Cómo GEODIS UK sustituyó el papel y los procesos SharePoint por una plataforma de software QHSE digital para mejorar la gestión de la calidad y la visibilidad organizativa.
GEODIS presta servicios complejos de logística y cadena de suministro en los que la gestión estructurada de la calidad es esencial. A medida que las operaciones se expandían en el Reino Unido, la documentación en papel y los sistemas SharePoint dificultaban el mantenimiento de la visibilidad y el control en todos los departamentos. GEODIS implementó Bizzmine como su plataforma digital de software QHSE para centralizar la gestión de la calidad, estandarizar los flujos de trabajo y reforzar la responsabilidad. Hoy en día, todos los departamentos operan dentro de un sistema conectado para no conformidades, CAPA, gestión de riesgos y control de cambios. Este caso práctico explica cómo GEODIS Reino Unido utiliza el software del sistema de gestión de calidad Bizzmine para:
sustituir los procesos de gestión de la calidad basados en papel
centralizar la gestión de no conformidades y CAPA
normalizar los flujos de trabajo de calidad en todos los departamentos
mejorar la trazabilidad de los procedimientos y la documentación
reforzar la cultura de la calidad y la responsabilidad operativa
GEODIS es un proveedor logístico mundial que presta servicios complejos de cadena de suministro en múltiples sectores. La organización opera grandes redes logísticas en las que los procesos coherentes y la gestión de la calidad son esenciales para el rendimiento operativo y el cumplimiento de la normativa.
Jenna Cordery, Directora de Calidad de GEODIS Reino Unido:
"Todos los departamentos están utilizando el software Bizzmine. Estamos integrando todo el sistema en todo el Reino Unido para que la gestión de la calidad sea coherente en todas nuestras funciones."
Para las organizaciones que gestionan grandes redes logísticas, es fundamental mantener una visibilidad clara de los procesos, la documentación y las medidas correctoras.
Antes de implementar una plataforma digital QHSE, GEODIS Reino Unido dependía de la documentación en papel combinada con sistemas SharePoint para gestionar los procesos de calidad. Jenna Cordery: "Nuestros mayores problemas eran organizativos. Antes de Bizzmine dependíamos de un sistema basado en papel combinado con SharePoint, y era extremadamente difícil mantener el control de la gestión de la calidad con el tamaño de nuestra organización."
Esta estructura fragmentada creaba dificultades para mantener la visibilidad en todos los departamentos: "El seguimiento de los procesos, la documentación y las medidas correctivas exigía un seguimiento constante. Era difícil mantener una visión de conjunto clara".
La organización necesitaba un sistema estructurado que centralizara los procesos de calidad y apoyara una ejecución coherente en todos los departamentos: "Necesitábamos una solución que nos permitiera gestionar la calidad en toda la organización, mejorando al mismo tiempo la visibilidad y la responsabilidad", concluyó Jenna.
GEODIS implementó Bizzmine como su plataforma de software digital QHSE para gestionar los procesos de calidad y conectar los departamentos dentro de un sistema estructurado. "Bizzmine lleva la gestión de la calidad y la excelencia empresarial al ámbito de cada departamento. Garantiza que todo el mundo esté implicado en el mantenimiento de los estándares de calidad."
La plataforma introdujo flujos de trabajo estructurados para la gestión de las no conformidades, los procesos CAPA, la gestión de riesgos y el control de cambios. "Los propietarios funcionales asumen ahora la responsabilidad de las no conformidades, las acciones correctivas, la gestión de riesgos y el control de cambios. Esto ha mejorado notablemente la gestión de la calidad".
El control de documentos y la distribución de procedimientos también se gestionan dentro de la plataforma: "La distribución de procedimientos es muy sencilla. Tenemos una trazabilidad completa sobre quién ha recibido, leído y comprendido procedimientos específicos."
Desde la implementación de Bizzmine, GEODIS Reino Unido ha mejorado significativamente la visibilidad y la responsabilidad dentro de sus procesos de gestión de calidad. "La gestión de la calidad dentro de Bizzmine está totalmente conectada y proporciona una visibilidad y trazabilidad completas en todos los procesos".
La plataforma también refuerza la propiedad organizativa de los procesos de calidad. "Los responsables funcionales asumen ahora la responsabilidad de sus procesos. Eso ha reforzado nuestra cultura de la calidad en toda la organización".
Los organismos reguladores y de certificación también han respondido positivamente al sistema estructurado: "Los organismos reguladores no han hecho más que elogiar nuestro enfoque de gestión de calidad desde que implantamos Bizzmine".
Principales resultados tras la implantación de Bizzmine
Adopción de la gestión de calidad en todos los departamentos
Sustitución de los procesos en papel y SharePoint por una única plataforma
CAPA centralizado y gestión de la no conformidad
Trazabilidad completa de los procedimientos y actualizaciones de procesos
Mejora de la cultura de la calidad en todos los equipos funcionales
"Si está considerando Bizzmine, le diría que lo haga. Ya no es necesario depender de calendarios, recordatorios o un seguimiento constante. Los flujos de trabajo integrados facilitan enormemente la labor de un gestor de calidad."
GEODIS Reino Unido implementó la plataforma digital QHSE a través de una transformación estructurada centrada en la sustitución de los procesos fragmentados de gestión de la calidad. "El primer paso fue sustituir los procesos basados en papel y SharePoint por una única plataforma estructurada."
La plataforma se configuró para dar soporte a flujos de trabajo de calidad como la gestión de CAPA, los informes de no conformidad y el control de documentos. "Una vez implantada la plataforma, los departamentos de toda la organización empezaron a utilizar los mismos flujos de trabajo y procesos".
La adopción en toda la organización permitió a GEODIS integrar la gestión de la calidad en los procesos operativos diarios. "El sistema garantiza que los procesos de calidad formen parte del trabajo diario en lugar de ser algo que se gestiona por separado".
Muchas organizaciones gestionan los procesos de calidad mediante una mezcla de hojas de cálculo, documentos y sistemas desconectados. A medida que las organizaciones crecen, este enfoque limita la visibilidad y crea complejidad administrativa. "Una plataforma QHSE unificada nos permite gestionar los procesos de calidad en toda la organización con mucha más visibilidad y responsabilidad".
El software del sistema de gestión de la calidad ayuda a las organizaciones a gestionar procesos de calidad como las no conformidades, la gestión CAPA, el control de documentos y las auditorías dentro de una plataforma digital.
La gestión digital de la calidad mejora la visibilidad de los procesos, reduce la administración manual y garantiza un seguimiento coherente de las acciones correctivas y las actividades de cumplimiento.
El software CAPA garantiza la documentación, asignación y seguimiento sistemático de las no conformidades y las acciones correctivas. Esto ayuda a las organizaciones a resolver los problemas más rápidamente y a evitar que se repitan.
Las empresas implantan una plataforma de software de gestión de la calidad centralizada que define flujos de trabajo estándar para no conformidades, acciones correctivas y gestión de documentos en todos los departamentos.
El software de gestión de calidad se utiliza ampliamente en logística, fabricación, industria farmacéutica, química y alimentaria, donde las organizaciones deben mantener procesos estructurados de calidad y conformidad.
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