko kontroliuojamą lankstumą.
QHSE programinė įranga plačiai naudojama reguliuojamose pramonės šakose, pavyzdžiui, farmacijos, chemijos, maisto gamybos, gamybos, logistikos, naftos ir dujų pramonėje. Šioms organizacijoms reikalingos struktūrizuotos sistemos, kad būtų galima valdyti veiklos atitiktį, saugą ir kokybę.
Prisijunkite prie šimtų organizacijų, kurios, naudodamosi "Bizzmine", pakelia atitikties ir saugos reikalavimus į aukštesnį lygį.
