Tiekėjų kokybė yra įmonės rizika, o ne tik pirkimų klausimas

Kai nustatoma tiekėjo kokybės problema, ji paprastai įtraukiama į valdymo modelį per tiekėjo kokybės procesą. Užregistruojamas nukrypimas. Pradedamas tyrimas. Susisiekama su tiekėju. Prašoma imtis taisomųjų veiksmų. Įrašas tvarkomas tiekėjo kokybės darbo sraute, kol byla uždaroma. 

Tai yra teisingas procesas. Tačiau jis taip pat yra neišsamus. 

Kadangi tiekėjų kokybės problemos retai kada lieka tik tiekėjo kokybės valdymo procese. 

Komponento nukrypimas daro įtaką gamybos našumui. Žaliavos neatitiktis sukelia partijos peržiūrą. Tiekėjo proceso pakeitimas sukelia svyravimus, kurie nepasireiškia iš karto, bet per kitą ketvirtį pasireiškia kaip neatitikimų modelis keliose gamybos vietose. Tiekėjas, kuris pagal tiekėjo kokybės sistemą atrodo atitinkantis reikalavimus, jau šešis mėnesius kelia skundų klientų kokybės procese, tačiau ryšys tarp šių dviejų įrašų nebuvo nustatytas. 

Tiekėjo kokybė nėra pirkimų problema, kuri kartais sukelia kokybės pasekmes. 

Tai yra įmonės rizika, kuri dažnai valdoma taip, tarsi tai būtų pirkimų problema. 

Kodėl tiekėjo kokybė ir vidinė kokybė yra struktūriškai susijusios 

Tiekėjų kokybės vadybos ir vidinės kokybės vadybos atskyrimas dažnai yra struktūrinis palikimas, o ne sąmoningas valdymo sprendimas. 

Tiekėjų kokybės valdymas susiformavo pirkimų arba tiekimo grandinės padaliniuose, nes būtent šie padaliniai tvarko komercinius santykius su tiekėjais. Vidinė kokybė buvo plėtojama kokybės valdymo padaliniuose, nes būtent šie padaliniai užtikrina gamybos ir procesų atitiktį reikalavimams. Šios dvi sritys vystėsi lygiagrečiai, turėdamos atskiras komandas, atskiras priemones ir atskiras ataskaitų teikimo struktūras. 

Paprastame tiekimo grandinės modelyje, kuriame yra nedaug patikimų tiekėjų, šį atskyrimą galima lengvai valdyti. Kokybės užtikrinimo ir pirkimų komandos bendrauja tiesiogiai. Informacija apie tiekėjų problemas perduodama neoficialiai. Organizacija šį trūkumą kompensuoja santykiais ir organizacijos žiniomis. 

Kai tiekimo grandinės tampa vis sudėtingesnės, šis kompensavimas tampa vis mažiau patikimas. 

Pasaulinis gamintojas, valdantis šimtus aktyvių tiekėjų įvairiose gamybos vietose, negali pasikliauti neoficialiu bendravimu, siekdamas užtikrinti, kad vienoje gamybos vietoje nustatytas tiekėjo nukrypimas būtų įtrauktas į kitų panašių gamybos vietų audito prioritetus ir rizikos vertinimus. Farmacijos įmonė, valdanti sutartinių gamintojų tinklą, negali manyti, kad apie tiekėjo proceso pakeitimą, apie kurį pranešta vienai gamybos vietai, bus informuota kiekvienos susijusios produktų linijos kokybės valdymo komanda. 

Tiekėjo kokybės ir vidinės kokybės tarpusavio sąsajos yra realios, nepriklausomai nuo to, kaip suformuotas valdymo modelis. Kyla klausimas, ar valdymo modelis atspindi šias sąsajas, ar reikia imtis papildomų veiksmų, kad būtų kompensuotas jų trūkumas.

Keturi ryšiai, kurių trūksta daugumoje tiekėjų kokybės modelių 

Kai tiekėjų kokybė valdoma kaip pirkimų funkcija, o ne kaip įmonės kokybės rizika, paprastai trūksta keturių konkrečių valdymo sąsajų. 

Pirma – ryšys tarp tiekėjo nukrypimų ir vidinių neatitikimų. Įvežtų medžiagų partija, dėl kurios atsiranda tiekėjo nukrypimas, gali būti ta pati medžiaga, kuri sukelia neatitikimą gamybos metu kitoje gamybos vietoje. Kai šie du įrašai saugomi atskirose sistemose, organizacija gali tirti neatitikimą, nesuvokdama, kad jo priežastis yra tiekėjo sąlyga, kuri jau buvo nustatyta ir turėjo būti išspręsta. Atliekamas tyrimas. Nustatoma korekcinė priemonė. Tiekėjo sąlyga išlieka. 

Antrasis aspektas – ryšys tarp tiekėjo kokybės rodiklių ir veiklos rizikos vertinimų. Tiekėjas, kurio pristatymų patikimumas mažėja jau tris ketvirčius iš eilės, kelia kitokį rizikos profilį nei buvo nustatyta vertinime, atliktame tuo metu, kai tiekėjas buvo pirmą kartą patvirtintas. Jei tiekėjo veiklos duomenys neįtraukiami į rizikos vertinimą, susijusį su atitinkamu procesu, produktu ar gamybos vieta, organizacija toliau priima gamybos ir planavimo sprendimus remdamasi rizikos vaizdu, kuris neatspindi dabartinės tiekėjo padėties. 

Trečiasis aspektas – ryšys tarp tiekėjo korekcinių veiksmų ir audito prioritetų. Kai tiekėjas, reaguodamas į nukrypimą, įgyvendina korekcines priemones, tų priemonių veiksmingumas turėtų daryti įtaką audito grafikui ir to tiekėjo pristatomų medžiagų tikrinimo prioritetams. Jei tiekėjo korekcinės priemonės ir audito valdymas veikia nepriklausomai vienas nuo kito, organizacija gali vykdyti auditus pagal nustatytą grafiką, nors tiekėjo kokybės užtikrinimo procese susidaro aplinkybės, pateisinančios pagreitintą peržiūrą. 

Ketvirtasis aspektas – ryšys tarp tiekėjo kokybės tendencijų ir klientų kokybės rezultatų. Tiekėjo problema, turinti įtakos produkto kokybei, gali pirmiausia pasireikšti klientų skundais, dar prieš tai, kai ji tampa matoma tiekėjo kokybės procese. Kai tiekėjo kokybės ir skundų valdymas nėra susieti, organizacijos gali spręsti klientų kokybės pasekmes, nesuvokdamos, kad problemos šaltinis yra tiekėjas. Skundas išsprendžiamas, o tiekėjo padėtis lieka nepakitusi. 

Ką organizacijai iš tikrųjų atskleidžia tiekėjų kokybės duomenys 

Tiekėjų kokybės duomenys apima informaciją, kuri gerokai pranoksta tiekėjų valdymo sritį. 

Pasikartojantys vieno tiekėjo tiekiamos medžiagos nukrypimai rodo proceso pajėgumo problemą, kuri, priklausomai nuo pramonės šakos ir nukrypimo pobūdžio, turėtų turėti įtakos gamybos planavimui, rizikos vertinimui, auditų tvarkaraščių sudarymui ir, galbūt, ataskaitų teikimui reguliavimo institucijoms. 

Skundų, kuriuos sieja bendros medžiagų specifikacijos, sankaupa rodo, kad yra susijusi su tiekėju arba specifikacijų valdymo problema, kurios negalima išspręsti vien tik skundų nagrinėjimo procesu, nepriklausomai nuo to, kaip veiksmingai tvarkomi atskiri skundai. 

Korekcinė priemonė, kurią tiekėjas įgyvendina po reguliavimo institucijos patikrinimo, gali reikalauti suderintų atnaujinimų, susijusių su įvežamų prekių tikrinimo kriterijais, produkto specifikacijomis, proceso dokumentacija ir mokymų įrašais kiekvienoje gamybos vietoje, kurioje naudojama atitinkama medžiaga. 

Nė viena iš šių pasekmių nėra matoma vien tik tiekėjo kokybės užtikrinimo procese. 

Jie tampa matomi, kai tiekėjo kokybės duomenys susiejami su vidiniais kokybės procesais, kuriems jie daro įtaką. 

Tai nereiškia, kad reikia panaikinti skirtumą tarp tiekėjų kokybės vadybos ir vidinės kokybės vadybos. Tam reikalinga valdymo struktūra, kuri jas sujungtų, kad vienoje kokybės modelio dalyje sukurta informacija būtų prieinama toms modelio dalims, kurioms ji yra operaciškai svarbi. 

Kodėl tiekėjų kokybė yra ypač svarbi reguliuojamose pramonės šakose 

Reguliuojamose pramonės šakose tiekėjų kokybei keliami valdymo reikalavimai apima ne tik veiklos rezultatus. Jie apima dokumentuotas kvalifikavimo procedūras, nustatytus patvirtinimo standartus, reikalavimus dėl pranešimų apie pakeitimus ir atsekamumo įsipareigojimus, kurie susieja tiekėjų veiklą su produkto išleidimu į rinką ir atitiktimi teisės aktams. 

Farmacinis gamintojas privalo įrodyti, kad kiekvienas svarbus tiekėjas buvo atrinktas, kad tiekėjų procesų pakeitimų poveikis teisės aktams buvo įvertintas ir kad organizacijos bei tiekėjo kokybės susitarimas buvo išlaikytas ir peržiūrėtas. 

Medicinos prietaisų gamintojas privalo taikyti tiekėjų kontrolės procedūrą, kuri apima tiekėjų atranką, nuolatinę stebėseną, korekcinius veiksmus ir pakartotinį vertinimą pagal nustatytą kokybės sistemą, atitinkančią ISO 13485 standarto ir taikomų reguliavimo sistemų reikalavimus. 

Maisto gamintojas privalo užtikrinti tiekėjų atsekamumą, kuris susietų gaunamas žaliavas su gatavu produktu taip, kad, nustačius kokybės ar saugos problemą, būtų galima greitai ir tiksliai imtis atšaukimo veiksmų. 

Kiekvienu iš šių atvejų tiekėjų kokybės užtikrinimas nėra komercinių santykių valdymo veikla. Tai yra prievolė laikytis teisės aktų reikalavimų, kuriai taikomi tokie patys valdymo standartai kaip ir vidiniams kokybės procesams. 

Kai tiekėjų kokybė valdoma atskiroje sistemoje, nesusijusioje su platesne kokybės vadybos sistema, organizacija privalo rankiniu būdu užpildyti spragą tarp tiekėjų valdymo ir vidinio kokybės valdymo kiekvieną kartą, kai pagal teisės aktų reikalavimus prašoma pateikti įrodymus, apimančius abu šiuos aspektus. 

Būtent atliekant šį rankinį sujungimą susidaro atitikties rizika. 

Ką reikalauja įmonės tiekėjų kokybės valdymas 

Tiekėjų kokybės valdymas, vertinamas kaip įmonės rizika, o ne kaip pirkimų veikla, reikalauja valdymo modelio, kuris susietų informaciją apie tiekėjų kokybę su vidiniais kokybės procesais, kuriems ji daro įtaką. 

Kai nustatomas tiekėjo nukrypimas, valdymo modelis turėtų nustatyti, ar vidinėje kokybės sistemoje yra susijusių neatitikimų, skundų ar korekcinių ir prevencinių veiksmų (CAPA). Tyrimas turėtų būti pradėtas atsižvelgiant į šį kontekstą, o ne traktuojant tiekėjo nukrypimą kaip atskirą atvejį. 

Įgyvendinus tiekėjo korekcinius veiksmus, jų veiksmingumas turėtų būti vertinamas remiantis gaunamais kokybės duomenimis, gamybos neatitikimų rodikliais ir su atitinkamu tiekėju bei medžiaga susijusių skundų tendencijomis. Vertinant veiksmingumą reikėtų remtis veiklos duomenimis, kuriuos pateikia susijęs kokybės modelis, o ne pasikliauti pačio tiekėjo patvirtinimu. 

Kai tiekėjo veiklos duomenys rodo tam tikrą tendenciją, su atitinkamu procesu, produktu ar gamybos vieta susijęs rizikos vertinimas turėtų atsižvelgti į tą tendenciją, kol ji dar nesukėlė kokybės problemų gamybos procese ar nepadarė poveikio klientams praktikoje. 

Pranešus apie tiekėjo proceso pakeitimą, valdymo modelis turėtų nustatyti visas paveiktas produktų linijas, gamybos vietas ir kokybės dokumentus, kuriuos reikia peržiūrėti, ir koordinuoti tą peržiūrą taikant struktūrizuotą pokyčių kontrolės procesą, o ne pasikliaujant rankinio bendravimo grandine. 

Tai yra tiekėjų kokybės vadyba, veikianti kaip įmonės valdymas. 

Tam nereikia daugiau tiekėjų kokybės užtikrinimo veiklos. Reikia, kad tiekėjų kokybės užtikrinimo veikla būtų susieta su vidiniu kokybės modeliu taip, kad tarpusavio veiklos ryšiai taptų matomi ir įgyvendinami. 

Nuo tiekėjų valdymo iki tiekimo grandinės kokybės valdymo 

Organizacijos, kurios veiksmingiausiai valdo tiekėjų kokybę, nebūtinai yra tos, kuriose dirba didžiausios tiekėjų kokybės užtikrinimo komandos ar kuriose atliekami dažniausi tiekėjų auditai. 

Būtent jie sukūrė valdymo struktūrą, kurioje informacija apie tiekėjų kokybę yra prieinama vidiniams kokybės procesams, kurie nuo jos priklauso, o vidinė kokybės informacija, skundai, neatitikimai, CAPA, rizikos ir gamybos rodikliai – prieinami tiekėjų kokybės procesui, kuriam jos reikia. 

Tai leidžia sukurti kokybės modelį, kuris gali nustatyti su tiekėjais susijusią riziką dar prieš jai sukeliant vidinius neatitikimus, įvertinti klientams kylančias pasekmes, susijusias su tiekėjų sąlygomis, ir koordinuoti įmonės reakciją į tiekėjų kokybės įvykius visuose susijusiuose procesuose ir padaliniuose. 

Tiekėjų kokybė nėra pirkimų klausimas, kuris kartais daro įtaką kokybei. 

Tai yra įmonės kokybės rizika, kuriai valdyti reikalinga įmonės kokybės valdymo sistema. 

Organizacijos, kurios tai vertina būtent taip, turės tikslesnį vaizdą apie savo veiklos riziką, veiksmingiau reaguos pasikeitus tiekėjų sąlygoms ir sumažins pasikartojančias kokybės problemas, kurias sukelia nesuderintas tiekėjų kokybės valdymas.