Ontdek hoe Greenyard kwaliteit, voedselveiligheid en EHS over alle vestigingen heen met elkaar verbindt, het gezamenlijke leerproces bevordert en het aantal klachten met 20% terugbrengt.
Greenyard is een wereldwijde marktleider op het gebied van verse, diepgevroren en bereide groenten en fruit, met vestigingen in verschillende landen. Naarmate de organisatie groeide, wilde Greenyard de lokale expertise bundelen door middel van consistentere processen, gegevens en werkwijzen op het gebied van kwaliteit, voedselveiligheid en milieu, gezondheid en veiligheid (EHS).
In deze casestudy wordt uitgelegd hoe Greenyard Bizzmine gebruikt om de processen op het gebied van kwaliteit, voedselveiligheid en milieu, gezondheid en veiligheid (EHS) binnen zijn internationale activiteiten op elkaar af te stemmen:
het klachtenbeheer in tien fabrieken in vier landen standaardiseren
het documentbeheer op het gebied van kwaliteit en voedselveiligheid centraliseren
de kwaliteitsrapportage, het inzicht in trends en het leren van ervaringen tussen locaties onderling verbeteren
duidelijkere verantwoordelijkheden, workflows en opvolging creëren
het klachtenpercentage op termijn met 20% verlagen
de geïntegreerde aanpak uitbreiden naar het beheer van incidenten op het gebied van gezondheid en veiligheid
“In de loop der jaren hebben we het aantal klachten met 20% teruggebracht, wat best veel is.”
Hoe Greenyard de processen op het gebied van kwaliteit, voedselveiligheid en EHS standaardiseert, teams met elkaar verbindt en operationele gegevens omzet in gedeelde kennis binnen zijn internationale activiteiten.
Greenyard is een van ’s werelds toonaangevende leveranciers van verse, diepgevroren en bereide groenten en fruit. Binnen de internationale activiteiten van het bedrijf heeft gedegen lokale expertise altijd een belangrijke rol gespeeld op het gebied van kwaliteit, voedselveiligheid en gezondheid en veiligheid.
Naarmate de organisatie zich verder ontwikkelde, ontstond de volgende kans om die expertise te bundelen door middel van meer uniforme processen, gegevens en werkwijzen.
Die ontwikkeling begon binnen Greenyard Frozen. In 2019 exploiteerde de divisie tien fabrieken in België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Polen. De vestigingen hadden hun eigen werkwijzen ontwikkeld voor documentbeheer en belangrijke kwaliteitsprocessen, waarbij ze gebruikmaakten van een combinatie van lokale systemen, Word, Excel, e-mail en gedeelde servers.
Greenyard wilde meer structuur aanbrengen in processen die zich over verschillende vestigingen, landen en afdelingen uitstrekten, waarbij de operationele teams nauw bij het proces betrokken bleven.
Wat begon met klachtenbeheer, groeide uit tot gecentraliseerd documentbeheer en verbeterde kwaliteitsrapportage. Greenyard bouwt nu voort op die ervaring met het beheer van incidenten op het gebied van gezondheid en veiligheid, en breidt zijn geïntegreerde aanpak uit naar de bredere EHS- en QHSE-omgeving.
Greenyard Frozen is begonnen met het standaardiseren van zijn processen in 10 fabrieken in vier landen.
Klachtenbeheer werd het eerste grote, locatietoverschrijdende proces dat in Bizzmine werd geïmplementeerd.
Gecentraliseerd documentbeheer zorgde voor een gemeenschappelijke basis voor de documentatie op het gebied van kwaliteit en voedselveiligheid.
Gedeelde workflows zorgden voor meer transparantie, duidelijkere verantwoordelijkheden, een betere opvolging en een betere samenwerking tussen teams.
Consistentere kwaliteitsgegevens ondersteunen trendanalyses, interne benchmarking en het delen van best practices.
Greenyard heeft zijn klachtenpercentage in de loop van de tijd met 20% teruggebracht.
Bizzmine ondersteunt nu ook het beheer van gezondheids- en veiligheidsincidenten, de rapportage en centrale monitoring.
Greenyard onderzoekt de verdere inzet van Bizzmine voor CAPA, interne audits, inspecties en andere bedrijfsonderdelen.
De divisies en onderdelen van Greenyard hebben van oudsher met een aanzienlijke mate van onafhankelijkheid gefunctioneerd. Hierdoor konden lokale teams hun eigen werkwijzen op het gebied van kwaliteit, voedselveiligheid en gezondheid en veiligheid afstemmen op hun eigen operationele behoeften.
Naarmate Greenyard een meer geïntegreerde aanpak ontwikkelde, ontstond de kans om die werkwijzen nauwer met elkaar te verbinden.
Binnen de Frozen-divisie werkten tien fabrieken in vier landen met verschillende omgevingen voor documentbeheer. Sommige beschikten over speciale systemen, terwijl andere meer gebruik maakten van Word, Excel, e-mail en gedeelde servers. Ook de automatisering van processen zoals klachtenbeheer, CAPA en auditbeheer verschilde per vestiging.
Op afzonderlijke vestigingen ondersteunden deze werkwijzen de dagelijkse bedrijfsvoering. Op divisieniveau vergde het samenbrengen van informatie echter meer inspanning. Het vergelijken van gegevens, het opstellen van centrale rapportages en het signaleren van gemeenschappelijke trends tussen de fabrieken bracht veel handmatig werk met zich mee.
Greenyard zag een kans om een gemeenschappelijk platform te creëren waarmee lokale kennis en gegevens binnen de divisie gemakkelijker met elkaar konden worden gekoppeld, vergeleken en gebruikt.
Uit het klachtenbeheer bleek waarom dat verband van belang was.
Bij één enkele klacht kunnen tien fabrieken, vier talen en betrokkenen uit de afdelingen Kwaliteit, Inkoop, Verkoop, Klantenservice, Productie en IT betrokken zijn.
Om consistentie te waarborgen, moest er overeenstemming worden bereikt over indelingen, verantwoordelijkheden, meldingen, tijdschema’s en vervolgmaatregelen.
Daardoor werd klachtenbeheer veel meer dan alleen een administratieve workflow. Het was een functieoverschrijdend proces op het gebied van kwaliteit en voedselveiligheid, waarbij informatie op betrouwbare wijze moest worden uitgewisseld tussen mensen, afdelingen en locaties.
Een gezamenlijke aanpak zou de verkregen gegevens bovendien bruikbaarder maken. Consistente informatie over klachten zou kunnen bijdragen aan trendanalyses, interne benchmarking en een beter inzicht in de gebieden waarop verbeteringsmaatregelen het grootste effect zouden kunnen sorteren.
Olivier Galard vertelt hoe Greenyard processen, gegevens en teams binnen zijn internationale activiteiten met elkaar verbindt. Ontdek hoe standaardisatie en het delen van kennis leiden tot meetbare verbeteringen.
Greenyard begon in 2019 met het verkennen van Bizzmine, waarna in 2020 een implementatieproject op afdelingsniveau volgde. Klachtenbeheer kreeg daarbij de hoogste prioriteit.
De volgorde was van belang.
In plaats van te beginnen met een op zichzelf staand proces, koos Greenyard voor een proces dat samenwerking tussen verschillende afdelingen en entiteiten vereiste. Bij het ontwerpen van de workflow moest worden overeengekomen hoe de klachtenafhandeling binnen de hele divisie moest verlopen, met inbegrip van verantwoordelijkheden, vereiste acties, meldingen en escalatie.
De procesgerichte aanpak van Bizzmine ondersteunde die doelstelling. Greenyard kon het overeengekomen proces omzetten in gestructureerde digitale workflows en de relevante belanghebbenden samenbrengen in één gemeenschappelijke werkwijze.
De implementatie ging dus verder dan het digitaliseren van een bestaand administratief proces. Er werd een gemeenschappelijke structuur gecreëerd waarmee verschillende teams klachten op alle locaties op een uniforme manier konden afhandelen.
Het klachtenbeheer vormde het uitgangspunt voor de volgende fase.
Greenyard heeft vervolgens binnen de Frozen-divisie een gecentraliseerd documentbeheersysteem ingevoerd. Lokale kwaliteitsteams hebben de documentatie in een gemeenschappelijke structuur ondergebracht, waardoor een consistentere aanpak is ontstaan voor het beheren en verspreiden van informatie over kwaliteit en voedselveiligheid tussen de verschillende fabrieken.
De rapportage ontwikkelde zich parallel daaraan.
Doordat informatie steeds vaker via gedeelde processen wordt vastgelegd, kreeg Greenyard een beter inzicht in de kwaliteitsprestaties, waaronder het aantal klachten. Bizzmine sluit bovendien aan op de BI-omgeving van de Groep om uitgebreidere prestatierapportages en -analyses mogelijk te maken.
Dit bood nieuwe mogelijkheden voor kwaliteitsbeheer op meerdere locaties.
Dankzij consistentere gegevens is het eenvoudiger om trends te herkennen en locaties te identificeren die beter presteren. Greenyard kan zo inzicht krijgen in wat op die locaties goed werkt en die ervaring omzetten in beste praktijken die op grotere schaal kunnen worden gedeeld.
Kwaliteitsgegevens zijn dus meer dan alleen een overzicht van afzonderlijke gebeurtenissen. Ze kunnen bijdragen aan het delen van kennis tussen verschillende locaties en aan voortdurende verbetering.
Een grotere zichtbaarheid levert meer waarde op wanneer deze tot consequent handelen leidt.
Greenyard heeft verantwoordelijkheden en opvolging rechtstreeks in zijn werkprocessen geïntegreerd. Klachtenbeheer is hiervan een concreet voorbeeld. Op basis van vastgestelde escalatiecriteria kan aanvullende analyse van de onderliggende oorzaak vereist zijn wanneer bepaalde drempels worden overschreden.
De workflow helpt bepalen wat er vervolgens moet gebeuren, in plaats van dat teams voor elk geval afzonderlijk de juiste vervolgstappen moeten vaststellen.
Dit draagt bij aan duidelijkere verantwoordelijkheden en een consistentere aanpak, terwijl er tegelijkertijd een traceerbaar overzicht van beslissingen en vervolgacties wordt gecreëerd.
Diezelfde traceerbaarheid draagt bij aan de voorbereiding op audits. Kwaliteitsteams kunnen gemakkelijker aantonen welke informatie is vastgelegd, welke maatregelen zijn genomen en hoe problemen zijn opgevolgd.
Greenyard wilde ook dat zijn kwaliteitsmanagementsysteem zich samen met de organisatie zou ontwikkelen.
Bizzmine biedt teams de flexibiliteit om zelf talrijke proceswijzigingen en -verbeteringen door te voeren. Hierdoor kan Greenyard de werkprocessen blijven verfijnen naarmate de vereisten veranderen, zonder dat de onderliggende gemeenschappelijke structuur verloren gaat.
Dat evenwicht is van belang in een omgeving met meerdere locaties.
Standaardisatie zorgt voor een gemeenschappelijke basis. Dankzij de configureerbaarheid kunnen processen zich verder ontwikkelen naarmate teams ervaring opdoen en mogelijkheden voor verbetering ontdekken.
De implementatie van het kwaliteits- en voedselveiligheidsbeleid leverde ervaring op waarop Greenyard kon voortbouwen.
In 2023 heeft Greenyard een groepsbrede aanpak op het gebied van gezondheid en veiligheid ontwikkeld, die tot doel heeft de samenwerking tussen de verschillende entiteiten te versterken en te zorgen voor meer consistentie in de werkwijzen en de prestatierapportage.
In 2025 heeft Greenyard Bizzmine geïmplementeerd ter ondersteuning van het incidentbeheer, de rapportage en de centrale monitoring op het gebied van gezondheid en veiligheid. Hiermee wordt de procesgestuurde aanpak uitgebreid naar een ander onderdeel van het bredere EHS- en QHSE-landschap van Greenyard.
Gestructureerd incidentbeheer biedt een uniform proces voor het vastleggen van informatie, het toewijzen van verantwoordelijkheden, het bewaken van de opvolging en het ondersteunen van analyses. Consistentere incidentgegevens vormen bovendien een steviger basis voor centrale rapportage en inzicht in trends.
Voor Greenyard betekent dit de volgende stap in een traject dat begon met kwaliteit en voedselveiligheid, waarbij de ervaring die op het ene operationele gebied is opgedaan, wordt toegepast op een ander gebied.
Het verschil komt steeds duidelijker naar voren in de manier waarop Greenyard informatie tussen verschillende vestigingen kan uitwisselen.
Waar voorheen voor analyses over meerdere vestigingen gegevens uit verschillende bronnen moesten worden gebundeld, kan Greenyard nu werken met consistentere informatie, duidelijkere verantwoordelijkheden en een beter inzicht in trends.
Dankzij gedeelde workflows zijn acties en vervolgstappen gemakkelijker te volgen. Gestructureerde gegevens ondersteunen centrale rapportage. Duidelijk omschreven verantwoordelijkheden zorgen voor meer duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Al deze verbeteringen samen bieden Greenyard een steviger basis om inzicht te krijgen in de prestaties van alle deelnemende vestigingen.
Door het betere inzicht verandert ook wat Greenyard uit zijn bedrijfsvoering kan leren.
Wanneer kwaliteitsinformatie een consistentere structuur heeft, kan de organisatie trends signaleren en vaststellen welke vestigingen bijzonder goed presteren.
Die inzichten kunnen vervolgens buiten de locatie waar ze zijn ontstaan, worden toegepast.
Werkwijzen die op één locatie tot goede resultaten leiden, kunnen worden begrepen, geëvalueerd en met andere teams worden gedeeld. Interne benchmarking wordt zo een mechanisme voor voortdurende verbetering, in plaats van louter een rapportageoefening.
Dit verband tussen expertise op locatieniveau en leerprocessen binnen de divisie is een van de belangrijke resultaten van de aanpak van Greenyard op het gebied van kwaliteitsbeheer, waarbij meerdere locaties worden betrokken.
Dat effect is ook merkbaar in het dagelijkse werk.
Gestructureerde workflows maken duidelijk wat mensen moeten doen, wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de volgende stap is. Klachtenbeheer brengt belanghebbenden uit de afdelingen Kwaliteit, Inkoop, Klantenservice, Verkoop, Productie en andere functies binnen hetzelfde proces met elkaar in contact.
In plaats van dat informatie afzonderlijk tussen afdelingen wordt doorgegeven, kunnen teams samenwerken op basis van gedeelde verantwoordelijkheden en opvolging.
Greenyard heeft ook gemerkt dat de betrokkenheid van de medewerkers is toegenomen naarmate de processen duidelijker zijn geworden.
“Je merkt echt dat mensen meer betrokken zijn, omdat ze weten wat ze moeten doen en omdat ze een hulpmiddel hebben om hen daarbij te ondersteunen.” Olivier Galard – Directeur Duurzaamheid, Kwaliteit en Gezondheid & Veiligheid van de groep, Greenyard
Technologie biedt de structuur, maar de operationele waarde zit hem in het feit dat mensen hierdoor op een meer consistente manier kunnen samenwerken.
De ontwikkeling van het klachtenbeheer heeft Greenyard een steviger basis gegeven voor voortdurende verbetering.
Standaardwerkprocessen zorgden voor een consistentere opvolging. Dankzij betere gegevens konden patronen gemakkelijker worden herkend. Duidelijke verantwoordelijkheden hielpen teams om problemen aan te pakken, terwijl het inzicht in de situatie op alle locaties kansen bood om te leren van beter presterende teams.
Die vooruitgang komt tot uiting in een bijzonder belangrijke kwaliteitsindicator: Greenyard heeft zijn klachtenpercentage in de loop van de tijd met 20% teruggebracht.
Het resultaat gaat verder dan het digitaal afhandelen van klachten.
Greenyard heeft een proces ontwikkeld waarmee klachtgegevens op een uniforme manier kunnen worden vastgelegd, opgevolgd, geanalyseerd en omgezet in verbeteringen.
Betere informatie biedt inzicht. Gestructureerde werkprocessen helpen om dat inzicht om te zetten in actie.
Diezelfde basis biedt voordelen die verder gaan dan alleen goede prestaties.
Greenyard meldt meer transparantie en standaardisatie, duidelijkere rollen en verantwoordelijkheden, betere opvolging, betrouwbaardere gegevens en een beter inzicht in trends.
Volledige en traceerbare gegevens dragen ook bij aan de voorbereiding op audits, doordat hiermee gemakkelijker kan worden aangetoond hoe informatie is vastgelegd, welke maatregelen zijn genomen en hoe problemen zijn opgevolgd.
Dankzij deze mogelijkheden krijgt Greenyard een consistenter beeld van de prestaties op het gebied van kwaliteit en voedselveiligheid, terwijl de operationele teams nauw bij de processen zelf betrokken blijven.
De ontwikkeling van Greenyard is geleidelijk verlopen.
Klachtenbeheer legde de eerste basis voor een locatieoverschrijdende aanpak. Dankzij documentbeheer werd informatie over kwaliteit en voedselveiligheid in een meer uniforme omgeving ondergebracht. Door rapportage werden de prestaties beter zichtbaar. Het beheer van EHS-incidenten breidt deze aanpak nu uit naar een ander operationeel gebied.
Elke stap bouwt voort op de ervaring die bij de vorige stap is opgedaan.
De divisie Frozen onderzoekt aanvullende Bizzmine-functionaliteiten voor CAPA-beheer, interne audits en inspecties. Andere divisies evalueren de mogelijkheden om Bizzmine in te zetten als hun kwaliteitsmanagementsysteem. Greenyard overweegt bovendien een verdere uitbreiding van de processen op het gebied van gezondheid en veiligheid.
De langetermijnstrategie biedt ruimte voor verdere integratie, maar Greenyard kan het tempo daarvan zelf bepalen op basis van zijn eigen operationele prioriteiten.
Door een doelgerichte implementatie is praktische ervaring opgedaan. Die ervaring vormt nu de basis om te bepalen waar een geïntegreerde aanpak in de toekomst meerwaarde kan bieden.
Gestandaardiseerd klachtenbeheer in 10 fabrieken in vier landen
Gecentraliseerd documentbeheer voor kwaliteit en voedselveiligheid
Betere kwaliteit van gegevens, rapportages en inzicht in trends
Duidelijkere rollen, verantwoordelijkheden en procesopvolging
Meer samenwerking tussen afdelingen en grotere betrokkenheid van medewerkers
Eenvoudigere identificatie en uitwisseling van goede praktijken tussen vestigingen
Een daling van het aantal klachten met 20% op de lange termijn
Volledigere en traceerbare informatie ter ondersteuning van de auditgereedheid
Gestructureerd beheer van gezondheids- en veiligheidsincidenten en centrale monitoring
Basis voor CAPA, interne audits, inspecties en mogelijke verdere uitbreiding naar meerdere vestigingen
Sluit u aan bij honderden organisaties die hun compliance en veiligheid naar een hoger niveau tillen met Bizzmine.
