Comment GEODIS UK a remplacé les processus papier et SharePoint par une plateforme logicielle QHSE numérique afin d'améliorer la gestion de la qualité et la visibilité organisationnelle.
GEODIS fournit des services complexes de logistique et de chaîne d'approvisionnement pour lesquels une gestion structurée de la qualité est essentielle. Avec l'expansion des opérations au Royaume-Uni, la documentation papier et les systèmes SharePoint ont rendu difficile le maintien de la visibilité et du contrôle entre les départements. GEODIS a mis en place Bizzmine comme plateforme logicielle QHSE pour centraliser la gestion de la qualité, standardiser les flux de travail et renforcer la responsabilité. Aujourd'hui, tous les départements opèrent au sein d'un système connecté pour les non-conformités, les CAPA, la gestion des risques et le contrôle des changements. Cette étude de cas explique comment GEODIS UK utilise le logiciel de système de gestion de la qualité Bizzmine pour :
remplacer les processus de gestion de la qualité basés sur le papier
centraliser la gestion des non-conformités et des CAPA
normaliser les flux de travail relatifs à la qualité dans les différents services
améliorer la traçabilité des procédures et de la documentation
renforcer la culture de la qualité et la responsabilité opérationnelle
GEODIS est un prestataire logistique mondial qui fournit des services complexes de chaîne d'approvisionnement dans de multiples secteurs. L'organisation exploite de vastes réseaux logistiques où la cohérence des processus et la gestion de la qualité sont essentielles à la performance opérationnelle et à la conformité réglementaire.
Jenna Cordery, responsable qualité chez GEODIS UK :
"Tous les départements utilisent le logiciel Bizzmine. Nous sommes en train d'intégrer l'ensemble du système dans tout le Royaume-Uni afin que la gestion de la qualité soit cohérente dans toutes nos fonctions".
Pour les organisations qui exploitent de vastes réseaux logistiques, il est essentiel de maintenir une visibilité claire des processus, de la documentation et des actions correctives.
Avant de mettre en œuvre une plateforme QHSE numérique, GEODIS UK s'appuyait sur une documentation papier combinée à des systèmes SharePoint pour gérer les processus de qualité. Jenna Cordery : "Nos plus grandes difficultés étaient d'ordre organisationnel. Avant Bizzmine, nous nous appuyions sur un système papier combiné à SharePoint, et il était extrêmement difficile de garder le contrôle de la gestion de la qualité compte tenu de la taille de notre organisation".
Cette structure fragmentée a créé des difficultés pour maintenir la visibilité entre les départements : "Le suivi des processus, de la documentation et des actions correctives exigeait un suivi constant. Il était difficile d'avoir une vue d'ensemble claire."
L'organisation avait besoin d'un système structuré qui centraliserait les processus de qualité et soutiendrait une exécution cohérente dans tous les départements : "Nous avions besoin d'une solution qui nous permettrait de gérer la qualité dans l'ensemble de l'organisation tout en améliorant la visibilité et la responsabilité", conclut Jenna.
GEODIS a mis en place Bizzmine comme plateforme logicielle QHSE numérique pour gérer les processus de qualité et relier les départements au sein d'un système structuré. Bizzmine apporte la gestion de la qualité et l'excellence commerciale au sein de chaque département. Il garantit que tout le monde est impliqué dans le maintien des normes de qualité".
La plateforme a introduit des flux de travail structurés pour la gestion des non-conformités, les processus CAPA, la gestion des risques et le contrôle des changements : "Les responsables fonctionnels assument désormais la responsabilité des non-conformités, des actions correctives, de la gestion des risques et du contrôle des changements. Cela a considérablement amélioré la façon dont la qualité est gérée".
Le contrôle des documents et la distribution des procédures sont également gérés au sein de la plateforme : "La distribution des processus est très simple. Nous disposons d'une traçabilité complète sur les personnes qui ont reçu, lu et compris les procédures spécifiques.
Depuis la mise en œuvre de Bizzmine, GEODIS UK a considérablement amélioré la visibilité et la responsabilité au sein de ses processus de gestion de la qualité. "La gestion de la qualité au sein de Bizzmine est entièrement connectée et fournit une visibilité et une traçabilité complètes à travers les processus.
La plateforme renforce également l'appropriation des processus de qualité par l'organisation. "Les responsables fonctionnels assument désormais la responsabilité de leurs processus. Cela a renforcé notre culture de la qualité dans l'ensemble de l'organisation".
Les organismes de réglementation et de certification ont également réagi positivement au système structuré : "Les organismes de réglementation n'ont eu que des éloges pour notre approche de la gestion de la qualité depuis la mise en œuvre de Bizzmine".
Principaux résultats après la mise en œuvre de Bizzmine
Adoption de la gestion de la qualité dans tous les services
Remplacement des processus papier et SharePoint par une plateforme unique
Gestion centralisée des CAPA et de la non-conformité
Traçabilité complète des procédures et des mises à jour de processus
Amélioration de la culture de la qualité au sein des équipes fonctionnelles
"Si vous envisagez d'utiliser Bizzmine, je vous conseille de le faire. Vous n'avez plus besoin de compter sur des calendriers, des rappels ou un suivi constant. Les flux de travail intégrés facilitent grandement le travail d'un gestionnaire de la qualité.
GEODIS UK a mis en œuvre la plateforme numérique QHSE par le biais d'une transformation structurée axée sur le remplacement des processus fragmentés de gestion de la qualité : "La première étape a consisté à remplacer les processus papier et SharePoint par une plateforme structurée unique".
La plateforme a été configurée pour prendre en charge les flux de travail liés à la qualité, tels que la gestion des CAPA, les rapports de non-conformité et le contrôle des documents : "Une fois la plateforme mise en œuvre, les départements de l'organisation ont commencé à utiliser les mêmes flux de travail et les mêmes processus".
L'adoption par l'ensemble de l'organisation a permis à GEODIS d'intégrer la gestion de la qualité dans les processus opérationnels quotidiens : "Le système garantit que les processus de qualité font partie du travail quotidien plutôt que d'être gérés séparément".
De nombreuses organisations gèrent les processus de qualité à l'aide de feuilles de calcul, de documents et de systèmes déconnectés les uns des autres. Une plateforme QHSE unifiée nous permet de gérer les processus de qualité dans l'ensemble de l'organisation avec une bien meilleure visibilité et une plus grande responsabilité.
Les logiciels de gestion de la qualité aident les organisations à gérer les processus de qualité tels que les non-conformités, la gestion CAPA, le contrôle des documents et les audits au sein d'une plateforme numérique.
La gestion numérique de la qualité améliore la visibilité des processus, réduit l'administration manuelle et garantit un suivi cohérent des actions correctives et des activités de conformité.
Le logiciel CAPA garantit que les non-conformités et les actions correctives sont documentées, attribuées et suivies de manière systématique. Cela permet aux organisations de résoudre les problèmes plus rapidement et d'éviter qu'ils ne se reproduisent.
Les entreprises mettent en place une plate-forme logicielle centralisée de gestion de la qualité qui définit des flux de travail standard pour les non-conformités, les actions correctives et la gestion des documents dans tous les services.
Les logiciels de gestion de la qualité sont largement utilisés dans les secteurs de la logistique, de la fabrication, des produits pharmaceutiques, des produits chimiques et de la production alimentaire, où les organisations doivent maintenir des processus structurés de qualité et de conformité.
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