De toekomst van ISO 45001 ligt niet in naleving, maar in operationele veiligheidsinformatie.

Jarenlang werd ISO 45001 vooral toegepast als kader voor de naleving van voorschriften op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk.

Organisaties hebben veiligheidsbeheersystemen opgezet om procedures te formaliseren, het aantal incidenten terug te dringen en tijdens audits en inspecties aan te tonen dat aan de voorschriften wordt voldaan. De certificering stelde toezichthouders, klanten en leidinggevenden ervan gerust dat de veiligheid op de werkplek systematisch en verantwoord werd beheerd.

Die benadering was logisch in operationele omgevingen waar het veiligheidsbeleid voornamelijk gericht was op procedures, inspecties en het voorkomen van incidenten binnen relatief stabiele operationele structuren, waar het personeelsbestand grotendeels uit vaste medewerkers bestond, de operationele omgeving voorspelbaar was en de veiligheidsrisico’s goed in kaart waren gebracht en consequent binnen bepaalde grenzen bleven.

Die operationele realiteit geeft niet langer weer hoe de meeste organisaties functioneren.

Tegenwoordig opereren organisaties in steeds complexere ecosystemen met onderaannemers, tijdelijke arbeidskrachten, verspreide activiteiten en snel veranderende operationele omstandigheden, die veiligheidsrisico’s met zich meebrengen die traditionele bestuursmodellen niet zijn ontworpen om te detecteren of te beheersen. Veiligheid op de werkplek staat niet langer los van de operationele prestaties zelf. Het heeft een directe invloed op de bedrijfscontinuïteit, de operationele veerkracht, de stabiliteit van het personeelsbestand en de reputatie van de onderneming, waardoor veiligheidsbeheer een strategische operationele discipline is geworden in plaats van een nalevingsverplichting die los van de bedrijfsvoering wordt beheerd.

Wat de ontwikkeling van ISO 45001 onderscheidt van andere bestuursnormen, is dat veiligheidsrisico’s inherent menselijk zijn en daardoor inherent variabel op manieren die niet volledig kunnen worden beheerst door documentatie en procedurele regelgeving. Milieurisico’s vinden hun oorsprong in operationele systemen. Cyberrisico’s vinden hun oorsprong in technologische omgevingen. Veiligheidsrisico's vinden hun oorsprong in de interactie tussen menselijk gedrag, operationele omstandigheden en organisatorische systemen die onder druk staan, en die interactie verandert elke dag naarmate het personeelsbestand, de operationele omgeving en de drukomstandigheden eromheen veranderen.

De organisaties die momenteel de meeste waarde uit ISO 45001 halen, beschouwen deze norm niet langer in de eerste plaats als een kader voor de naleving van veiligheidsvoorschriften op de werkplek.

Ze bouwen dit uit tot een gecoördineerd systeem voor operationele veiligheidsinformatie.

ISO 45001 was oorspronkelijk opgezet rond veiligheidsbeheer

Toen ISO 45001 op grote schaal werd ingevoerd, hadden organisaties vooral behoefte aan consistentie en traceerbaarheid op het gebied van veiligheidsbeheer op de werkplek in operationele omgevingen waar het personeelsbestand relatief stabiel was, de operationele structuren relatief voorspelbaar waren en de belangrijkste uitdaging erin bestond ervoor te zorgen dat veiligheidsprocedures consequent werden nageleefd, in plaats van het beheersen van veiligheidsrisico’s die dynamisch veranderden.

Risico’s moesten formeel in kaart worden gebracht, zodat de organisatie kon aantonen dat zij haar eigen veiligheidsrisicoprofiel begreep en weloverwogen beslissingen had genomen over de wijze waarop dit moest worden beheerst. Veiligheidsprocedures moesten worden gestandaardiseerd, zodat veiligheidseisen consistent werden toegepast binnen het gehele personeelsbestand, in plaats van te variëren op basis van individuele interpretaties of lokale praktijken. Incidenten moesten op gestructureerde wijze worden geëscaleerd en onderzocht, zodat veiligheidsincidenten aanleiding gaven tot leerprocessen en een systemische reactie, in plaats van lokale afhandeling die onzichtbaar bleef voor het bredere bestuursmodel. De controleerbaarheid zelf werd een centrale bestuursdoelstelling, omdat het aantonen van conformiteit aan toezichthouders en klanten bewijs vereiste dat het veiligheidsbeleid systematisch en consistent was.

Het managementsysteem voor gezondheid en veiligheid op het werk was daarom sterk gericht op procedures, inspecties, corrigerende maatregelen en bewijs van naleving. Dat was een accurate weerspiegeling van de operationele realiteit van die tijd. Veiligheidsbeheer draaide voornamelijk om het aantonen van procedurele controle binnen een afgebakende operationele omgeving, waar het personeelsbestand, de gevaren en de operationele structuren tussen bestuurscycli relatief stabiel waren.

Moderne organisaties hebben in toenemende mate behoefte aan een fundamenteel andere benadering van veiligheidsbeheer.

Ze vereisen continu inzicht in de operationele veiligheid in omgevingen waar de samenstelling van het personeelsbestand dagelijks verandert doordat aannemers elkaar afwisselen, waar de operationele omstandigheden onder productiedruk veranderen, waar tijdelijke werknemers sneller in gevaarlijke omgevingen worden ingezet dan traditionele inwerkprocessen adequaat kunnen regelen, en waar de beslissingen die veiligheidsrisico’s met zich meebrengen in realtime worden genomen door mensen die werken onder omstandigheden waarop geen enkel proceduredocument volledig kan anticiperen.

Waarom veiligheidsbeheer in het bijzonder wordt uitgedaagd door menselijke en operationele variabiliteit

De specifieke uitdaging op het gebied van governance die ISO 45001 onderscheidt van andere managementnormen, is dat veiligheidsrisico’s niet in de eerste plaats een systemisch of technisch risico vormen. Het gaat om een menselijk risico dat voortkomt uit de interactie tussen mensen, omstandigheden en druk, op manieren die inherent variabel zijn en inherent moeilijk te beheersen zijn door middel van documentatie alleen.

Een kwaliteitsrisico kan worden aangepakt door een proces te verbeteren. Een cyberrisico kan worden beperkt door een technische beheersmaatregel in te voeren. Een veiligheidsrisico vereist een verandering in menselijk gedrag onder dynamische operationele omstandigheden en onder druk, wat een fundamenteel complexere bestuurlijke uitdaging vormt. Procedures beschrijven wat er zou moeten gebeuren. Ze regelen niet wat er daadwerkelijk gebeurt wanneer een aannemer onder tijdsdruk werkt in een onbekende omgeving, wanneer een uitzendkracht voor de tweede keer een taak uitvoert in een nieuwe operationele context of wanneer operationele schema’s zodanig verschuiven dat de blootstelling toeneemt zonder dat dit een formele governancebeoordeling in gang zet.

Ecosystemen van onderaannemers introduceren een specifieke bestuursdimensie waarvoor de meeste traditionele veiligheidsbeheersystemen niet zijn ontworpen om deze op de schaal waarmee moderne organisaties te maken hebben, aan te kunnen. Wanneer het personeel van aannemers tegelijkertijd over meerdere locaties is verspreid, wanneer individuele aannemers zich verplaatsen tussen operationele omgevingen met verschillende risicoprofielen en wanneer de verantwoordelijkheid voor veiligheidsbeheer wordt gedeeld tussen de opdrachtgever en meerdere aannemersbedrijven, moet het bestuursmodel zichtbaarheid behouden over grenzen heen waarover het geen directe controle heeft.

Productiedruk zorgt voor een andere dynamiek op het gebied van veiligheidsbeheer die specifiek is voor ISO 45001. Wanneer operationele schema’s worden versneld, wanneer de personeelsbezetting snel verandert en wanneer tijdsdruk de procedures voor het beheer van veiligheidsrisico’s inperkt, wordt de kloof tussen gedocumenteerd veiligheidsbeheer en de operationele veiligheidsrealiteit groter op manieren die onzichtbaar zijn voor elk beheer model dat werkt op basis van periodieke evaluatiecycli in plaats van continue operationele zichtbaarheid.

In deze context kan het veiligheidsbeleid op de werkplek niet langer effectief functioneren als een statische nalevingslaag. Veiligheidsbeleid evolueert naar operationeel beleid.

Waarom traditionele structuren voor veiligheidsbeheer hun grenzen bereiken

Veel organisaties hanteren nog steeds veiligheidsbeheersystemen die zijn opgezet rond bestuurscycli, waarbij ervan werd uitgegaan dat de operationele omstandigheden tussen de evaluaties door stabiel genoeg waren, zodat periodiek toezicht volstond om de veiligheid te waarborgen.

Veiligheidsaudits vinden plaats volgens een vast schema waarbij het veiligheidsbeheer met vaste tussenpozen wordt beoordeeld, in plaats van dat de operationele omstandigheden die bepalend zijn voor de daadwerkelijke veiligheidsrisico’s continu worden gemonitord. Een audit die tijdens een periode van normale bedrijfsvoering wordt uitgevoerd, kan aanvaardbare resultaten opleveren, maar slaagt er mogelijk helemaal niet in om de tekortkomingen in het beheer op te sporen die zich voordoen tijdens productiepieken, bij het wisselen van aannemers of bij operationele veranderingen die tussen de auditcycli plaatsvinden.

Correctieve maatregelen worden afdelingsoverschrijdend beheerd op een manier die de organisatie belet de systemische patronen te herkennen waarop individuele correctieve maatregelen een reactie vormen. Een bijna-ongeval op één locatie leidt tot een correctieve maatregel die lokaal wordt afgehandeld. Een soortgelijk bijna-ongeval op een andere locatie leidt tot een afzonderlijke corrigerende maatregel die eveneens lokaal wordt opgelost. Geen van beide corrigerende maatregelen legt het bedrijfsbrede patroon bloot waarvan beide gebeurtenissen symptomen zijn, omdat het bestuursmodel geen structureel verband tussen beide legt.

In de meeste organisaties worden risicoregisters jaarlijks herzien, wat leidt tot veiligheidsrisicobeoordelingen die een beeld geven van de operationele omstandigheden ten tijde van de laatste herziening, in plaats van de huidige operationele realiteit. Een risicoregister dat tijdens een periode van stabiele bedrijfsvoering accuraat was, kan de huidige veiligheidsrisico’s aanzienlijk onderschatten na een ingrijpende operationele verandering, een grote wisseling van aannemers of een periode van aanhoudende productiedruk die de consistentie van de procedures onder het personeel heeft verzwakt.

Bij de managementbeoordeling wordt vooral de rapportage over het verleden samengevat, in plaats van actuele informatie over de operationele veiligheid te verwerken in strategische beslissingen. Het management ziet wat er is gebeurd, maar ziet niet wat zich erachter afspeelt.

De organisatie houdt veiligheidsdocumentatie bij. Ze verliest geleidelijk aan haar operationele coördinatie.

De echte strategische verschuiving binnen ISO 45001

De toekomstige strategische waarde van ISO 45001 ligt niet langer in de eerste plaats in het aantonen van naleving van de arbeidsveiligheidsvoorschriften. Naleving blijft een wettelijke en regelgevende vereiste. In de meeste rechtsgebieden is het een minimumverplichting, geen strategisch onderscheidend kenmerk.

De echte meerwaarde ligt steeds meer in het continu en tijdig coördineren van operationele veiligheidsinformatie binnen de hele organisatie, zodat de omstandigheden die tot ernstige incidenten leiden, kunnen worden opgespoord voordat deze tot schade leiden.

Dit verandert de rol van veiligheidsbeheer op een manier die specifiek is voor de aard van veiligheidsrisico’s. In tegenstelling tot cyber- of milieurisico’s, waarbij de gevolgen voornamelijk financieel, operationeel of reputatiegerelateerd zijn, hebben veiligheidsfouten gevolgen voor mensen. Dat onderscheid verandert de morele en strategische noodzaak van voorspellend veiligheidsbeheer zodanig dat de verschuiving van naleving naar operationele intelligentie niet alleen een strategische kans is, maar ook een ethische verplichting voor organisaties die de veiligheid van hun personeel serieus nemen.

Wanneer veiligheidsbevindingen zich ontwikkelen van losstaande waarnemingen tot operationele indicatoren die de prioritering van risico’s voortdurend bijsturen, krijgt de organisatie het vermogen om de patronen te herkennen die aan ernstige incidenten voorafgaan, in plaats van de incidenten zelf te onderzoeken. Een reeks bijna-ongevallen onder het personeel van een onderaannemer wordt een waarneembaar signaal van een systemische tekortkoming in het veiligheidsbeheer, in plaats van een reeks op zichzelf staande gebeurtenissen. Een patroon van afwijkingen van de procedures onder productiedruk wordt zichtbaar als een structureel veiligheidsrisico, in plaats van een verzameling individuele nalevingsfouten.

Wanneer corrigerende maatregelen veranderen in mechanismen voor organisatorisch leren in plaats van administratieve werkprocessen, bouwt de organisatie veerkracht op het gebied van veiligheidsbeheer op in haar gehele operationele werkgebied, in plaats van afzonderlijke veiligheidsproblemen op te lossen op de locaties waar ze toevallig aan het licht komen. Het veiligheidsbeheersysteem wordt steeds beter in het anticiperen op de omstandigheden die veiligheidsrisico’s veroorzaken, in plaats van te reageren op de incidenten die uiteindelijk uit die omstandigheden voortvloeien.

Wanneer risicobeheer voorspellend wordt in plaats van beschrijvend, stuurt de organisatie de veiligheidsrisico’s aan waarmee haar personeel op dat moment wordt geconfronteerd, in plaats van de risico’s die bij de laatste formele risicobeoordeling zijn vastgesteld. In operationele omgevingen waar het personeel, de bedrijfsomstandigheden en de druk voortdurend veranderen, bepaalt dat onderscheid of veiligheidsbeheer daadwerkelijk beschermend is of vooral administratief.

Veiligheidsgerichte operationele inlichtingen vereisen gecoördineerd bestuur

Deze transformatie wordt pas mogelijk wanneer de processen op het gebied van veiligheidsbeheer structureel worden geïntegreerd in plaats van slechts periodiek te worden gecoördineerd.

Wanneer auditbevindingen een dynamische invloed uitoefenen op de operationele risico’s binnen [Risicobeheer], gaan organisaties veel eerder structurele veiligheidspatronen herkennen dan mogelijk is binnen traditionele inspectie- en auditcycli. Veiligheidsauditprogramma’s beperken zich niet langer tot het vaststellen of procedures al dan niet bestaan, maar gaan operationele inzichten genereren over waar zich binnen de organisatie omstandigheden ontwikkelen die tot incidenten leiden.

Wanneer corrigerende workflows die via CAPA Management worden beheerd, de effectiviteit voortdurend valideren in plaats van alleen de administratieve afsluiting te bevestigen, wordt het veiligheidsleerproces binnen alle vestigingen en afdelingen versterkt op een manier die in de loop van de tijd een cumulatief effect heeft. Een corrigerende maatregel die op de locatie van één aannemer is afgerond, levert informatie op voor het veiligheidsbeheer op andere locaties. De organisatie bouwt haar capaciteit op het gebied van veiligheidsbeheer op met elk opgelost probleem, in plaats van steeds weer terug te vallen op terugkerende categorieën van veiligheidsrisico’s onder verschillende operationele benamingen.

Wanneer veiligheidsprocedures die via documentbeheer worden geregeld, voortdurend mee-evolueren met operationele veranderingen in plaats van te worden bijgewerkt via geplande documentbeheercycli, zorgen organisaties ervoor dat de documentatie inzake veiligheidsbeheer in lijn blijft met de operationele omstandigheden waarvoor deze is bedoeld. Het veiligheidsbeheersysteem beschrijft de huidige operationele vereisten in plaats van historische, wat met name van belang is in omgevingen waar de operationele omstandigheden net zo vaak veranderen als de samenstelling van het personeelsbestand, de productieschema’s en de relaties met aannemers.

Op dat moment fungeert ISO 45001 niet langer als een statisch documentatiekader dat naleving in het verleden bevestigt. Het wordt een gecoördineerd operationeel managementsysteem dat de uitvoering, het toezicht en de veiligheid van het personeel binnen de hele onderneming voortdurend op elkaar afstemt, in reactie op operationele omstandigheden die sneller veranderen dan welke periodieke bestuurscyclus dan ook kan bijhouden.

De volgende stap in de ontwikkeling van veiligheid op de werkplek is voorspellend

Historisch gezien werkten de meeste veiligheidsbeheersystemen van opzet reactief, omdat de operationele omgevingen waarop ze betrekking hadden stabiel genoeg waren om, door veiligheidsincidenten pas na het optreden ervan op te sporen en erop te reageren, op de lange termijn voldoende veiligheidsprestaties te waarborgen.

De volgende versie van ISO 45001 wijkt qua opbouw af, omdat de bedrijfsomgevingen waarop de norm van toepassing is, niet langer voldoen aan die aanname van stabiliteit.

De organisaties die een echte volwassenheid op het gebied van veiligheidsbeheer zullen behouden, zijn de organisaties die het vermogen ontwikkelen om de zwakke operationele signalen te herkennen die aan ernstige incidenten voorafgaan, nog voordat die signalen schade veroorzaken. Een groep ingehuurde medewerkers die onder productiedruk steeds vaker afwijkt van de procedures. Een locatie waar meer bijna-ongevallen worden geregistreerd dan bij vergelijkbare faciliteiten, zonder dat daar een duidelijke verklaring voor is. Een patroon van corrigerende maatregelen dat in dezelfde operationele context steeds weer de kop opsteekt, ondanks herhaalde formele oplossingen. Dit zijn de signalen die voorspellend veiligheidsbeheer moet detecteren, en ze blijven onzichtbaar voor beheer modellen die werken met periodieke evaluatiecycli in plaats van continue operationele zichtbaarheid.

Dankzij geïntegreerd bestuur, operationele analyses en gecoördineerde workflows kunnen organisaties structurele veiligheidsrisico’s veel eerder opsporen dan met traditionele inspectie- en auditcycli. Dit wordt mogelijk gemaakt door de signalen die momenteel in afzonderlijke bestuursprocessen binnenkomen, samen te voegen tot één doorlopend overzicht van veiligheidsinformatie. Het bestuursmodel wordt hierdoor gevoelig voor vroege indicatoren van een verslechtering van de veiligheidsprestaties, in plaats van te zijn opgezet om te reageren op bevestigde incidenten nadat er al schade is ontstaan.

Hier komt de strategische waarde van operationele veiligheidsinformatie naar voren. Niet omdat het de veiligheidsrapportage verbetert, maar omdat het de mensen beschermt die het beheersysteem juist moet beschermen, door de omstandigheden die veiligheidsrisico’s veroorzaken vroeg genoeg te signaleren om ze aan te pakken voordat ze leiden tot letsel, ziekte of erger.

Waarom directieteams hun veiligheidsbeleid herzien

Het topmanagement beseft steeds meer dat ernstige incidenten op de werkplek zelden het gevolg zijn van één op zichzelf staande fout die door een goed beheerd veiligheidsbeheersysteem had moeten worden voorkomen.

De ernstigste veiligheidsfouten ontstaan geleidelijk door gefragmenteerde operationele signalen die lang genoeg los van elkaar blijven staan, waardoor hun gezamenlijke betekenis pas wordt onderkend als er al een incident heeft plaatsgevonden. Een terugkerend patroon van bijna-ongevallen op meerdere locaties wijst op instabiliteit in de operationele processen die bij geen enkele individuele locatieaudit aan het licht komt, omdat elke audit de lokale prestaties beoordeelt in plaats van bedrijfsbrede patronen. Operationele druk ondermijnt de consistentie van de procedures bij het personeel van aannemers op manieren die onzichtbaar blijven voor bestuursmodellen die naleving beoordelen op geplande inspectiemomenten in plaats van het operationele gedrag continu te monitoren. Correctieve maatregelen slagen er herhaaldelijk niet in om structurele veiligheidsrisico’s te verminderen, niet omdat de individuele maatregelen ontoereikend zijn, maar omdat het bestuursmodel de effectiviteit van correctieve maatregelen niet koppelt aan de risicobeoordeling, die voortdurend zou moeten worden bijgesteld op basis van de uitkomsten daarvan. Ecosystemen van aannemers introduceren verborgen operationele risico’s, aangezien individuele aannemers veiligheidsgedrag en -praktijken van de ene operationele omgeving naar de andere overbrengen op manieren die het bestuursmodel van de opdrachtgever niet kan volgen.

Tegelijkertijd neemt de externe druk op leidinggevenden om verantwoording af te leggen over het veiligheidsbeleid in alle sectoren toe. Regelgevingskaders in diverse rechtsgebieden breiden de persoonlijke aansprakelijkheid van leidinggevenden uit bij tekortkomingen op het gebied van veiligheid op de werkplek. Institutionele beleggers nemen de capaciteit op het gebied van veiligheidsbeheer voor het personeel mee in hun risicobeoordelingen van ondernemingen. Klanten en partners in de toeleveringsketen eisen aantoonbaar veiligheidsbeheer in plaats van louter een certificeringsstatus. De verwachtingen ten aanzien van de verantwoordelijkheid van leidinggevenden op het gebied van veiligheid zijn steeds meer gericht op continue operationele prestaties in plaats van op het periodiek aantonen van naleving.

Daarom beschouwen volwassen organisaties ISO 45001 steeds vaker niet als een verplichting op het gebied van veiligheid op de werkplek, maar als een strategisch instrument voor operationeel bestuur dat de veerkracht van de onderneming zelf ondersteunt, en met name als een instrument dat de mensen beschermt van wie de operationele prestaties van de organisatie afhangen.

Van naleving van veiligheidsvoorschriften op de werkplek tot operationele veiligheidsinformatie

ISO 45001 verliest niet aan relevantie, nu de werkomgevingen steeds complexer worden en het personeelsbestand steeds meer verspreid en gevarieerd is.

Het wordt juist strategisch steeds belangrijker omdat de omgevingen die het moet beheersen complexer, veranderlijker en dynamischer zijn dan waarvoor het oorspronkelijke nalevingsmodel van de norm was ontworpen.

De organisaties die ISO 45001 nog steeds voornamelijk beschouwen als een kader voor de naleving van veiligheidsvoorschriften op de werkplek, zullen in toenemende mate merken dat ze een veiligheidsbeleid hanteren dat weliswaar geschikt was voor een eerdere bedrijfsopzet, terwijl hun daadwerkelijke veiligheidsrisico’s zich op een manier ontwikkelen die het bestuursmodel niet snel genoeg kan detecteren om ernstig letsel te voorkomen. Naarmate de ecosystemen van aannemers complexer worden, de productiedruk toeneemt en het gebruik van tijdelijke arbeidskrachten steeds gangbaarder wordt, zal de kloof tussen een op naleving gericht veiligheidsbeheersysteem en de operationele realiteit die het hoort te beheersen, steeds groter worden.

De organisaties die ISO 45001 omzetten in een gecoördineerd systeem voor operationele veiligheidsinformatie, zullen iets veel waardevollers verwerven dan alleen een certificeringsstatus. Ze krijgen continu en in realtime inzicht in hoe veiligheidsrisico's zich binnen hun operationele omgeving ontwikkelen, de mogelijkheid om in te grijpen bij opkomende veiligheidsrisico's voordat deze schade veroorzaken, en een bestuursarchitectuur die sterker wordt in plaats van te worstelen naarmate de operationele complexiteit en de variabiliteit van het personeelsbestand toenemen.

In steeds complexere operationele omgevingen wordt die continue operationele veiligheidsinformatie in hoog tempo een van de belangrijkste voordelen op het gebied van governance die een organisatie kan opbouwen. Niet omdat het de voorbereiding op audits of de naleving van regelgeving verbetert, maar omdat het de mensen beschermt voor wie het governancesysteem uiteindelijk is ontworpen.