Waarom ISO 22000-certificering incidenten op het gebied van voedselveiligheid niet voorkomt

ISO 22000-certificering wordt vaak gezien als het bewijs dat een levensmiddelenproducent zijn voedselveiligheidsprocessen onder controle heeft. Er worden risicoanalyses uitgevoerd, kritische controlepunten vastgesteld en operationele procedures gedocumenteerd volgens de HACCP-principes en de wettelijke vereisten.

Zodra de audit met succes is doorlopen, gaan organisaties er doorgaans van uit dat het voedselveiligheidsmanagementsysteem nu in alle bedrijfsonderdelen effectief functioneert.

Toch verloopt de praktijk vaak anders.

In productieomgevingen doen zich nog steeds incidenten op het gebied van voedselveiligheid voor. Het blijft moeilijk om besmettingsrisico’s consequent onder controle te houden. Bij inspecties worden steeds weer afwijkingen geconstateerd. Ondanks uitgebreide monitoringprocedures en gedocumenteerde operationele controles vinden er nog steeds productterugroepingen plaats.

Hieruit blijkt een belangrijk feit binnen veel bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie.

Het probleem ligt zelden bij het raamwerk zelf.

De echte uitdaging ligt in de operationele uitvoering. En de kloof tussen naleving van de certificeringseisen en de operationele controle op de voedselveiligheid is geen kloof in kennis van de regelgeving of in de volledigheid van de procedures. Het is een kloof in de bestuursstructuur die steeds ingrijpender wordt naarmate de complexiteit van de productie, de onderlinge afhankelijkheid binnen de toeleveringsketen en de verwachtingen van de regelgevende instanties blijven toenemen.

ISO 22000 is ontworpen als een preventief systeem

ISO 22000 is nooit bedoeld geweest om louter als documentatiekader voor audits en inspecties te fungeren. De norm is ontworpen als een preventief operationeel managementsysteem dat voedselveiligheid rechtstreeks koppelt aan de dagelijkse uitvoering binnen de hele organisatie.

Elk onderdeel van het raamwerk is ontworpen als een bestuursprincipe dat afhankelijk is van de andere onderdelen om naar behoren te functioneren.

Een gevarenanalyse zorgt voor gestructureerd inzicht in risico’s door de biologische, chemische en fysische gevaren in kaart te brengen die de voedselveiligheid in het productieproces en de toeleveringsketen kunnen beïnvloeden, en door de beheersmaatregelen vast te stellen die nodig zijn om deze gevaren te beheersen. Operationele beheersmaatregelen verminderen de blootstelling in productieomgevingen door voedselveiligheidseisen rechtstreeks te integreren in de processen, apparatuur en werkwijzen die bepalen of gevaren effectief worden beheerst. Monitoring identificeert afwijkingen continu in plaats van achteraf, en levert zo de operationele informatie die nodig is om in te grijpen voordat een afwijking op een kritiek controlepunt tot een incident op het gebied van voedselveiligheid leidt. Correctieve maatregelen voorkomen terugkerende besmettingsrisico’s door de onderliggende oorzaken van afwijkingen aan te pakken in plaats van afzonderlijke non-conformiteiten geïsoleerd op te lossen. Verificatie waarborgt dat het systeem operationeel effectief blijft door te bevestigen dat de combinatie van beheersmaatregelen en monitoringactiviteiten daadwerkelijk de voedselveiligheidsresultaten oplevert waarvoor het HACCP-plan is ontworpen.

Samen vormen deze elementen een samenhangend bestuurskader voor voedselveiligheid.

Wanneer organisaties als één samenhangend operationeel systeem functioneren, verbeteren ze geleidelijk de consistentie, de traceerbaarheid en de voorspelbaarheid op het gebied van voedselveiligheid. Elke bestuurscyclus versterkt de volgende. De uit de monitoring verkregen informatie vormt de basis voor corrigerende maatregelen. De doeltreffendheid van deze maatregelen wordt systematisch gecontroleerd. Op basis van de bevindingen van deze controles worden de risicoanalyse en de operationele controles bijgewerkt.

Wanneer deze onderdelen onafhankelijk van elkaar functioneren, wordt certificering een administratieve aangelegenheid, terwijl de operationele risico’s op het gebied van voedselveiligheid grotendeels ongewijzigd blijven. De bestuursstructuur bestaat alleen op papier. In de praktijk functioneert elk onderdeel afzonderlijk en komt de preventieve logica waarvoor de norm was bedoeld, nooit volledig tot uiting.

De verborgen kloof tussen HACCP en de dagelijkse bedrijfsvoering

Veel organisaties voeren met succes HACCP-plannen in tijdens de eerste implementatiefase van ISO 22000. Kritische controlepunten worden zorgvuldig vastgesteld, controleprocedures worden ingevoerd en er wordt consequent een operationeel dossier bijgehouden ten behoeve van audits.

De echte operationele uitdaging begint echter pas daarna.

Naarmate de productiedruk toeneemt en de operationele complexiteit groeit, raakt het beheer van de voedselveiligheid vaak steeds verder losgekoppeld van het dagelijkse operationele handelen. Monitoringactiviteiten gaan door, maar afwijkingen worden niet consistent afgehandeld tussen teams, ploegen of productielocaties, omdat het beheer model het afwijkingsbeheer niet structureel koppelt aan een gecentraliseerd proces voor corrigerende maatregelen. Monitoringgegevens stapelen zich op als bewijs van nalevingsactiviteiten in plaats van als informatie die operationele beslissingen voortdurend vormgeeft.

De monitoring van kritieke controlepunten vindt plaats omdat dit verplicht is, niet omdat de resultaten daarvan systematisch worden gekoppeld aan de bestuursprocessen die daarop zouden moeten reageren.

Correctieve maatregelen worden lokaal genomen naar aanleiding van geconstateerde afwijkingen, zonder dat dit invloed heeft op het bredere operationele leerproces binnen de organisatie. Een besmettingsrisico dat op één productielijn wordt vastgesteld, leidt tot een reactie op locatieniveau. Hetzelfde risicopatroon dat zich op een parallelle lijn in dezelfde vestiging of op een andere locatie voordoet, blijft onopgemerkt omdat er geen structureel mechanisme bestaat om die kennis binnen de hele organisatie te verspreiden.

Na verloop van tijd ontstaat er binnen organisaties een gevaarlijke kloof tussen het vastgelegde beleid inzake voedselveiligheid en de daadwerkelijke uitvoering ervan.

Het HACCP-plan is formeel vastgelegd. Uit de controleverslagen blijkt dat de controlepunten worden gecontroleerd. Het auditmateriaal is volledig.

De operationele controle op de voedselveiligheid verzwakt geleidelijk aan. Het systeem levert vooral bewijs van nalevingsactiviteiten op, in plaats van incidenten op het gebied van voedselveiligheid te voorkomen.

Waarom incidenten op het gebied van voedselveiligheid zich blijven herhalen

Terugkerende incidenten op het gebied van voedselveiligheid worden zelden veroorzaakt doordat organisaties geen procedures hebben of onvoldoende op de hoogte zijn van de regelgeving.

De meeste voedselproducenten zijn al uitstekend op de hoogte van de HACCP-eisen. De kritische controlepunten zijn correct vastgesteld. De frequentie van de controles is op passende wijze vastgelegd. De procedures voor corrigerende maatregelen zijn gedocumenteerd. De verificatieactiviteiten zijn ingepland.

Het echte probleem is dat operationeel leren vaak versnipperd blijft over bestuursprocessen die structureel met elkaar verbonden zouden moeten zijn.

Wanneer afwijkingen die tijdens inspecties of monitoringactiviteiten worden vastgesteld, los staan van gestructureerde correctieve werkprocessen binnen [CAPA-beheer], blijven terugkerende besmettingsrisico’s onder licht afwijkende bedrijfsomstandigheden de kop opsteken. De organisatie stelt de afwijking vast. Ze initieert een lokale reactie. Maar zonder structurele koppeling tussen het proces voor corrigerende maatregelen en het risicobeoordelingsmodel blijven de omstandigheden die het besmettingsrisico veroorzaken, bestaan in andere productielijnen, ploegen of vestigingen.

Wanneer problemen met leveranciers geen invloed hebben op de risiconiveaus binnen [Risicobeheer], verspreiden operationele kwetsbaarheden zich ongemerkt door de toeleveringsketen. Een verslechtering van de kwaliteitsprestaties bij één leverancier van ingrediënten leidt tot risico’s in meerdere productieomgevingen, voordat het bestuursmodel het patroon herkent en de operationele controles dienovereenkomstig aanpast.

Wanneer de via Audit Management vastgestelde auditbevindingen niet voortdurend worden meegenomen in de risicoprioritering, verliest het voedselveiligheidsbeheersysteem zijn preventieve karakter en wordt het louter een middel om de bestaande situatie te bevestigen. Auditprogramma’s controleren of de bestaande beheersmaatregelen aanwezig zijn. Ze beoordelen niet of die maatregelen toereikend zijn voor het huidige operationele risicoprofiel.

Na verloop van tijd ontstaat hierdoor een gemeenschappelijk operationeel patroon bij veel gecertificeerde levensmiddelenproducenten. De organisatie genereert steeds grotere hoeveelheden monitoringgegevens, inspectieverslagen en auditbewijs. Er is aantoonbaar veel aandacht voor governance. En het risico op het gebied van voedselveiligheid zelf blijft moeilijk consistent te beheersen, omdat het governancemodel vooral bewijs van naleving oplevert in plaats van het operationele gedrag te sturen dat incidenten voorkomt.

Het beleid op het gebied van voedselveiligheid wordt reactief in plaats van preventief. De norm was juist bedoeld om dat te voorkomen. Door de versnipperde uitvoering is dat toch het gevolg.

Het beheer van voedselveiligheid evolueert naar operationeel beheer

Een van de grootste veranderingen binnen de voedingsmiddelenindustrie is dat voedselveiligheid niet langer los staat van de operationele veerkracht zelf.

Eén enkel probleem bij een leverancier kan onmiddellijk de productiecontinuïteit op meerdere locaties tegelijk beïnvloeden, aangezien de beschikbaarheid van ingrediënten afneemt en het onder tijdsdruk noodzakelijk wordt om de samenstelling aan te passen of alternatieve leveranciers te zoeken. Een besmettingsincident kan binnen enkele uren wereldwijde reputatieschade veroorzaken, aangezien sociale media de bezorgdheid van consumenten versterken nog voordat de organisatie haar eerste onderzoek heeft afgerond. Operationele druk tijdens piekproductieperiodes kan de consistentie van procedures sneller ondermijnen dan traditionele managementbeoordelingscycli de verslechtering kunnen detecteren.

Naarmate de ecosystemen voor voedselproductie steeds meer met elkaar verweven raken en de verwachtingen van consumenten ten aanzien van transparantie op het gebied van voedselveiligheid blijven stijgen, kan het beheer van de voedselveiligheid niet langer effectief functioneren als een op zichzelf staand nalevingsgebied dat los van de operationele uitvoering wordt beheerd.

Het beheer van de voedselveiligheid evolueert naar operationeel beheer.

De organisaties die vandaag de dag de grootste operationele veerkracht opbouwen, beschouwen ISO 22000 niet langer als een op zichzelf staand kader voor voedselveiligheid dat tussen de audits door in stand moet worden gehouden. Ze erkennen dat voedselveiligheid een operationeel resultaat is dat afhankelijk is van voortdurende integratie in het bestuur, waarbij risicoanalyse, monitoring, corrigerende maatregelen, leveranciersbeheer en operationele uitvoering met elkaar worden verweven. Informatie over voedselveiligheid wordt meegenomen in productiebeslissingen. Risicobeoordeling bepaalt voortdurend de operationele prioriteiten. Monitoringgegevens vormen de basis voor corrigerende maatregelen, in plaats van alleen maar te bevestigen dat er monitoring plaatsvindt.

Wanneer het beheer van de voedselveiligheid deel uitmaakt van het geïntegreerde operationele beheer in plaats van er los van te staan, levert de norm op wat hij beoogt: een consistente preventie van voedselveiligheidsincidenten in de hele organisatie

Operationele voedselveiligheid vereist gecoördineerd bestuur

Deze transformatie wordt pas mogelijk wanneer bestuursprocessen op elkaar zijn afgestemd in plaats van onafhankelijk van elkaar te functioneren.

Wanneer bevindingen die via Audit Management aan het licht komen, de risiconiveaus binnen [Risicobeheer] dynamisch beïnvloeden, kunnen organisaties structurele besmettingspatronen veel eerder opsporen dan binnen traditionele beoordelingscycli mogelijk is. Auditprogramma’s beperken zich niet langer tot het bevestigen dat bestaande controles aanwezig zijn, maar gaan voedselveiligheidsinformatie genereren die voortdurend bepalend is voor de risicoprioritering en de vereisten voor operationele controles binnen de hele onderneming.

Wanneer corrigerende workflows die via CAPA Management worden beheerd, voortdurend de effectiviteit toetsen in plaats van zich uitsluitend te richten op administratieve afhandeling, wordt het operationele leerproces aanzienlijk versterkt in alle vestigingen en productieomgevingen. Een corrigerende maatregel die in één vestiging is uitgevoerd, vormt de basis voor het beleid in andere vestigingen. De organisatie bouwt met elk opgelost incident haar capaciteit op het gebied van voedselveiligheidsbeheer op, in plaats van steeds weer terug te vallen op terugkerende besmettingsrisico’s onder verschillende operationele benamingen.

Tegelijkertijd moeten de operationele procedures die via documentbeheer worden geregeld, voortdurend worden aangepast aan veranderingen bij leveranciers, de complexiteit van de productie en de operationele realiteit. Zonder die afstemming ontstaat er binnen organisaties langzaam maar zeker een steeds grotere kloof tussen de gedocumenteerde regelgeving en het daadwerkelijke operationele gedrag. Het voedselveiligheidsbeheersysteem beschrijft nog steeds hoe de bedrijfsvoering op het moment van certificering werd beheerst, in plaats van te regelen hoe deze onder de huidige productieomstandigheden functioneert.

Op dat moment fungeert ISO 22000 niet langer als een statisch documentatiekader voor voedselveiligheid.

Het vormt een gestructureerd systeem voor operationeel beheer dat de uitvoering, het toezicht en de controle op de voedselveiligheid binnen de hele onderneming voortdurend op elkaar afstemt.

Van gefragmenteerde monitoring naar geïntegreerde controle op de voedselveiligheid

De overgang van certificeringsconformiteit naar daadwerkelijke operationele controle op de voedselveiligheid vereist een structurele verandering in de manier waarop de organisatie haar bestuursprocessen op het gebied van voedselveiligheid op elkaar afstemt.

Risicoanalyses moeten rechtstreeks aansluiten op operationele beheersmaatregelen en monitoringprogramma’s, zodat geïdentificeerde risico’s leiden tot actieve preventie in plaats van tot gedocumenteerde beoordelingen. Monitoringgegevens moeten worden geïntegreerd in de workflows voor corrigerende maatregelen, zodat afwijkingen een gestructureerde reactie teweegbrengen in plaats van lokale afhandeling. De effectiviteit van corrigerende maatregelen moet in de loop van de tijd worden geverifieerd in plaats van bij afsluiting als vanzelfsprekend te worden beschouwd. De prestaties van leveranciers moeten worden gekoppeld aan de risicobeoordeling, zodat kwaliteitstrends in de toeleveringsketen invloed uitoefenen op operationele controles voordat deze gevolgen hebben voor de productie of de veiligheid.

Wanneer auditbeheer, CAPA-beheer, risicobeheer en documentbeheer binnen één samenhangend bestuurskader functioneren, is het voedselveiligheidsbeheersysteem niet langer een verzameling van onafhankelijke nalevingsprocessen. Het wordt één gecoördineerd model voor voedselveiligheidscontrole waarin informatie continu tussen de verschillende bestuurslagen stroomt.

Dit heeft gevolgen voor wat de organisatie kan bereiken. Besmettingsrisico’s worden structureel in kaart gebracht voordat ze tot incidenten leiden, in plaats van achteraf te worden onderzocht nadat ze zich hebben voorgedaan. Kwetsbaarheden bij leveranciers worden op bedrijfsniveau zichtbaar voordat ze tot productieverstoringen leiden. Informatie over corrigerende maatregelen wordt gedeeld tussen vestigingen en productieomgevingen, in plaats van beperkt te blijven tot de locatie waar deze is gegenereerd.

Het resultaat is een systeem voor voedselveiligheidsbeheer dat continu functioneert als een preventieve maatregel, in plaats van cyclisch als een nalevingsprocedure.

Naleving alleen is niet voldoende om de voedselveiligheid te waarborgen

Voedselproducenten staan onder enorme druk, zowel op regelgevend als op commercieel vlak. Naleving van ISO 22000, de HACCP-vereisten en de geldende voedselveiligheidsvoorschriften is essentieel en staat niet ter discussie.

Maar naleving alleen leidt niet automatisch tot een effectieve controle op de voedselveiligheid in de bedrijfsvoering.

Er is sprake van operationele controle op de voedselveiligheid wanneer het bestuur voortdurend invloed uitoefent op de uitvoering binnen de hele organisatie, in plaats van alleen maar vast te stellen dat er bestuursactiviteiten hebben plaatsgevonden. Dit onderscheid is van belang omdat het bepaalt of het voedselveiligheidsbeheersysteem incidenten voorkomt of ze alleen maar documenteert.

Duurzame prestaties op het gebied van voedselveiligheid zijn afhankelijk van een dynamisch risicobeeld dat voortdurend wordt bijgewerkt naarmate de prestaties van leveranciers, de productieomstandigheden en de operationele complexiteit veranderen. Het hangt af van geïntegreerde corrigerende maatregelen die de structurele bestuursomstandigheden aanpakken waardoor besmettingsrisico’s blijven bestaan, in plaats van alleen individuele afwijkingen op te lossen. Het hangt af van onderling verbonden operationele kennis die wordt gedeeld tussen productielijnen, vestigingen en relaties in de toeleveringsketen, in plaats van geïsoleerd te blijven binnen het team of de vestiging waar deze kennis is gegenereerd. Het hangt af van voortdurende verificatie dat het voedselveiligheidsbeheersysteem daadwerkelijk de gevaren voorkomt waarvoor het is ontworpen, in plaats van alleen te bevestigen dat monitoringactiviteiten worden uitgevoerd.

Hier komt de kloof in volwassenheid tussen voedselproducenten steeds duidelijker naar voren.

De organisaties die consistent voorspelbare resultaten op het gebied van voedselveiligheid behalen, zijn niet noodzakelijkerwijs de organisaties die de meeste controlegegevens genereren of de meest uitgebreide auditdocumentatie bijhouden.

Het zijn de organisaties die in staat zijn om het operationele beheer continu te coördineren op het gebied van risicoanalyse, monitoring, corrigerende maatregelen en operationele uitvoering, zodat informatie over voedselveiligheid het operationele gedrag stuurt in plaats van het alleen maar te onderbouwen.

Certificering bevestigt de structuur.

Operationele coördinatie waarborgt de controle op de voedselveiligheid.