Come De Ruyter Training & Consultancy ha sostituito i fogli di calcolo con una piattaforma digitale QHSE e ha ridotto la preparazione degli audit da settimane a sei ore.
De Ruyter Training & Consultancy prepara i professionisti che lavorano in ambienti marittimi e offshore ad alto rischio. L'organizzazione fornisce formazione in materia di sicurezza, risposta alle emergenze e medicina al personale che lavora in mare, sulle piattaforme offshore e nell'industria eolica. Con l'espansione dell'organizzazione e l'aumento dei requisiti di accreditamento, la gestione dei processi QHSE tramite fogli di calcolo è diventata inefficiente e difficile da scalare.
Cosa mostra questo caso di studio
Questo caso di studio spiega come De Ruyter Training & Consultancy utilizza il software QHSE di Bizzmine per centralizzare la conformità ISO, la gestione degli accreditamenti e i processi di qualità in un'unica piattaforma digitale:
sostituire fogli di calcolo e file manuali frammentati con flussi di lavoro QHSE strutturati
automatizzare il monitoraggio degli accreditamenti, i risultati degli audit e la gestione delle azioni correttive
standardizzare il controllo dei documenti, la gestione della manutenzione e le procedure operative
migliorare la trasparenza attraverso cruscotti, notifiche e gestione condivisa dei compiti
ridurre i tempi di preparazione agli audit e mantenere la piena visibilità su più sedi di formazione
Impatto operativo dopo l'implementazione della piattaforma software QHSE di Bizzmine
De Ruiter Training & Consultancy (DRTC) è un istituto di formazione internazionale con sedi a Groningen, Vlissingen e Curaçao. L'organizzazione offre formazione marittima e industriale per i professionisti che lavorano in mare aperto, nell'industria eolica o in mare. I programmi di formazione si concentrano sulle procedure di sicurezza, sulla risposta medica e sulla preparazione alle emergenze.
Mick Kraeima, responsabile QHSE e Site Manager di DRTC: "Forniamo formazione incentrata su sicurezza, assistenza medica e risposta alle emergenze. In breve, ci assicuriamo che le persone siano preparate a tutto ciò che può accadere in mare".
L'organizzazione impiega circa sessanta persone e gestisce circa settanta accreditamenti da parte di varie autorità. Il mantenimento di una qualità costante e della conformità normativa è essenziale. DRTC possiede la certificazione ISO 9001 e si sta preparando per le certificazioni ISO 14001 e ISO 27001.
Prima di adottare una piattaforma digitale QHSE, la maggior parte dei processi di DRTC si basava su fogli di calcolo, moduli e file gestiti manualmente. Con la crescita dell'organizzazione, questa struttura frammentata ha reso difficile mantenere la supervisione e standardizzare i processi.
Mick Kraeima: "Tutto stava diventando più professionale, ma lavoravamo ancora con fogli di calcolo che dovevano essere scaricati, compilati e scansionati. Si trattava di un'enorme quantità di lavoro che poteva essere facilmente automatizzato".
Ogni processo aveva spesso una propria documentazione. Gli accreditamenti, i risultati degli audit e le azioni correttive venivano tracciati in cartelle e file separati. Ciò creava attriti operativi e rendeva più difficile mantenere una reportistica chiara.
"In un foglio di calcolo tenevamo traccia degli accreditamenti, in un'altra cartella conservavamo i risultati degli audit e in un'altra ancora le azioni. L'organizzazione aveva bisogno di una soluzione strutturata in grado di supportare un'ulteriore crescita e di migliorare la visibilità operativa: "Volevamo abbandonare l'approccio frammentario basato su Excel e riunire tutto in un unico sistema. I processi dovevano funzionare insieme e l'automazione doveva ridurre il lavoro manuale".
DRTC ha valutato diverse piattaforme software prima di scegliere Bizzmine come piattaforma digitale QHSE. La decisione si è concentrata su scalabilità, flessibilità e capacità di gestire i processi a livello centrale.
Mick Kraeima: "Per me era importante la capacità di pensare al futuro. Potevamo esplorare diversi scenari di crescita e capire come il sistema avrebbe continuato ad adattarsi alla nostra organizzazione".
Bizzmine ha introdotto una piattaforma software QHSE centralizzata che supporta il controllo dei documenti, la tracciabilità degli accreditamenti, la gestione della manutenzione e i flussi di lavoro della qualità. Invece di gestire file isolati, DRTC opera ora all'interno di un unico ambiente software integrato per il sistema di gestione della qualità. La piattaforma fornisce anche l'automazione dei flussi di lavoro, notifiche e cruscotti visivi che danno ai team una chiara panoramica dei compiti e delle responsabilità.
"Bizzmine ci permette di scalare senza aggiungere costantemente costi aggiuntivi. Se si conosce bene il back-end, si può costruire da soli ciò che serve. Non si deve dipendere da un fornitore per ogni cambiamento".
L'accesso mobile e i processi guidati dal flusso di lavoro rendono il sistema pratico anche per le operazioni quotidiane. I membri del personale possono accedere agli stessi cruscotti e vedere immediatamente quali azioni richiedono attenzione.
"Tutti vedono lo stesso cruscotto e sanno cosa bisogna fare. Questo livello di trasparenza rende molto più facile il coordinamento". Anche il supporto all'implementazione ha svolto un ruolo importante: "L'assistenza è stata eccellente e proattiva. Le persone hanno davvero pensato insieme a noi per assicurarsi che la soluzione fosse adatta alle nostre esigenze".
Da quando ha implementato Bizzmine, DRTC ha migliorato significativamente il modo in cui gestisce i processi QHSE. Il monitoraggio degli accreditamenti è ora completamente automatizzato e collegato ai risultati degli audit e alle azioni correttive.
"In passato avevamo più file per tenere traccia degli accreditamenti e dei risultati degli audit. Ora tutto è in Bizzmine con flussi di lavoro, notifiche automatiche e dashboard". L'efficienza operativa è migliorata immediatamente dopo l'implementazione. Le attività che prima richiedevano un'ampia amministrazione manuale ora richiedono solo pochi passaggi.
"Ciò che prima richiedeva circa 200 clic, ora ne richiede 4".
Anche il controllo dei documenti, la gestione della manutenzione e i registri del personale sono gestiti all'interno della piattaforma. Durante gli audit o le ispezioni, le informazioni possono essere presentate in modo rapido e coerente: "Durante le ispezioni possiamo presentare tutte le informazioni rilevanti in pochi clic. Tutto è organizzato e accessibile".
Il miglioramento più visibile si è verificato durante la preparazione dell'audit ISO 9001.
"Abbiamo preparato l'intero audit ISO 9001 in sei ore. Abbiamo avuto zero non conformità e zero osservazioni. Prima di Bizzmine, la preparazione richiedeva settimane".
"Abbiamo preparato l'intero audit ISO 9001 in sei ore. Abbiamo avuto zero non conformità e zero osservazioni. Prima di Bizzmine, la preparazione richiedeva settimane".
DRTC ha affrontato la trasformazione digitale in diverse fasi per garantire l'allineamento della nuova piattaforma ai processi operativi. La prima fase si è concentrata sull'analisi dei flussi di lavoro esistenti e sull'identificazione delle opportunità di automazione. I processi basati su Excel sono stati mappati e riprogettati all'interno della piattaforma.
La seconda fase si è concentrata sulla configurazione della piattaforma digitale QHSE per supportare la tracciabilità degli accreditamenti, il controllo dei documenti e la gestione della manutenzione. Sono stati creati cruscotti e flussi di lavoro per garantire che le responsabilità fossero chiaramente visibili tra i vari team.
La fase finale si è concentrata sull'adozione a livello di organizzazione. Mick Kraeima sottolinea che il successo dell'implementazione dipende dall'impegno dell'organizzazione: "Studiate la documentazione dell'helpdesk e imparate il sistema come se steste preparando un esame. Costruite un team di persone curiose e che si divertano a pensare ai miglioramenti".
Molte organizzazioni nei settori regolamentati si affidano ancora a fogli di calcolo e strumenti scollegati per gestire i processi QHSE. Con l'aumentare della complessità operativa, questo approccio diventa difficile da mantenere.
Una piattaforma software QHSE unificata consente alle organizzazioni di standardizzare i processi, automatizzare la reportistica e mantenere una visibilità completa tra i vari siti e reparti. L'esperienza di DRTC dimostra come la sostituzione di strumenti frammentati con un sistema integrato migliori la gestione della conformità e riduca l'amministrazione manuale.
Il software QHSE è una piattaforma digitale che aiuta le organizzazioni a gestire i processi di qualità, salute, sicurezza e ambiente. Centralizza la segnalazione degli incidenti, gli audit, la gestione del rischio, il controllo dei documenti e la gestione della conformità.
La gestione digitale della QHSE migliora la visibilità operativa, riduce l'amministrazione manuale e standardizza i processi in più siti. Inoltre, semplifica la conformità ISO e la preparazione degli audit.
Il software di segnalazione degli incidenti consente ai dipendenti di segnalare rapidamente le osservazioni e gli incidenti relativi alla sicurezza. Le organizzazioni ottengono una visibilità in tempo reale dei rischi e possono intraprendere azioni correttive più rapidamente.
Le aziende utilizzano una piattaforma software QHSE centrale come Bizzmine per definire flussi di lavoro, politiche e strutture di reporting standard. I team locali seguono gli stessi processi, pur mantenendo una limitata flessibilità per i requisiti specifici del sito.
I settori con requisiti normativi rigorosi utilizzano spesso un software QHSE. Ne sono un esempio i servizi marittimi, il petrolio e il gas, i prodotti chimici, i prodotti farmaceutici, la logistica, la produzione alimentare e l'industria manifatturiera.
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