Cómo De Ruyter Training & Consultancy sustituyó las hojas de cálculo por una plataforma digital de QHSE y redujo la preparación de auditorías de semanas a seis horas.
De Ruyter Training & Consultancy prepara a profesionales que trabajan en entornos marítimos y de alta mar de alto riesgo. La organización imparte formación en seguridad, respuesta a emergencias y medicina al personal que trabaja en el mar, en plataformas marinas y en la industria eólica. Con la expansión de la organización y el aumento de los requisitos de acreditación, la gestión de los procesos de QHSE mediante hojas de cálculo se volvió ineficaz y difícil de escalar.
Lo que muestra este estudio de caso
Este estudio de caso explica cómo De Ruyter Training & Consultancy utiliza el software Bizzmine QHSE para centralizar el cumplimiento de la ISO, la gestión de la acreditación y los procesos de calidad en una plataforma digital:
sustituir las hojas de cálculo fragmentadas y los archivos manuales por flujos de trabajo QHSE estructurados
automatizar el seguimiento de las acreditaciones, los resultados de las auditorías y la gestión de las medidas correctoras
estandarizar el control de documentos, la gestión del mantenimiento y los procedimientos operativos
mejorar la transparencia mediante cuadros de mando, notificaciones y gestión de tareas compartidas
reducir el tiempo de preparación de auditorías y mantener una visibilidad total en múltiples centros de formación
Impacto operativo tras la implantación de la plataforma de software Bizzmine QHSE
De Ruiter Training & Consultancy (DRTC) es un instituto de formación internacional con sedes en Groninga, Vlissingen y Curaçao. La organización ofrece formación marítima e industrial para profesionales que trabajan en alta mar, en la industria eólica o en el mar. Los programas de formación se centran en procedimientos de seguridad, respuesta médica y preparación para emergencias.
Mick Kraeima, Director de QHSE y Jefe de Obra de DRTC: "Impartimos formación centrada en la seguridad, la atención médica y la respuesta a emergencias. En resumen, nos aseguramos de que la gente esté preparada para cualquier cosa que pueda ocurrir en el mar".
La organización emplea a unas sesenta personas y gestiona aproximadamente setenta acreditaciones de diversas autoridades. Mantener una calidad constante y el cumplimiento de la normativa es esencial. DRTC posee la certificación ISO 9001 y está preparando las certificaciones ISO 14001 e ISO 27001.
Antes de adoptar una plataforma digital QHSE, la mayoría de los procesos de DRTC se basaban en hojas de cálculo, formularios y archivos mantenidos manualmente. A medida que la organización crecía, esta estructura fragmentada dificultaba la supervisión y la estandarización de los procesos.
Mick Kraeima: "Todo se estaba profesionalizando, pero seguíamos trabajando con hojas de cálculo que había que descargar, rellenar y escanear. Era una cantidad ingente de trabajo que podía automatizarse fácilmente".
A menudo, cada proceso tenía su propia ubicación para la documentación. Las acreditaciones, los resultados de las auditorías y las medidas correctivas se registraban en carpetas y archivos separados. Esto creaba fricciones operativas y dificultaba la elaboración de informes claros.
"En una hoja de cálculo hacíamos el seguimiento de las acreditaciones, en otra carpeta guardábamos los resultados de las auditorías y en otro lugar almacenábamos las acciones. Funcionaba, pero era ineficaz y difícil de ampliar". La organización necesitaba una solución estructurada que le permitiera seguir creciendo al tiempo que mejoraba la visibilidad operativa: "Queríamos abandonar el enfoque fragmentado basado en Excel y reunirlo todo en un solo sistema. Los procesos tenían que funcionar juntos y la automatización tenía que reducir el trabajo manual".
DRTC evaluó varias plataformas de software antes de seleccionar Bizzmine como su plataforma digital QHSE. La decisión se centró en la escalabilidad, la flexibilidad y la capacidad de gestionar los procesos de forma centralizada.
Mick Kraeima: "Lo que me importaba era la capacidad de pensar en el futuro. Podíamos explorar distintos escenarios de crecimiento y entender cómo el sistema seguiría adaptándose a nuestra organización."
Bizzmine introdujo una plataforma de software QHSE centralizada que soporta el control de documentos, el seguimiento de acreditaciones, la gestión del mantenimiento y los flujos de trabajo de calidad. En lugar de gestionar archivos aislados, DRTC opera ahora en un entorno de software de sistema de gestión de calidad integrado. La plataforma también proporciona automatización de flujos de trabajo, notificaciones y paneles visuales que ofrecen a los equipos una visión clara de las tareas y responsabilidades.
"Bizzmine nos permite escalar sin añadir constantemente costes adicionales. Si conoces el backend, puedes crear tú mismo lo que necesites. No tienes que depender de un proveedor para cada cambio".
El acceso móvil y los procesos basados en flujos de trabajo también hacen que el sistema resulte práctico para las operaciones diarias. Los miembros del personal pueden acceder a los mismos cuadros de mando y ver inmediatamente qué acciones requieren atención.
"Todos ven el mismo cuadro de mandos y saben lo que hay que hacer. Ese nivel de transparencia facilita mucho la coordinación". El apoyo a la implantación también desempeñó un papel importante: "El apoyo fue excelente y proactivo. La gente realmente pensó junto con nosotros para asegurarse de que la solución se ajustaba a nuestras necesidades."
Desde la implantación de Bizzmine, DRTC ha mejorado significativamente la forma en que gestiona los procesos QHSE. El seguimiento de las acreditaciones está ahora totalmente automatizado y conectado con los resultados de las auditorías y las medidas correctoras.
"Antes teníamos varios archivos para hacer el seguimiento de las acreditaciones y los resultados de las auditorías. Ahora todo está en Bizzmine con flujos de trabajo, notificaciones automáticas y cuadros de mando" La eficiencia operativa mejoró inmediatamente después de la implantación. Las tareas que antes requerían una amplia administración manual ahora solo requieren unos pocos pasos.
"Lo que antes llevaba unos 200 clics, ahora lleva 4".
El control de documentos, la gestión del mantenimiento y los registros de personal también se gestionan dentro de la plataforma. Durante las auditorías o inspecciones, la información puede presentarse de forma rápida y coherente: "En las inspecciones podemos presentar toda la información pertinente en unos pocos clics. Todo está organizado y accesible".
La mejora más visible se produjo durante la preparación de la auditoría ISO 9001.
"Preparamos toda la auditoría ISO 9001 en seis horas. Tuvimos cero no conformidades y cero observaciones. Antes de Bizzmine, la preparación nos llevaría semanas".
"Preparamos toda la auditoría ISO 9001 en seis horas. Tuvimos cero no conformidades y cero observaciones. Antes de Bizzmine, la preparación nos llevaría semanas".
DRTC abordó la transformación digital en varias fases para garantizar que la nueva plataforma se alineara con los procesos operativos. La primera fase se centró en analizar los flujos de trabajo existentes e identificar oportunidades de automatización. Los procesos basados en Excel se mapearon y rediseñaron dentro de la plataforma.
La segunda fase se centró en configurar la plataforma digital QHSE para apoyar el seguimiento de las acreditaciones, el control de documentos y la gestión del mantenimiento. Se crearon cuadros de mando y flujos de trabajo para garantizar que las responsabilidades fueran claramente visibles en todos los equipos.
La fase final se centró en la adopción en toda la organización. Se formó a los equipos para trabajar con la plataforma y se estandarizaron los procesos en todas las sedes. Mick Kraeima subraya que el éxito de la implantación depende del compromiso de la organización: "Estudien la documentación del servicio de asistencia y aprendan el sistema como si estuvieran preparando un examen. Forme un equipo de personas curiosas y que disfruten pensando en mejoras".
Muchas organizaciones de sectores regulados siguen confiando en hojas de cálculo y herramientas desconectadas para gestionar los procesos de QHSE. A medida que aumenta la complejidad operativa, este enfoque se vuelve difícil de mantener.
Una plataforma de software QHSE unificada permite a las organizaciones estandarizar los procesos, automatizar la elaboración de informes y mantener una visibilidad total en todos los centros y departamentos. La experiencia de DRTC demuestra cómo la sustitución de herramientas fragmentadas por un sistema integrado mejora la gestión del cumplimiento y reduce la administración manual.
El software QHSE es una plataforma digital que ayuda a las organizaciones a gestionar los procesos de calidad, salud, seguridad y medio ambiente. Centraliza la notificación de incidentes, las auditorías, la gestión de riesgos, el control de documentos y la gestión del cumplimiento.
La gestión digital de QHSE mejora la visibilidad operativa, reduce la administración manual y estandariza los procesos en varios centros. También simplifica el cumplimiento de las normas ISO y la preparación de auditorías.
El software de notificación de incidentes permite a los empleados notificar rápidamente observaciones e incidentes de seguridad. Las organizaciones obtienen visibilidad en tiempo real de los riesgos y pueden tomar medidas correctivas más rápidamente.
Las empresas utilizan una plataforma central de software QHSE como Bizzmine para definir flujos de trabajo, políticas y estructuras de información estándar. Los equipos locales siguen los mismos procesos, manteniendo una flexibilidad limitada para los requisitos específicos del emplazamiento.
Las industrias con requisitos normativos estrictos suelen utilizar software QHSE. Algunos ejemplos son los servicios marítimos, el petróleo y el gas, los productos químicos y farmacéuticos, la logística, la producción alimentaria y la fabricación.
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