Entwicklung eines ganzheitlichen Ansatzes für Qualität, Lebensmittelsicherheit und Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS)

Wie Greenyard Prozesse in den Bereichen Qualität, Lebensmittelsicherheit und Umwelt, Gesundheit und Sicherheit standardisiert, Teams miteinander vernetzt und Betriebsdaten in gemeinsame Erkenntnisse für alle internationalen Standorte umwandelt.

Greenyard ist einer der weltweit führenden Anbieter von frischem, tiefgekühltem und verarbeiteten Obst und Gemüse. In allen internationalen Niederlassungen des Unternehmens hat fundiertes lokales Fachwissen seit jeher eine wichtige Rolle in den Bereichen Qualität, Lebensmittelsicherheit sowie Gesundheit und Sicherheit gespielt.

Im Zuge der Weiterentwicklung der Organisation bot sich als Nächstes die Gelegenheit, dieses Fachwissen durch einheitlichere Prozesse, Daten und Arbeitsweisen miteinander zu verknüpfen.

Diese Entwicklung begann bei Greenyard Frozen. Im Jahr 2019 betrieb der Geschäftsbereich zehn Werke in Belgien, Frankreich, Großbritannien und Polen. Die Standorte hatten ihre eigenen Ansätze für das Dokumentenmanagement und wichtige Qualitätsprozesse entwickelt, die durch eine Kombination aus lokalen Systemen, Word, Excel, E-Mail und gemeinsam genutzten Servern unterstützt wurden.

Greenyard wollte mehr Struktur in die Prozesse schaffen, die standort-, länder- und abteilungsübergreifend waren, und dabei die operativen Teams eng einbinden.

Was mit dem Beschwerdemanagement begann, entwickelte sich zu einem zentralisierten Dokumentenmanagement und einer verbesserten Qualitätsberichterstattung. Greenyard baut nun auf diesen Erfahrungen mit dem Management von Arbeitsschutzvorfällen auf und weitet seinen vernetzten Ansatz auf den gesamten EHS- und QHSE-Bereich aus.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Greenyard Frozen hat seinen Standardisierungsprozess in zehn Werken in vier Ländern eingeleitet.

• Das Beschwerdemanagement war der erste große standortübergreifende Prozess, der in Bizzmine implementiert wurde.

• Das zentralisierte Dokumentenmanagement schuf eine gemeinsame Grundlage für die Dokumentation in den Bereichen Qualität und Lebensmittelsicherheit.

• Gemeinsame Arbeitsabläufe verbesserten die Transparenz, die Zuständigkeiten, die Nachverfolgung und die Zusammenarbeit zwischen den Teams.

• Konsistentere Qualitätsdaten unterstützen die Trendanalyse, das interne Benchmarking und den Austausch bewährter Verfahren.

• Greenyard konnte seine Reklamationsquote im Laufe der Zeit um 20 % senken.

• Bizzmine unterstützt nun auch das Management von Gesundheits- und Sicherheitsvorfällen sowie die Berichterstattung und zentrale Überwachung.

• Greenyard prüft derzeit den weiteren Einsatz von Bizzmine für CAPA, interne Audits, Inspektionen und weitere Unternehmensbereiche.

Die Herausforderung

Lokales Fachwissen in einer internationalen Organisation vernetzen

Die Geschäftsbereiche und Tochtergesellschaften von Greenyard haben in der Vergangenheit mit einem hohen Maß an Unabhängigkeit gearbeitet. Dies ermöglichte es den lokalen Teams, Verfahren in den Bereichen Qualität, Lebensmittelsicherheit sowie Gesundheit und Sicherheit entsprechend ihren eigenen betrieblichen Anforderungen zu entwickeln.

Als Greenyard einen stärker integrierten Ansatz entwickelte, bot sich die Gelegenheit, diese Vorgehensweisen enger miteinander zu verknüpfen.

Innerhalb des Geschäftsbereichs „Frozen“ arbeiteten zehn Werke in vier Ländern mit unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Umgebungen. Einige verfügten über eigene Systeme, während andere stärker auf Word, Excel, E-Mail und gemeinsam genutzte Server setzten. Auch die Automatisierung von Prozessen wie dem Beschwerdemanagement, CAPA und dem Auditmanagement variierte je nach Standort.

An den einzelnen Standorten unterstützten diese Ansätze den täglichen Betrieb. Auf Bereichsebene war die Zusammenführung von Informationen jedoch mit einem höheren Aufwand verbunden. Der Vergleich von Daten, die Erstellung zentraler Berichte und die Ermittlung gemeinsamer Trends über alle Werke hinweg waren mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden.

Greenyard erkannte die Chance, eine gemeinsame Basis zu schaffen, die es einfacher machen würde, lokales Wissen und Daten divisionsübergreifend zu verknüpfen, zu vergleichen und zu nutzen.

Wenn das Beschwerdemanagement zu einem standortübergreifenden Prozess wird

Das Beschwerdemanagement hat gezeigt, warum dieser Zusammenhang wichtig ist.

Eine einzige Beschwerde kann eine von zehn Fabriken, vier Sprachen und Beteiligte aus den Bereichen Qualitätssicherung, Einkauf, Vertrieb, Kundendienst, Produktion und IT betreffen.

Um Einheitlichkeit zu gewährleisten, mussten Einigungen hinsichtlich der Kategorisierung, der Zuständigkeiten, der Benachrichtigungen, der Fristen und der Folgemaßnahmen erzielt werden.

Dadurch wurde das Beschwerdemanagement zu weit mehr als nur einem administrativen Arbeitsablauf. Es handelte sich um einen funktionsübergreifenden Prozess im Bereich Qualität und Lebensmittelsicherheit, bei dem Informationen zuverlässig zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten ausgetauscht werden mussten.

Ein einheitlicher Ansatz würde zudem die aussagekräftigkeit der gewonnenen Daten erhöhen. Einheitliche Informationen zu Beschwerden könnten Trendanalysen, internes Benchmarking und ein besseres Verständnis dafür unterstützen, wo Verbesserungsmaßnahmen die größte Wirkung erzielen könnten.

Die Lösung

Ausgangspunkt ist ein Prozess, der die Organisation vernetzt

Greenyard begann 2019 mit der Erkundung von Bizzmine, woraufhin 2020 ein abteilungsweites Implementierungsprojekt folgte. Das Beschwerdemanagement stand dabei an erster Stelle.

Die Reihenfolge war entscheidend.

Anstatt mit einem isolierten Prozess zu beginnen, entschied sich Greenyard für einen Prozess, der eine funktions- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit erforderte. Die Gestaltung des Arbeitsablaufs bedeutete, dass man sich darauf einigen musste, wie das Beschwerdemanagement unternehmensweit ablaufen sollte, einschließlich der Zuständigkeiten, erforderlichen Maßnahmen, Benachrichtigungen und Eskalationsverfahren.

Der prozessorientierte Ansatz von Bizzmine trug zur Erreichung dieses Ziels bei. Greenyard konnte den vereinbarten Prozess in strukturierte digitale Arbeitsabläufe umsetzen und die relevanten Beteiligten auf eine einheitliche Arbeitsweise ausrichten.

Die Umsetzung ging daher über die Digitalisierung eines bestehenden Verwaltungsprozesses hinaus. Es wurde eine gemeinsame Struktur geschaffen, über die verschiedene Teams Beschwerden standortübergreifend einheitlich bearbeiten konnten.

Schaffung einer gemeinsamen Grundlage für das Qualitätsmanagement

Das Beschwerdemanagement bildete den Ausgangspunkt für die nächste Phase.

Greenyard führte daraufhin ein zentralisiertes Dokumentenmanagement im gesamten Geschäftsbereich „Frozen“ ein. Die lokalen Qualitätsteams passten die Dokumentation an eine einheitliche Struktur an und schufen so einen einheitlicheren Ansatz für die Steuerung und Verteilung von Informationen zu Qualität und Lebensmittelsicherheit in allen Werken.

Parallel dazu entwickelte sich auch die Berichterstattung.

Da Informationen zunehmend über gemeinsame Prozesse erfasst werden, erhielt Greenyard einen besseren Überblick über die Qualitätsleistung, einschließlich der Beschwerdequoten. Bizzmine ist zudem mit der BI-Umgebung der Gruppe verbunden, um eine umfassendere Leistungsberichterstattung und -analyse zu ermöglichen.

Dadurch ergab sich eine neue Möglichkeit für das standortübergreifende Qualitätsmanagement.

Dank einheitlicherer Daten lassen sich Trends und Standorte mit besonders guter Leistung leichter erkennen. Greenyard kann so herausfinden, was an diesen Standorten gut funktioniert, und diese Erfahrungen in bewährte Verfahren umsetzen, die dann in größerem Umfang weitergegeben werden können.

Qualitätsdaten sind daher mehr als nur eine Aufzeichnung einzelner Ereignisse. Sie können zum standortübergreifenden Lernen und zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen.

Eine bessere Nachverfolgung in den Prozess integrieren

Eine bessere Transparenz schafft mehr Wert, wenn sie zu konsequentem Handeln führt.

Greenyard hat Verantwortlichkeiten und Folgemaßnahmen direkt in seine Arbeitsabläufe integriert. Das Beschwerdemanagement liefert hierfür ein praktisches Beispiel. Festgelegte Eskalationskriterien können eine zusätzliche Ursachenanalyse erfordern, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden.

Der Arbeitsablauf hilft dabei, zu bestimmen, was als Nächstes zu tun ist, anstatt dass die Teams für jeden Einzelfall separat die entsprechenden Folgemaßnahmen festlegen müssen.

Dies trägt zu klareren Zuständigkeiten und einheitlicherem Handeln bei und sorgt gleichzeitig für eine nachvollziehbare Dokumentation von Entscheidungen und Folgemaßnahmen.

Diese Rückverfolgbarkeit trägt auch zur Prüfungsbereitschaft bei. Qualitätsteams können leichter nachweisen, welche Informationen erfasst wurden, welche Maßnahmen ergriffen wurden und wie Probleme weiterverfolgt wurden.

Standardisierung mit Raum für Weiterentwicklung

Greenyard musste zudem sicherstellen, dass sich sein Qualitätsmanagementsystem parallel zur Organisation weiterentwickelte.

Bizzmine bietet Teams die Flexibilität, viele Prozessänderungen und -verbesserungen selbst vorzunehmen. So kann Greenyard die Arbeitsabläufe im Zuge sich ändernder Anforderungen weiter optimieren, ohne dabei die zugrunde liegende einheitliche Struktur aus den Augen zu verlieren.

In einer Umgebung mit mehreren Standorten ist dieses Gleichgewicht von Bedeutung.

Standardisierung schafft eine gemeinsame Grundlage. Dank der Konfigurierbarkeit können sich Prozesse weiterentwickeln, wenn Teams Erfahrungen sammeln und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Ausweitung des Ansatzes auf den Bereich EHS

Die Umsetzung der Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmaßnahmen lieferte Erfahrungen, auf denen Greenyard aufbauen konnte.

Im Jahr 2023 entwickelte Greenyard ein konzernweites Konzept für Gesundheit und Sicherheit, das darauf abzielt, die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmenseinheiten zu verbessern und für mehr Einheitlichkeit bei den Vorgehensweisen und der Leistungsberichterstattung zu sorgen.

Im Jahr 2025 führte Greenyard Bizzmine ein, um das Management von Vorfällen im Bereich Gesundheit und Sicherheit sowie die Berichterstattung und zentrale Überwachung zu unterstützen. Damit wird der prozessorientierte Ansatz auf einen weiteren Bereich der umfassenden EHS- und QHSE-Landschaft von Greenyard ausgeweitet.

Ein strukturiertes Vorfallmanagement bietet einen einheitlichen Prozess zur Erfassung von Informationen, zur Zuweisung von Zuständigkeiten, zur Überwachung der Folgemaßnahmen und zur Unterstützung der Analyse. Konsistentere Vorfalldaten schaffen zudem eine solidere Grundlage für die zentrale Berichterstattung und die Erkennung von Trends.

Für Greenyard bedeutet dies den nächsten Schritt auf einem Weg, der mit den Bereichen Qualität und Lebensmittelsicherheit begann und bei dem die in einem Betriebsbereich gewonnenen Erfahrungen auf einen anderen übertragen werden.

Die Ergebnisse

Von isolierten Daten zu mehr Transparenz

Der Unterschied zeigt sich zunehmend darin, wie Greenyard standortübergreifend mit Informationen arbeiten kann.

Während für bereichsübergreifende Analysen bisher Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden mussten, kann Greenyard nun mit einheitlicheren Informationen, klareren Zuständigkeiten und einer besseren Übersicht über Trends arbeiten.

Gemeinsam genutzte Arbeitsabläufe erleichtern die Nachverfolgung von Maßnahmen und Folgeschritten. Strukturierte Daten unterstützen die zentrale Berichterstattung. Festgelegte Zuständigkeiten sorgen für mehr Klarheit hinsichtlich der Verantwortlichkeiten.

Zusammen bieten diese Verbesserungen Greenyard eine solidere Grundlage für das Verständnis der Leistungsentwicklung an allen beteiligten Standorten.

Sichtbarkeit in gemeinsames Lernen verwandeln

Eine bessere Transparenz verändert auch, welche Erkenntnisse Greenyard aus seinen Betriebsabläufen gewinnen kann.

Wenn qualitativ hochwertige Informationen einer einheitlicheren Struktur folgen, kann das Unternehmen Trends erkennen und Standorte identifizieren, die besonders gute Ergebnisse erzielen.

Diese Erkenntnisse können dann über den Ort hinauswirken, an dem sie entstanden sind.

Praktiken, die an einem Standort zu guten Ergebnissen führen, können analysiert, bewertet und an andere Teams weitergegeben werden. Das interne Benchmarking wird somit zu einem Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung und ist nicht mehr nur eine reine Berichterstattungsmaßnahme.

Dieser Zusammenhang zwischen Fachwissen auf Standortebene und dem Lernen auf Bereichsebene ist eines der wichtigsten Ergebnisse des standortübergreifenden Qualitätsmanagementansatzes von Greenyard.

Prozesse für die Menschen verständlicher gestalten

Dieser Effekt zeigt sich auch in der täglichen Arbeit.

Strukturierte Arbeitsabläufe machen deutlich, welche Aufgaben zu erledigen sind, wer dafür verantwortlich ist und wie es weitergehen soll. Das Beschwerdemanagement verbindet die Beteiligten aus den Bereichen Qualität, Einkauf, Kundenservice, Vertrieb, Produktion und anderen Abteilungen in einem gemeinsamen Prozess.

Anstatt dass Informationen separat zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden, können die Teams bei gemeinsamen Aufgaben und Nachverfolgungsmaßnahmen zusammenarbeiten.

Bei Greenyard hat sich zudem das Engagement der Mitarbeiter verstärkt, da die Abläufe klarer geworden sind.

„Man merkt tatsächlich, dass die Mitarbeiter engagierter sind, weil sie wissen, was sie zu tun haben, und weil ihnen ein Hilfsmittel zur Verfügung steht.“ Olivier Galard – Leiter für Nachhaltigkeit, Qualität sowie Gesundheit und Sicherheit der Greenyard-Gruppe

Die Technologie liefert den Rahmen, doch der operative Nutzen ergibt sich daraus, dass sie den Menschen hilft, noch besser zusammenzuarbeiten.

Von Beschwerdedaten zu messbaren Verbesserungen

Die Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements verschaffte Greenyard eine solidere Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen.

Einheitliche Arbeitsabläufe sorgten für eine konsistentere Nachverfolgung. Dank besserer Daten ließen sich Muster leichter erkennen. Klare Zuständigkeiten halfen den Teams, auf Probleme zu reagieren, während die standortübergreifende Transparenz Möglichkeiten schuf, von den leistungsstärksten Teams zu lernen.

Dieser Fortschritt spiegelt sich in einer besonders wichtigen Qualitätskennzahl wider: Greenyard hat seine Beschwerdequote im Laufe der Zeit um 20 % gesenkt.

Das Ergebnis geht über die digitale Bearbeitung von Beschwerden hinaus.

Greenyard hat einen Prozess entwickelt, mit dem Informationen zu Beschwerden einheitlich erfasst, weiterverfolgt, analysiert und in Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden können.

Bessere Informationen liefern Erkenntnisse. Strukturierte Arbeitsabläufe helfen dabei, diese Erkenntnisse in Maßnahmen umzusetzen.

Verbesserte Rückverfolgbarkeit und operative Kontrolle

Diese Grundlage bietet Vorteile, die über die reine Leistungsfähigkeit hinausgehen.

Greenyard berichtet von verbesserter Transparenz und Standardisierung, klareren Rollen und Zuständigkeiten, einer besseren Nachverfolgung, zuverlässigeren Daten und einer besseren Erkennbarkeit von Trends.

Vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnungen tragen zudem zur Prüfungsbereitschaft bei, da sie es erleichtern, darzulegen, wie Informationen erfasst wurden, welche Maßnahmen ergriffen wurden und wie Probleme weiterverfolgt wurden.

Diese Funktionen verschaffen Greenyard einen einheitlicheren Überblick über die Leistungen in den Bereichen Qualität und Lebensmittelsicherheit, während die operativen Teams weiterhin eng in die Prozesse selbst eingebunden bleiben.

Vom Qualitätsmanagement zu einer breiter angelegten QHSE-Grundlage

Die Entwicklung von Greenyard verlief schrittweise.

Das Beschwerdemanagement schuf die erste standortübergreifende Grundlage. Durch das Dokumentenmanagement wurden Informationen zu Qualität und Lebensmittelsicherheit in ein einheitlicheres Umfeld integriert. Die Berichterstattung sorgte für mehr Transparenz hinsichtlich der Leistungsergebnisse. Das EHS-Vorfallmanagement weitet diesen Ansatz nun auf einen weiteren Betriebsbereich aus.

Jeder Schritt baut auf den Erfahrungen des vorherigen auf.

Der Geschäftsbereich „Frozen“ prüft derzeit weitere Funktionen von Bizzmine für das CAPA-Management, interne Audits und Inspektionen. Andere Geschäftsbereiche evaluieren derzeit die Möglichkeit, Bizzmine als ihr Qualitätsmanagementsystem einzuführen. Greenyard erwägt zudem eine weitere Ausweitung der Arbeitsschutzprozesse.

Die langfristige Ausrichtung schafft Spielraum für eine weitere Integration, doch Greenyard kann das Tempo dabei entsprechend seinen eigenen operativen Prioritäten selbst bestimmen.

Durch eine zielgerichtete Umsetzung wurden praktische Erfahrungen gesammelt. Diese Erfahrungen bilden nun die Grundlage für die Entscheidung, wo ein vernetzter Ansatz als Nächstes einen Mehrwert schaffen kann.

Ergebnisse auf einen Blick

• Standardisiertes Beschwerdemanagement in 10 Werken in vier Ländern

• Zentralisierte Dokumentenverwaltung für Qualität und Lebensmittelsicherheit

• Bessere Datenqualität, Berichterstattung und Transparenz bei Trends

• Klarere Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozessnachverfolgung

• Verstärkte funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Einbindung der Mitarbeiter

• Einfachere Identifizierung und Weitergabe bewährter Verfahren zwischen den Standorten

• 20 %ige Senkung der Reklamationsquote im Laufe der Zeit

• Vollständigere und nachvollziehbare Informationen zur Unterstützung der Audit-Bereitschaft

• Strukturiertes Management von Gesundheits- und Sicherheitsvorfällen sowie zentrale Überwachung

• Grundlage für Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA), interne Audits, Inspektionen und eine mögliche weitere standortübergreifende Ausweitung