Kaip "De Ruyter Training & Consultancy" pakeitė skaičiuokles skaitmenine QHSE platforma ir pasirengimą auditui sutrumpino nuo kelių savaičių iki šešių valandų.
"De Ruyter Training & Consultancy" rengia specialistus, dirbančius didelės rizikos jūrų ir atviroje jūroje. Organizacija rengia saugos, avarinio reagavimo ir medicininius mokymus darbuotojams, dirbantiems jūroje, atviroje jūroje esančiose platformose ir vėjo jėgainių pramonėje. Organizacijai plečiantis ir didėjant akreditacijos reikalavimams, QHSE procesų valdymas naudojant skaičiuokles tapo neefektyvus ir sunkiai pritaikomas.
Ką rodo šis atvejo tyrimas
Šiame atvejo tyrime paaiškinama, kaip "De Ruyter Training & Consultancy" naudoja "Bizzmine QHSE" programinę įrangą, kad vienoje skaitmeninėje platformoje sutelktų ISO atitikties, akreditacijos valdymo ir kokybės procesus:
pakeisti fragmentiškas skaičiuokles ir rankines bylas struktūrizuotomis QHSE darbo eigomis.
automatizuoti akreditacijos stebėjimą, audito išvadas ir taisomųjų veiksmų valdymą.
standartizuoti dokumentų kontrolę, techninės priežiūros valdymą ir veiklos procedūras.
padidinti skaidrumą naudojant informacines lenteles, pranešimus ir bendrą užduočių valdymą.
sutrumpinti pasirengimo auditui laiką ir išlaikyti visišką matomumą keliose mokymo vietose
Poveikis veiklai įdiegus "Bizzmine QHSE" programinės įrangos platformą
"De Ruiter Training & Consultancy" (DRTC) yra tarptautinė mokymo įstaiga, įsikūrusi Groningene, Vlisingene ir Kiurasao. Organizacija rengia jūrinius ir pramoninius mokymus specialistams, dirbantiems atviroje jūroje, vėjo jėgainių pramonėje arba jūroje. Mokymo programose daugiausia dėmesio skiriama saugos procedūroms, medicininiam reagavimui ir pasirengimui ekstremalioms situacijoms.
Mickas Kraeima, DRTC QHSE vadybininkas ir statybvietės vadovas: "Mes rengiame mokymus, kuriuose daugiausia dėmesio skiriame saugai, medicininei priežiūrai ir reagavimui į ekstremalias situacijas. Trumpai tariant, užtikriname, kad žmonės būtų pasirengę viskam, kas gali nutikti jūroje."
Organizacijoje dirba apie šešiasdešimt darbuotojų ir ji administruoja apie septyniasdešimt įvairių institucijų suteiktų akreditacijų. Labai svarbu užtikrinti nuolatinę kokybę ir atitiktį teisės aktų reikalavimams. DRTC turi ISO 9001 sertifikatą ir ruošiasi gauti ISO 14001 ir ISO 27001 sertifikatus.
Prieš diegiant skaitmeninę QHSE platformą, dauguma DRTC procesų rėmėsi skaičiuoklėmis, formomis ir rankiniu būdu tvarkomomis bylomis. Organizacijai augant, dėl šios fragmentiškos struktūros buvo sunku užtikrinti priežiūrą ir standartizuoti procesus.
Mickas Kraeima: "Viskas tapo profesionaliau, tačiau vis dar dirbome su skaičiuoklėmis, kurias reikėjo atsisiųsti, užpildyti ir nuskenuoti. Tai buvo labai daug darbo, kurį buvo galima lengvai automatizuoti."
Kiekvienam procesui dažnai buvo skirta atskira dokumentacijos vieta. Akreditacijos, audito išvados ir taisomieji veiksmai buvo kaupiami atskiruose aplankuose ir bylose. Tai kėlė veiklos trintį ir apsunkino aiškių ataskaitų tvarkymą.
"Vienoje skaičiuoklėje sekėme akreditacijas, kitame aplanke saugojome audito išvadas, o dar kitur - veiksmus. Organizacijai reikėjo struktūrizuoto sprendimo, kuris padėtų toliau augti ir kartu pagerintų veiklos matomumą. "Norėjome atsisakyti fragmentiško "Excel" programos metodo ir viską sujungti į vieną sistemą. Procesai turėjo veikti kartu, o automatizavimas turėjo sumažinti rankinio darbo apimtis."
DRTC įvertino keletą programinės įrangos platformų, kol pasirinko "Bizzmine" kaip skaitmeninę QHSE platformą. Priimant sprendimą daugiausia dėmesio buvo skiriama masteliškumui, lankstumui ir galimybei centralizuotai valdyti procesus.
Mickas Kraeima: "Man svarbiausia buvo gebėjimas mąstyti į priekį. Galėjome išnagrinėti įvairius augimo scenarijus ir suprasti, kaip sistema ir toliau tiks mūsų organizacijai."
"Bizzmine" pristatė centralizuotą QHSE programinės įrangos platformą, kuri palaiko dokumentų kontrolę, akreditacijos stebėjimą, techninės priežiūros valdymą ir kokybės darbo srautus. Užuot valdžiusi izoliuotus failus, DRTC dabar veikia vienoje integruotoje kokybės valdymo sistemos programinės įrangos aplinkoje. Platforma taip pat užtikrina darbo eigos automatizavimą, pranešimus ir vizualias informacines lenteles, leidžiančias komandoms aiškiai apžvelgti užduotis ir atsakomybę.
"Bizzmine" leidžia mums plėstis be nuolatinių papildomų išlaidų. Jei išmanote galinę dalį, galite patys sukurti tai, ko jums reikia. Jums nereikia priklausyti nuo tiekėjo dėl kiekvieno pakeitimo."
Dėl mobiliosios prieigos ir darbo eiga pagrįstų procesų sistema taip pat praktiškai pritaikoma kasdienėje veikloje. Darbuotojai gali naudotis tomis pačiomis informacinėmis lentelėmis ir iš karto matyti, į kokius veiksmus reikia atkreipti dėmesį.
"Visi mato tą patį prietaisų skydelį ir žino, ką reikia daryti. Dėl tokio skaidrumo daug lengviau koordinuoti veiksmus." Įgyvendinimo parama taip pat buvo svarbi diegiant sistemą: "Parama buvo puiki ir aktyvi. Žmonės tikrai mąstė kartu su mumis, kad sprendimas atitiktų mūsų poreikius."
Įdiegus "Bizzmine", DRTC žymiai pagerino QHSE procesų valdymą. Akreditavimo stebėjimas dabar visiškai automatizuotas ir susietas su audito išvadomis bei taisomaisiais veiksmais.
"Anksčiau turėjome kelias bylas, kuriose sekėme akreditacijas ir audito rezultatus. Dabar viskas yra "Bizzmine" su darbo srautais, automatiniais pranešimais ir prietaisų skydeliais." Veiklos efektyvumas pagerėjo iš karto po įdiegimo. Užduotims, kurioms anksčiau reikėjo daug rankinio administravimo, dabar tereikia atlikti vos kelis veiksmus.
"Anksčiau reikėdavo maždaug 200 paspaudimų, o dabar - 4."
Platformoje taip pat valdoma dokumentų kontrolė, techninės priežiūros valdymas ir darbuotojų įrašai. Auditų ar patikrinimų metu informaciją galima pateikti greitai ir nuosekliai: "Patikrinimų metu visą svarbią informaciją galime pateikti vos keliais paspaudimais. Viskas yra organizuota ir prieinama."
Labiausiai pastebimas pagerėjimas įvyko rengiantis ISO 9001 auditui.
"Visą ISO 9001 auditą parengėme per šešias valandas. Turėjome nulį neatitikčių ir nulį pastabų. Prieš "Bizzmine" pasiruošimas būtų užtrukęs kelias savaites."
"Visą ISO 9001 auditą parengėme per šešias valandas. Turėjome nulį neatitikčių ir nulį pastabų. Prieš "Bizzmine" pasiruošimas būtų užtrukęs kelias savaites."
Siekdama užtikrinti, kad naujoji platforma atitiktų veiklos procesus, DRTC skaitmeninę transformaciją vykdė keliais etapais. Pirmajame etape daugiausia dėmesio skirta esamų darbo srautų analizei ir automatizavimo galimybių nustatymui. Buvo sudaryti "Excel" programa pagrįstų procesų žemėlapiai ir pertvarkyti platformoje.
Antrajame etape daugiausia dėmesio buvo skiriama skaitmeninės QHSE platformos konfigūravimui, kad būtų galima vykdyti akreditacijos stebėjimą, dokumentų kontrolę ir techninės priežiūros valdymą. Siekiant užtikrinti, kad visos komandos aiškiai matytų savo atsakomybę, buvo sukurtos prietaisų skydeliai ir darbo srautai.
Paskutiniame etape daugiausia dėmesio buvo skiriama pritaikymui visoje organizacijoje. Komandos buvo apmokytos dirbti su platforma, o procesai buvo standartizuoti įvairiose vietose. Mickas Kraeima pabrėžia, kad sėkmingas diegimas priklauso nuo organizacijos įsitraukimo: "Išstudijuokite pagalbos tarnybos dokumentaciją ir išmokite sistemą taip, tarsi ruoštumėtės egzaminui. Suburkite smalsių ir mėgstančių galvoti apie patobulinimus žmonių komandą.
Daugelis reguliuojamų pramonės šakų organizacijų vis dar pasikliauja skaičiuoklėmis ir tarpusavyje nesusijusiomis priemonėmis, kad galėtų valdyti QHSE procesus. Didėjant veiklos sudėtingumui, tokį požiūrį tampa sunku išlaikyti.
Vieninga KVAS programinės įrangos platforma leidžia organizacijoms standartizuoti procesus, automatizuoti ataskaitų teikimą ir užtikrinti visišką matomumą visose darbo vietose ir skyriuose. DRTC patirtis rodo, kaip fragmentiškų įrankių pakeitimas viena integruota sistema pagerina atitikties valdymą ir sumažina rankinio administravimo apimtis.
QHSE programinė įranga - tai skaitmeninė platforma, padedanti organizacijoms valdyti kokybės, sveikatos, saugos ir aplinkosaugos procesus. Joje centralizuotai teikiamos ataskaitos apie incidentus, auditą, rizikos valdymą, dokumentų kontrolę ir atitikties valdymą.
Skaitmeninis QHSE valdymas pagerina veiklos matomumą, sumažina rankinį administravimą ir standartizuoja procesus keliose vietose. Taip pat supaprastinamas ISO atitikties užtikrinimas ir pasirengimas auditui.
Pranešimų apie incidentus programinė įranga leidžia darbuotojams greitai pranešti apie saugos pastebėjimus ir incidentus. Organizacijos realiuoju laiku mato riziką ir gali greičiau imtis taisomųjų veiksmų.
Įmonės naudoja centrinę QHSE programinės įrangos platformą, pavyzdžiui, "Bizzmine", kad nustatytų standartines darbo eigas, politiką ir ataskaitų struktūras. Vietinės komandos laikosi tų pačių procesų, tačiau išlaiko ribotą lankstumą, kad galėtų atsižvelgti į konkrečios vietos reikalavimus.
Pramonės šakose, kuriose taikomi griežti reguliavimo reikalavimai, dažnai naudojama QHSE programinė įranga. Pavyzdžiui, jūrų paslaugų, naftos ir dujų, cheminių medžiagų, farmacijos, logistikos, maisto produktų gamybos ir apdirbamosios pramonės sektoriuose.
Prisijunkite prie šimtų organizacijų, kurios, naudodamosi "Bizzmine", pakelia atitikties ir saugos reikalavimus į aukštesnį lygį.
