Wie De Ruyter Training & Consultancy Tabellenkalkulationen durch eine digitale QHSE-Plattform ersetzt und die Auditvorbereitung von Wochen auf sechs Stunden reduziert hat.
De Ruyter Training & Consultancy bereitet Fachleute vor, die in hochriskanten maritimen und Offshore-Umgebungen arbeiten. Das Unternehmen bietet Sicherheits-, Notfall- und medizinische Schulungen für Personal an, das auf See, auf Offshore-Plattformen und in der Windindustrie arbeitet. Als das Unternehmen expandierte und die Akkreditierungsanforderungen zunahmen, wurde die Verwaltung der QHSE-Prozesse mit Hilfe von Tabellenkalkulationen ineffizient und schwer skalierbar.
Was diese Fallstudie zeigt
Diese Fallstudie erklärt, wie De Ruyter Training & Consultancy die Bizzmine QHSE-Software nutzt, um die ISO-Konformität, das Akkreditierungsmanagement und die Qualitätsprozesse in einer digitalen Plattform zu zentralisieren:
Ersetzen fragmentierter Tabellen und manueller Dateien durch strukturierte QHSE-Workflows
Automatisierung der Verfolgung von Akkreditierungen, Auditergebnissen und der Verwaltung von Korrekturmaßnahmen
Standardisierung von Dokumentenkontrolle, Instandhaltungsmanagement und Betriebsverfahren
Verbesserung der Transparenz durch Dashboards, Benachrichtigungen und gemeinsames Aufgabenmanagement
Verkürzung der Vorbereitungszeit für Audits und volle Transparenz über mehrere Schulungsstandorte hinweg
Betriebliche Auswirkungen nach Einführung der Bizzmine QHSE-Softwareplattform
De Ruiter Training & Consultancy (DRTC) ist ein internationales Ausbildungsinstitut mit Standorten in Groningen, Vlissingen und Curaçao. Die Organisation bietet maritime und industrielle Schulungen für Fachleute an, die im Offshore-Bereich, in der Windindustrie oder auf See arbeiten. Die Schulungsprogramme konzentrieren sich auf Sicherheitsverfahren, medizinische Maßnahmen und Notfallvorbereitung.
Mick Kraeima, QHSE-Manager und Standortleiter bei DRTC: "Wir bieten Schulungen an, die sich auf Sicherheit, medizinische Versorgung und Notfallmaßnahmen konzentrieren. Kurz gesagt, wir sorgen dafür, dass die Menschen auf alles vorbereitet sind, was auf See passieren kann."
Die Organisation beschäftigt rund sechzig Mitarbeiter und verwaltet etwa siebzig Akkreditierungen von verschiedenen Behörden. Die Aufrechterhaltung einer gleichbleibenden Qualität und die Einhaltung von Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung. DRTC ist nach ISO 9001 zertifiziert und bereitet sich auf die Zertifizierung nach ISO 14001 und ISO 27001 vor.
Vor der Einführung einer digitalen QHSE-Plattform basierten die meisten Prozesse bei DRTC auf Tabellenkalkulationen, Formularen und manuell gepflegten Dateien. Als das Unternehmen wuchs, machte es diese fragmentierte Struktur schwierig, den Überblick zu behalten und Prozesse zu standardisieren.
Mick Kraeima: "Alles wurde professioneller, aber wir arbeiteten immer noch mit Tabellenkalkulationen, die heruntergeladen, ausgefüllt und eingescannt werden mussten. Das war ein enormer Arbeitsaufwand, der leicht automatisiert werden konnte."
Jeder Prozess hatte oft seinen eigenen Dokumentationsort. Akkreditierungen, Auditergebnisse und Korrekturmaßnahmen wurden in separaten Ordnern und Dateien verfolgt. Dies führte zu betrieblichen Reibungsverlusten und erschwerte die Erstellung klarer Berichte.
"In einer Tabellenkalkulation verfolgten wir die Akkreditierungen, in einem anderen Ordner hielten wir die Prüfungsergebnisse fest und irgendwo anders speicherten wir die Maßnahmen. Das funktionierte zwar, war aber ineffizient und schwer zu skalieren." Die Organisation benötigte eine strukturierte Lösung, die weiteres Wachstum unterstützen und gleichzeitig die betriebliche Transparenz verbessern sollte. "Wir wollten weg von dem fragmentierten, auf Excel basierenden Ansatz und alles in einem System zusammenführen. Die Prozesse mussten zusammenarbeiten, und die Automatisierung sollte die manuelle Arbeit reduzieren."
DRTC prüfte mehrere Softwareplattformen, bevor es sich für Bizzmine als digitale QHSE-Plattform entschied. Im Mittelpunkt der Entscheidung standen Skalierbarkeit, Flexibilität und die Möglichkeit, Prozesse zentral zu verwalten.
Mick Kraeima: "Für mich war es wichtig, dass wir vorausschauend denken können. Wir konnten verschiedene Wachstumsszenarien untersuchen und verstehen, wie das System weiterhin zu unserer Organisation passen würde."
Bizzmine führte eine zentralisierte QHSE-Softwareplattform ein, die die Dokumentenkontrolle, die Verfolgung von Akkreditierungen, das Instandhaltungsmanagement und Qualitätsworkflows unterstützt. Anstatt isolierte Dateien zu verwalten, arbeitet DRTC nun innerhalb einer integrierten Softwareumgebung für das Qualitätsmanagementsystem. Die Plattform bietet außerdem Workflow-Automatisierung, Benachrichtigungen und visuelle Dashboards, die den Teams einen klaren Überblick über Aufgaben und Verantwortlichkeiten geben.
"Bizzmine ermöglicht es uns, zu skalieren, ohne ständig zusätzliche Kosten zu verursachen. Wenn man sich mit dem Backend auskennt, kann man das, was man braucht, selbst erstellen. Man muss nicht bei jeder Änderung auf einen Lieferanten angewiesen sein.
Der mobile Zugriff und die workflowgesteuerten Prozesse machen das System auch für den täglichen Betrieb praktisch. Die Mitarbeiter können auf dieselben Dashboards zugreifen und sofort sehen, welche Maßnahmen Aufmerksamkeit erfordern.
"Alle sehen das gleiche Dashboard und wissen, was zu tun ist. Dieses Maß an Transparenz macht die Koordination viel einfacher." Auch der Implementierungssupport spielte eine wichtige Rolle bei der Einführung: "Der Support war hervorragend und proaktiv. Die Mitarbeiter haben wirklich mit uns mitgedacht, um sicherzustellen, dass die Lösung unseren Anforderungen entspricht.
Seit der Einführung von Bizzmine hat DRTC die Art und Weise, wie es seine QHSE-Prozesse verwaltet, erheblich verbessert. Die Verfolgung der Akkreditierung ist nun vollständig automatisiert und mit den Audit-Ergebnissen und Korrekturmaßnahmen verbunden.
"In der Vergangenheit hatten wir mehrere Dateien, um Akkreditierungen und Auditergebnisse zu verfolgen. Jetzt befindet sich alles in Bizzmine mit Workflows, automatischen Benachrichtigungen und Dashboards." Die betriebliche Effizienz verbesserte sich unmittelbar nach der Implementierung. Aufgaben, die zuvor eine umfangreiche manuelle Verwaltung erforderten, erfordern jetzt nur noch wenige Schritte.
"Was früher etwa 200 Klicks erforderte, braucht jetzt 4."
Auch die Dokumentenkontrolle, das Wartungsmanagement und die Personalakten werden über die Plattform verwaltet. Bei Audits oder Inspektionen können die Informationen schnell und konsistent dargestellt werden: "Bei Inspektionen können wir alle relevanten Informationen mit wenigen Klicks darstellen. Alles ist organisiert und zugänglich."
Die sichtbarste Verbesserung trat während der Vorbereitung auf das ISO 9001-Audit ein.
"Wir haben das gesamte ISO 9001-Audit in sechs Stunden vorbereitet. Wir hatten null Nichtkonformitäten und null Beobachtungen. Vor Bizzmine hat die Vorbereitung Wochen gedauert."
"Wir haben das gesamte ISO 9001-Audit in sechs Stunden vorbereitet. Wir hatten null Nichtkonformitäten und null Beobachtungen. Vor Bizzmine hat die Vorbereitung Wochen gedauert."
DRTC ging die digitale Transformation in mehreren Phasen an, um sicherzustellen, dass die neue Plattform mit den betrieblichen Abläufen übereinstimmt. Die erste Phase konzentrierte sich auf die Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe und die Ermittlung von Möglichkeiten zur Automatisierung. Excel-basierte Prozesse wurden in der Plattform abgebildet und umgestaltet.
Die zweite Phase konzentrierte sich auf die Konfiguration der digitalen QHSE-Plattform zur Unterstützung der Akkreditierungsverfolgung, der Dokumentenkontrolle und des Wartungsmanagements. Es wurden Dashboards und Arbeitsabläufe erstellt, um sicherzustellen, dass die Zuständigkeiten in allen Teams klar erkennbar sind.
Die letzte Phase konzentrierte sich auf die unternehmensweite Einführung. Die Teams wurden für die Arbeit mit der Plattform geschult und die Prozesse wurden standortübergreifend standardisiert. Mick Kraeima betont, dass eine erfolgreiche Implementierung vom Engagement der Organisation abhängt: "Studieren Sie die Helpdesk-Dokumentation und lernen Sie das System, als ob Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten würden. Stellen Sie ein Team von Leuten zusammen, die neugierig sind und gerne über Verbesserungen nachdenken.
Viele Unternehmen in regulierten Branchen verlassen sich bei der Verwaltung von QHSE-Prozessen immer noch auf Tabellenkalkulationen und unzusammenhängende Tools. Da die betriebliche Komplexität zunimmt, ist dieser Ansatz nur schwer aufrechtzuerhalten.
Eine einheitliche QHSE-Softwareplattform ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zu standardisieren, die Berichterstattung zu automatisieren und eine vollständige Transparenz über Standorte und Abteilungen hinweg zu erhalten. Die Erfahrung von DRTC zeigt, wie der Ersatz fragmentierter Tools durch ein integriertes System das Compliance-Management verbessert und gleichzeitig die manuelle Verwaltung reduziert.
QHSE-Software ist eine digitale Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung von Qualitäts-, Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltprozessen unterstützt. Sie zentralisiert die Berichterstattung über Vorfälle, Audits, Risikomanagement, Dokumentenkontrolle und Compliance-Management.
Das digitale QHSE-Management verbessert die betriebliche Transparenz, verringert den manuellen Verwaltungsaufwand und standardisiert die Prozesse an mehreren Standorten. Außerdem vereinfacht es die Einhaltung der ISO-Vorschriften und die Vorbereitung auf Audits.
Die Software zur Meldung von Vorfällen ermöglicht es den Mitarbeitern, Sicherheitsbeobachtungen und Vorfälle schnell zu melden. Unternehmen erhalten so in Echtzeit Einblick in Risiken und können schneller Abhilfemaßnahmen ergreifen.
Unternehmen nutzen eine zentrale QHSE-Softwareplattform wie Bizzmine, um Standardarbeitsabläufe, Richtlinien und Berichtsstrukturen zu definieren. Lokale Teams folgen denselben Prozessen, behalten aber eine begrenzte Flexibilität für standortspezifische Anforderungen.
Branchen mit strengen gesetzlichen Anforderungen verwenden häufig QHSE-Software. Beispiele sind maritime Dienstleistungen, Öl und Gas, Chemie, Pharmazie, Logistik, Lebensmittelproduktion und Fertigung.
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