Fresh & Saucy Foods sustituyó el papel y las hojas de cálculo por el software de gestión de calidad Bizzmine para estandarizar los procesos y mejorar la visibilidad de los datos.
Fresh & Saucy Foods es un fabricante familiar de alimentos que produce salsas y cremas para untar tanto para su propia marca como para clientes de marcas blancas. Con la expansión de la empresa, los procesos de gestión de la calidad se hicieron más difíciles de gestionar con formularios en papel y hojas de Excel. La información estaba dispersa por los sistemas y los empleados a menudo tenían dificultades para encontrar los datos correctos.
Lo que muestra este caso práctico
Este caso práctico explica cómo Fresh & Saucy Foods utiliza el software de gestión de calidad Bizzmine para centralizar las reclamaciones, los controles de calidad y la documentación de los proveedores en una plataforma digital de QHSE:
sustituir los formularios en papel y las hojas de cálculo por flujos de trabajo digitales estructurados
estandarizar los procesos de gestión de la calidad en todos los departamentos de producción y calidad
conectar los datos de calidad con los de ERP mediante la integración de sistemas
permitir inspecciones de calidad móviles directamente en la planta de producción
mejorar la visibilidad de los datos históricos de calidad, las reclamaciones y los registros de producción
Fresh & Saucy Foods es un fabricante familiar de alimentos especializado en la producción de salsas y cremas para untar. La empresa produce su propia marca, August y Henry, así como productos de marca blanca para socios minoristas.
La organización se centra en el crecimiento continuo a través de la innovación, la digitalización y la automatización. Estas prioridades requieren sistemas fiables que respalden tanto las operaciones de producción como la gestión de la calidad.
Michiel Pauwels, Director de TI y Digitalización de Fresh & Saucy Foods: "Somos una empresa familiar con grandes ambiciones de crecimiento. Queremos superar los límites, invertir en el futuro y apostar por la digitalización y la automatización. Ahí es donde entró en juego Bizzmine".
Antes de implantar un sistema digital de gestión de la calidad, Fresh & Saucy Foods dependía en gran medida de procesos manuales. La información se almacenaba en formularios de papel, hojas de cálculo y sistemas desconectados.
Michiel Pauwels: "Antes de utilizar Bizzmine, trabajábamos mucho con hojas de papel y archivos de Excel. Eso dificultaba encontrar los datos correctos. A veces incluso trabajábamos con información obsoleta". Los datos también estaban distribuidos en diferentes paquetes de software. Sin integración entre estos sistemas, los empleados tenían dificultades para conectar la información de producción, gestión de calidad y documentación.
"También teníamos el problema de que los datos no estaban sincronizados entre los distintos paquetes. Esto dificultaba la vinculación de la información y el mantenimiento de una visión de conjunto clara. La empresa necesitaba un sistema de gestión de la calidad que pudiera centralizar la información y, al mismo tiempo, fuera lo bastante flexible para adaptarse a los flujos de trabajo existentes en los departamentos de producción y calidad."
Fresh & Saucy Foods evaluó varias soluciones de software de gestión de la calidad antes de elegir Bizzmine. La empresa dio prioridad a la flexibilidad, la apertura y la facilidad de uso para los empleados que trabajan tanto en entornos de oficina como de producción.
Michiel: "Cuando empezamos a buscar un sistema de gestión de la calidad, la apertura y la flexibilidad eran nuestras principales prioridades. Queríamos adaptar el sistema a nuestra forma de trabajar y no al revés.
Bizzmine introdujo una plataforma digital central en la que los datos de calidad, la documentación y los flujos de trabajo se gestionan en un único lugar. Los empleados pueden crear formularios, listas y flujos de trabajo sin conocimientos técnicos. Los empleados pueden configurar sus propias listas, formularios y flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos informáticos. Esto hace que el sistema sea accesible tanto para los equipos de calidad como para los empleados de producción.
Birte Ost, Departamento de Calidad de Fresh & Saucy Foods: "Utilizamos Bizzmine para muchas tareas de gestión de la calidad, como el registro de reclamaciones y acciones correctivas. El software también nos ayuda a definir nuevos KPI, como la reducción del plazo de entrega y del número de reclamaciones. El acceso móvil también desempeña un papel importante en las operaciones diarias. Las inspecciones y visitas de calidad pueden realizarse ahora directamente en la planta de producción. Realizamos visitas de calidad utilizando un dispositivo móvil. Bizzmine también nos permite buscar rápidamente documentos de proveedores y registros de producción".
El sistema también se integra con el entorno ERP de la empresa a través de una API. Esta integración conecta la información sobre calidad con los datos operativos. Michiel: "La conexión con nuestro sistema ERP nos permite vincular automáticamente los datos correctos. El uso de la API también nos permite crear integraciones personalizadas sobre Bizzmine."
Tras implantar Bizzmine, Fresh & Saucy Foods consiguió una mayor coherencia en sus procesos de gestión de la calidad. La automatización del flujo de trabajo garantiza la introducción de la información necesaria antes de que las tareas puedan avanzar.
Michiel: "Las mayores ventajas que vemos son la normalización y la estructura. Los flujos de trabajo garantizan que se introduce la información correcta antes de pasar al siguiente paso". La asignación automática de tareas también mejora el seguimiento de las acciones de calidad y las responsabilidades. "Cuando se introduce toda la información, el flujo de trabajo crea automáticamente una tarea de seguimiento para la persona responsable".
El almacenamiento centralizado de la información mejora considerablemente la accesibilidad de los datos. Ahora es posible recuperar rápidamente los datos históricos de calidad cuando se necesitan. "Ahora es mucho más rápido consultar los datos históricos. Todo está en un solo lugar y accesible para las personas que lo necesitan". La integración entre Bizzmine y el sistema ERP también mejora la coherencia de los datos entre departamentos. La información de calidad, los datos de producción y la documentación de los proveedores están ahora conectados dentro del mismo entorno operativo.
Principales resultados tras la implantación de Bizzmine:
Plataforma digital única para la gestión de la calidad
Sustitución de los procesos basados en papel por flujos de trabajo digitales
Integración de ERP para sincronizar datos
Inspecciones de calidad móviles en la planta de producción
Acceso centralizado a reclamaciones, documentos y registros de producción
"Para nosotros, Bizzmine es flexible, abierto y fiable".
Fresh & Saucy Foods implantó la plataforma digital de gestión de la calidad en varias fases. La primera fase se centró en sustituir los formularios en papel y las hojas de cálculo por flujos de trabajo digitales.
La siguiente fase se centró en centralizar datos de calidad como reclamaciones, acciones correctivas y documentación de proveedores. Los equipos de producción fueron introduciendo gradualmente las inspecciones móviles y las visitas digitales de calidad.
La integración de ERP constituyó el siguiente paso de la transformación. La conexión de los datos operativos y de calidad mejoró la elaboración de informes y la coherencia de los datos en toda la organización. La empresa sigue ampliando el uso de la plataforma a medida que se introducen nuevos procesos digitales.
Michiel Pauwels: "Todavía tenemos algunos flujos en papel que queremos digitalizar e implantar en Bizzmine".
Muchos fabricantes de alimentos siguen confiando en la documentación en papel y las hojas de cálculo para gestionar los procesos de calidad. A medida que las empresas crecen, este enfoque crea ineficiencias y limita la visibilidad de los datos.
Un sistema digital de gestión de la calidad permite a las organizaciones estandarizar los flujos de trabajo, centralizar la documentación e integrar los datos de calidad con los sistemas operativos. Fresh & Saucy Foods demuestra cómo una plataforma de software QHSE flexible puede respaldar la transformación digital al tiempo que mantiene la usabilidad práctica para los equipos de producción.
El software de gestión de la calidad es un sistema digital que ayuda a las organizaciones a gestionar procesos de calidad como reclamaciones, acciones correctivas, inspecciones y documentación en una sola plataforma.
La gestión digital de la calidad mejora la trazabilidad, normaliza los flujos de trabajo y garantiza que los registros de calidad estén siempre accesibles para las auditorías y los requisitos de conformidad.
El software de gestión de reclamaciones registra los problemas de forma estructurada y asigna medidas correctoras. Esto permite a las organizaciones rastrear las causas profundas y prevenir problemas recurrentes.
Las empresas utilizan una plataforma digital de software QHSE como Bizzmine para definir flujos de trabajo y procedimientos de documentación estándar. Los empleados siguen los mismos procesos al tiempo que mantienen la visibilidad en todos los departamentos.
Las industrias con requisitos de cumplimiento estrictos utilizan software QHSE, como la fabricación de alimentos, los productos farmacéuticos, los productos químicos, la logística, la energía y la fabricación.
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