Comment De Ruyter Training & Consultancy a remplacé les feuilles de calcul par une plateforme QHSE numérique et a réduit la préparation des audits de plusieurs semaines à six heures.
De Ruyter Training & Consultancy prépare les professionnels qui travaillent dans des environnements maritimes et offshore à haut risque. L'organisation propose des formations en matière de sécurité, d'intervention d'urgence et de médecine pour le personnel travaillant en mer, sur les plates-formes offshore et dans l'industrie éolienne. Au fur et à mesure que l'organisation se développait et que les exigences en matière d'accréditation augmentaient, la gestion des processus QHSE à l'aide de feuilles de calcul devenait inefficace et difficilement extensible.
Ce que montre cette étude de cas
Cette étude de cas explique comment De Ruyter Training & Consultancy utilise le logiciel QHSE de Bizzmine pour centraliser la conformité ISO, la gestion de l'accréditation et les processus de qualité dans une seule plateforme numérique :
remplacer les feuilles de calcul fragmentées et les fichiers manuels par des flux de travail QHSE structurés
automatiser le suivi des accréditations, les résultats des audits et la gestion des actions correctives
normaliser le contrôle des documents, la gestion de la maintenance et les procédures opérationnelles
améliorer la transparence grâce à des tableaux de bord, des notifications et une gestion partagée des tâches
réduire le temps de préparation des audits et maintenir une visibilité totale sur plusieurs sites de formation.
Impact opérationnel après l'implémentation de la plateforme logicielle QHSE de Bizzmine
De Ruiter Training & Consultancy (DRTC) est un institut de formation international implanté à Groningue, Flessingue et Curaçao. L'organisation propose des formations maritimes et industrielles aux professionnels travaillant en mer, dans l'industrie éolienne ou en mer. Les programmes de formation sont axés sur les procédures de sécurité, la réponse médicale et la préparation aux situations d'urgence.
Mick Kraeima, responsable QHSE et directeur de site chez DRTC : "Nous dispensons des formations axées sur la sécurité, les soins médicaux et les interventions d'urgence. En bref, nous veillons à ce que les gens soient préparés à tout ce qui peut arriver en mer".
L'organisation emploie une soixantaine de personnes et gère environ soixante-dix accréditations émanant de diverses autorités. Le maintien d'une qualité constante et d'une conformité réglementaire est essentiel. La DRTC est certifiée ISO 9001 et se prépare à obtenir les certifications ISO 14001 et ISO 27001.
Avant l'adoption d'une plateforme QHSE numérique, la plupart des processus de DRTC reposaient sur des feuilles de calcul, des formulaires et des dossiers tenus manuellement. Au fur et à mesure de la croissance de l'organisation, cette structure fragmentée a rendu difficile le maintien de la supervision et la standardisation des processus.
Mick Kraeima : "Tout devenait plus professionnel, mais nous travaillions encore avec des feuilles de calcul qu'il fallait télécharger, remplir et scanner. C'était une énorme quantité de travail qui pouvait facilement être automatisée".
Chaque processus avait souvent son propre emplacement de documentation. Les accréditations, les résultats des audits et les actions correctives étaient suivis dans des dossiers et des fichiers distincts. Cela créait des frictions opérationnelles et rendait plus difficile l'établissement de rapports clairs.
"Dans une feuille de calcul, nous suivions les accréditations, dans un autre dossier, nous conservions les résultats des audits et ailleurs, nous stockions les actions. L'organisation avait besoin d'une solution structurée capable de soutenir sa croissance tout en améliorant la visibilité opérationnelle : "Nous voulions nous éloigner de l'approche fragmentée basée sur Excel et tout regrouper dans un seul système. Les processus devaient fonctionner ensemble et l'automatisation devait réduire le travail manuel.
DRTC a évalué plusieurs plateformes logicielles avant de choisir Bizzmine comme plateforme numérique QHSE. La décision s'est concentrée sur l'évolutivité, la flexibilité et la capacité à gérer les processus de manière centralisée.
Mick Kraeima : "Ce qui m'importait, c'était la capacité à anticiper. Nous pouvions explorer différents scénarios de croissance et comprendre comment le système continuerait à s'adapter à notre organisation."
Bizzmine a introduit une plateforme logicielle QHSE centralisée qui prend en charge le contrôle des documents, le suivi des accréditations, la gestion de la maintenance et les flux de travail liés à la qualité. Au lieu de gérer des fichiers isolés, DRTC opère désormais au sein d'un environnement logiciel intégré de gestion de la qualité. La plateforme offre également une automatisation des flux de travail, des notifications et des tableaux de bord visuels qui donnent aux équipes une vue d'ensemble claire des tâches et des responsabilités.
"Bizzmine nous permet d'évoluer sans ajouter constamment des coûts supplémentaires. Si vous vous y connaissez en back-end, vous pouvez construire vous-même ce dont vous avez besoin. Vous n'avez pas besoin de dépendre d'un fournisseur pour chaque changement.
L'accès mobile et les processus axés sur le flux de travail rendent également le système pratique pour les opérations quotidiennes. Les membres du personnel peuvent accéder aux mêmes tableaux de bord et voir immédiatement quelles actions nécessitent une attention particulière.
"Tout le monde voit le même tableau de bord et sait ce qu'il faut faire. Ce niveau de transparence facilite grandement la coordination. L'assistance à la mise en œuvre a également joué un rôle important dans le déploiement : "L'assistance a été excellente et proactive. Les gens ont vraiment réfléchi avec nous pour s'assurer que la solution répondait à nos besoins.
Depuis la mise en œuvre de Bizzmine, DRTC a considérablement amélioré la façon dont elle gère les processus QHSE. Le suivi des accréditations est désormais entièrement automatisé et lié aux résultats des audits et aux actions correctives.
"Auparavant, nous avions plusieurs fichiers pour suivre les accréditations et les résultats des audits. Désormais, tout est dans Bizzmine avec des flux de travail, des notifications automatiques et des tableaux de bord" L'efficacité opérationnelle s'est améliorée immédiatement après la mise en œuvre. Les tâches qui nécessitaient auparavant une administration manuelle importante ne requièrent plus que quelques étapes.
"Ce qui nécessitait environ 200 clics n'en nécessite plus que 4.
Le contrôle des documents, la gestion de la maintenance et les dossiers du personnel sont également gérés au sein de la plateforme. Lors d'audits ou d'inspections, les informations peuvent être présentées rapidement et de manière cohérente : "Lors des inspections, nous pouvons présenter toutes les informations pertinentes en quelques clics. Tout est organisé et accessible.
L'amélioration la plus visible s'est produite lors de la préparation de l'audit ISO 9001.
"Nous avons préparé l'ensemble de l'audit ISO 9001 en six heures. Nous n'avons eu aucune non-conformité et aucune observation. Avant Bizzmine, la préparation prenait des semaines.
"Nous avons préparé l'ensemble de l'audit ISO 9001 en six heures. Nous n'avons eu aucune non-conformité et aucune observation. Avant Bizzmine, la préparation prenait des semaines.
La DRTC a abordé la transformation numérique en plusieurs phases afin de s'assurer que la nouvelle plateforme s'aligne sur les processus opérationnels. La première phase s'est concentrée sur l'analyse des flux de travail existants et sur l'identification des possibilités d'automatisation. Les processus basés sur Excel ont été cartographiés et repensés au sein de la plateforme.
La deuxième phase s'est concentrée sur la configuration de la plateforme numérique QHSE pour soutenir le suivi des accréditations, le contrôle des documents et la gestion de la maintenance. Des tableaux de bord et des flux de travail ont été créés pour s'assurer que les responsabilités étaient clairement visibles au sein des équipes.
La phase finale s'est concentrée sur l'adoption à l'échelle de l'organisation. Les équipes ont été formées à l'utilisation de la plateforme et les processus ont été normalisés dans tous les sites. Mick Kraeima souligne que la réussite de la mise en œuvre dépend de l'engagement de l'organisation : "Étudiez la documentation du service d'assistance et apprenez le système comme si vous vous prépariez à un examen. Constituez une équipe de personnes curieuses et qui aiment réfléchir aux améliorations à apporter.
Dans les secteurs réglementés, de nombreuses organisations s'appuient encore sur des feuilles de calcul et des outils déconnectés pour gérer les processus QHSE. Au fur et à mesure que la complexité des opérations augmente, cette approche devient difficile à maintenir.
Une plateforme logicielle QHSE unifiée permet aux organisations de standardiser les processus, d'automatiser les rapports et de maintenir une visibilité totale à travers les sites et les départements. L'expérience de DRTC montre comment le remplacement d'outils fragmentés par un système intégré améliore la gestion de la conformité tout en réduisant l'administration manuelle.
Le logiciel QHSE est une plateforme numérique qui aide les organisations à gérer les processus liés à la qualité, à la santé, à la sécurité et à l'environnement. Il centralise les rapports d'incidents, les audits, la gestion des risques, le contrôle des documents et la gestion de la conformité.
La gestion numérique du QHSE améliore la visibilité opérationnelle, réduit l'administration manuelle et normalise les processus sur plusieurs sites. Elle simplifie également la conformité aux normes ISO et la préparation des audits.
Le logiciel de signalement des incidents permet aux employés de signaler rapidement les observations et les incidents liés à la sécurité. Les organisations bénéficient d'une visibilité en temps réel des risques et peuvent prendre des mesures correctives plus rapidement.
Les entreprises utilisent une plateforme logicielle QHSE centrale telle que Bizzmine pour définir des flux de travail standard, des politiques et des structures de reporting. Les équipes locales suivent les mêmes processus tout en conservant une flexibilité limitée pour les besoins spécifiques du site.
Les industries soumises à des exigences réglementaires strictes utilisent souvent des logiciels QHSE. Il s'agit par exemple des services maritimes, du pétrole et du gaz, des produits chimiques, des produits pharmaceutiques, de la logistique, de la production alimentaire et de l'industrie manufacturière.
Rejoignez des centaines d'organisations qui font passer leur conformité et leur sécurité à un niveau supérieur grâce à Bizzmine.
