Cómo TotalEnergies Singapore sustituyó los informes manuales por una plataforma digital de QHSE para aumentar los informes de seguridad y mejorar la visibilidad operativa.
TotalEnergies Singapur sustituyó los informes de seguridad manuales y la documentación fragmentada por una plataforma digital de QHSE para mejorar la visibilidad y el compromiso de los empleados. La organización implantó Bizzmine para simplificar la notificación de incidentes y centralizar los datos de seguridad en toda la terminal. Como resultado, aumentaron los informes de seguridad, los empleados se comprometieron más y la dirección obtuvo visibilidad en tiempo real de los riesgos operativos.
Este caso práctico explica cómo TotalEnergies utiliza el software de gestión de calidad Bizzmine para
sustituir los informes manuales de seguridad por una plataforma digital QHSE
simplificar la notificación de incidentes para los empleados de primera línea
centralizar los datos de seguridad en un único sistema
aumentar el compromiso de los empleados en la elaboración de informes de seguridad
mejorar la visibilidad operativa y el cumplimiento
TotalEnergies explota infraestructuras energéticas en todo el mundo, como terminales de almacenamiento de combustible, instalaciones de distribución y operaciones logísticas. La gestión de la seguridad desempeña un papel fundamental en las operaciones diarias, ya que los empleados trabajan en entornos con materiales peligrosos y procesos industriales complejos.
Affan Noor, Director de QHSE en TotalEnergies Singapur:
"En nuestro sector, los informes de seguridad son esenciales. Cada observación o incidente puede aportar información valiosa que nos ayude a mejorar la seguridad operativa."
A medida que aumentaban los requisitos de elaboración de informes, la organización necesitaba un sistema que facilitara la elaboración de informes a los empleados y, al mismo tiempo, proporcionara a la dirección una mejor supervisión.
Antes de implantar Bizzmine, TotalEnergies Singapore utilizaba informes de seguridad manuales y documentación fragmentada, lo que limitaba la visibilidad y reducía la participación de los empleados en la elaboración de informes. Las observaciones e incidentes de seguridad se notificaban mediante formularios manuales y canales de notificación tradicionales. Esto generaba retrasos y dificultaba la captura de todos los datos de seguridad relevantes.
"La notificación de observaciones de seguridad exigía que los empleados cumplimentaran formularios y los enviaran a través de la organización. Ese proceso creaba retrasos y a veces desalentaba la notificación".
Los informes manuales también limitaban la visibilidad de los resultados y las tendencias en materia de seguridad. "Cuando la información se almacena en distintos archivos o informes, resulta difícil mantener una visión clara de los resultados de seguridad".
La dirección necesitaba conocer mejor los incidentes, las medidas correctoras y los riesgos operativos. "Queríamos un sistema en el que los empleados pudieran comunicar fácilmente sus observaciones y en el que la dirección pudiera ver inmediatamente lo que ocurre en todo el centro".
TotalEnergies Singapur implantó Bizzmine como plataforma digital de software QHSE para gestionar la notificación de incidentes, el cumplimiento y los flujos de trabajo de seguridad. La plataforma introdujo formularios digitales de notificación que permiten a los empleados registrar incidentes y observaciones de seguridad rápidamente. Este proceso de notificación simplificado reduce la fricción y fomenta la participación de los equipos de primera línea: "Los empleados pueden ahora enviar observaciones de seguridad directamente en el sistema. El proceso es más rápido y mucho más fácil que rellenar formularios manuales".
Todos los informes se gestionan dentro de una plataforma de software QHSE centralizada en la que los incidentes, las acciones correctivas y las tareas de seguimiento se conectan a través de flujos de trabajo estructurados. "Cada informe pasa a formar parte de un flujo de trabajo estructurado. Los responsables pueden revisar los incidentes, asignar acciones y seguir el proceso de resolución directamente en la plataforma."
Los cuadros de mandos y las herramientas de elaboración de informes proporcionan a la dirección visibilidad en tiempo real del rendimiento, las tendencias y los riesgos en materia de seguridad en toda la terminal. "Los cuadros de mando nos dan una visión clara de las observaciones e incidentes de seguridad. Podemos identificar tendencias y actuar con mayor rapidez cuando aparecen riesgos".
La introducción de la plataforma digital QHSE mejoró tanto el comportamiento de notificación como la visibilidad operativa en toda la terminal: "El mayor cambio es que la notificación se ha vuelto mucho más fácil para los empleados. La gente está más dispuesta a informar de las observaciones porque el proceso es sencillo."
Una mayor participación en los informes permite conocer antes los riesgos potenciales y mejora la acción preventiva. "Cuando los empleados comparten más observaciones obtenemos valiosos conocimientos sobre riesgos potenciales antes de que se produzcan incidentes".
Los equipos de gestión disponen ahora de una visión centralizada de todos los datos de seguridad, lo que agiliza la toma de decisiones y mejora el control de las operaciones: "Ahora tenemos un lugar donde están disponibles todos los datos de seguridad. Esa visibilidad nos ayuda a supervisar el rendimiento y responder con rapidez".
La plataforma también refuerza el cumplimiento y la preparación para auditorías al garantizar que toda la documentación está estructurada y es trazable: "Cuando los auditores revisan nuestros procesos, podemos presentar la documentación directamente desde el sistema. Todo está estructurado y es trazable".
Principales resultados tras la implantación de Bizzmine:
Informes de seguridad centralizados en un solo terminal
Sustitución de los formularios manuales por informes digitales de incidentes
Mayor participación de los empleados en los informes de seguridad
Visibilidad en tiempo real de las observaciones e incidentes de seguridad
Preparación estructurada de auditorías con documentación rastreable
"Bizzmine facilita a los empleados la elaboración de informes de seguridad y ofrece a la dirección una visión clara de lo que ocurre en las instalaciones. Esa visibilidad nos ayuda a mejorar el rendimiento de la seguridad".
TotalEnergies Singapur implantó la plataforma de software QHSE mediante un despliegue estructurado y alineado con los procesos de seguridad operativa. La primera fase se centró en revisar los procedimientos de notificación existentes e identificar oportunidades para sustituir los procesos manuales por flujos de trabajo digitales. "Empezamos revisando nuestros procedimientos de notificación de seguridad e identificando dónde los flujos de trabajo digitales podían simplificar el proceso".
La siguiente fase se centró en configurar la plataforma e introducir formularios y flujos de trabajo digitales para la elaboración de informes. Los empleados adoptaron rápidamente el sistema por su sencillez y accesibilidad. "Una vez configurado el sistema, los empleados adoptaron rápidamente las herramientas de elaboración de informes porque eran sencillas y accesibles".
La formación y la comunicación favorecieron la adopción del sistema en toda la organización y fomentaron la participación activa en la notificación de incidencias de seguridad: "Es esencial animar a los empleados a notificar sus observaciones. El sistema contribuye a ello haciendo que la notificación sea rápida y sencilla".
Las organizaciones industriales dependen a menudo de sistemas manuales de elaboración de informes que limitan la visibilidad de los resultados en materia de seguridad. A medida que las operaciones se hacen más complejas, estos procesos fragmentados reducen el control y ralentizan la toma de decisiones.
Una plataforma digital de software QHSE permite a las organizaciones simplificar la notificación de incidentes, aumentar el compromiso de los empleados y mantener una visibilidad total de los procesos de seguridad. TotalEnergies Singapur muestra cómo los flujos de trabajo estructurados y los datos centralizados mejoran tanto la seguridad operativa como la gestión del cumplimiento.
El software QHSE es una plataforma digital que ayuda a las organizaciones a gestionar los procesos de calidad, salud, seguridad y medio ambiente en un solo sistema. Centraliza incidentes, auditorías, riesgos, formación y acciones correctivas.
La gestión digital de QHSE mejora la visibilidad de los procesos de seguridad y cumplimiento. Las organizaciones reducen la administración manual, estandarizan los flujos de trabajo y mantienen una documentación estructurada para las auditorías.
El software de notificación de incidentes permite a los empleados notificar incidentes y observaciones de seguridad con rapidez. La dirección puede analizar las tendencias, investigar las causas y aplicar medidas correctivas con mayor rapidez.
Las empresas implantan una plataforma de software QHSE centralizada que define procesos estándar para la notificación de incidentes, auditorías y cumplimiento. Los equipos de todas las sedes siguen los mismos flujos de trabajo.
Las industrias con estrictos requisitos de seguridad y reglamentación utilizan software QHSE. Algunos ejemplos son el petróleo y el gas, los productos químicos y farmacéuticos, la producción alimentaria, la logística y la fabricación.
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