Hoe CARBOGEN AMCIS papieren kwaliteitsprocessen verving door een digitaal QHSE softwareplatform om naleving en traceerbaarheid te verbeteren.
CARBOGEN AMCIS produceert cholesterol- en vitamine D-producten voor de farmaceutische, cosmetische en diervoedingsmarkt. Werken onder strikte FDA-, GMP- en ISO-vereisten vereist volledige traceerbaarheid en controle van kwaliteitsprocessen. Papieren documentatie maakte het moeilijk om formulieren te traceren en overzicht te houden binnen de organisatie. CARBOGEN AMCIS implementeerde Bizzmine als haar digitale QHSE softwareplatform om afwijkingen, CAPA en wijzigingsbeheer te beheren in één gestructureerd systeem dat de transparantie, naleving en operationele controle verbetert.
Deze casestudie legt uit hoe CARBOGEN AMCIS Bizzmine QHSE software gebruikt om:
papieren kwaliteitsprocessen vervangen
afwijkingen, CAPA en wijzigingsbeheer digitaal beheren
traceerbaarheid en compliance creëren voor GMP gereguleerde processen
workflows snel en efficiënt implementeren
complianceprocessen schalen over meerdere locaties
CARBOGEN AMCIS produceert cholesterol- en vitamine D-producten voor de farmaceutische, cosmetische en diervoedingsmarkt. De productie varieert van batches op laboratoriumschaal tot grote industriële productievolumes.
Jeroen de Jong, Risk and Compliance Manager bij CARBOGEN AMCIS: "Ik beheer risk and compliance bij CARBOGEN AMCIS en was verantwoordelijk voor de implementatie van Bizzmine op onze site."
Werken binnen sterk gereguleerde farmaceutische omgevingen vereist strikte controle van kwaliteitsdocumentatie en operationele processen: "Onze activiteiten vinden plaats binnen regelgevende kaders zoals FDA, GMP en ISO. Dat betekent dat we volledige controle en traceerbaarheid van kwaliteitsprocessen moeten behouden."
Vóór de implementatie van een digitaal QHSE-platform vertrouwde CARBOGEN AMCIS op papieren documentatie om de kwaliteitsprocessen te beheren: "Tot de implementatie van Bizzmine werkten we met een papieren systeem voor onze kwaliteitsprocessen."
Dit creëerde operationele risico's en beperkte zichtbaarheid in de hele organisatie. "Het nadeel van papier is dat documenten overal kunnen zijn. Het wordt moeilijk om alle formulieren te traceren die door de organisatie bewegen."
In sterk gereguleerde omgevingen zorgt dit gebrek aan zichtbaarheid voor problemen bij de naleving: "Die situatie is niet acceptabel in een omgeving die werkt volgens FDA-, GMP- en ISO-vereisten. We hadden een betere controle over onze documentatie nodig."
De organisatie besloot daarom een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem te implementeren: "Om meer controle te krijgen over documenten en processen besloten we een elektronisch systeem zoals Bizzmine te implementeren."
CARBOGEN AMCIS koos voor Bizzmine als haar digitale QHSE softwareplatform vanwege de flexibiliteit en het vermogen om zich aan te passen aan organisatorische workflows. "Een van de belangrijkste redenen waarom we voor Bizzmine kozen was de flexibiliteit van de software. Je kunt je eigen workflows creëren zodat het systeem zich aanpast aan je processen."
Het platform introduceerde gestructureerde digitale workflows voor belangrijke kwaliteitsprocessen. "De eerste processen die we implementeerden waren de kernworkflows voor kwaliteit, zoals afwijkingenbeheer, CAPA en wijzigingsbeheer."
Bizzmine stelde de organisatie ook in staat om andere operationele processen dan kwaliteitsbeheer te digitaliseren: "Het systeem wordt ook gebruikt voor andere processen, zoals aanvragen voor kapitaaluitgaven. We hebben ook een proces genaamd Plan Tracker gecreëerd waar medewerkers projectvoorstellen kunnen indienen."
Deze workflows bieden inzicht in lopende projecten en resourceplanning. "Met dat proces kunnen we zien welke projecten er lopen en wat de impact is op resources en budgetten."
De implementatie van Bizzmine heeft de transparantie en traceerbaarheid van alle kwaliteitsprocessen aanzienlijk verbeterd. "Voor ons zorgt Bizzmine voor transparantie, compliance en traceerbaarheid van onze kwaliteitsregistraties."
Het systeem maakt ook een snelle implementatie van nieuwe workflows mogelijk: "Als je je workflows en formulieren goed voorbereidt, is het mogelijk om een proces binnen vier of vijf dagen te implementeren."
Het platform ondersteunt het schalen van processen over locaties en teams heen. "Na het implementeren van Bizzmine op onze locatie in Veenendaal konden we workflows ook uitrollen naar andere locaties."
Meertalige mogelijkheden ondersteunen internationale activiteiten: "We hebben formulieren in meerdere talen gemaakt, zodat medewerkers op verschillende locaties in hun eigen taal kunnen werken."
Belangrijkste resultaten na de implementatie van Bizzmine
Papieren kwaliteitsprocessen vervangen door digitale workflows
Gecentraliseerde afwijkings-, CAPA- en wijzigingsbeheerprocessen
Implementatie van nieuwe workflows in een paar dagen
Schaalbaar QHSE-platform voor meerdere locaties
Meertalige formulieren ter ondersteuning van internationale teams
"Bizzmine past zich aan onze processen aan in plaats van ons te dwingen onze manier van werken te veranderen. Het geeft ons transparantie, naleving en volledige traceerbaarheid van onze kwaliteitsregistraties."
CARBOGEN AMCIS benaderde de digitale transformatie in verschillende fasen om ervoor te zorgen dat het platform aansloot op de operationele processen. "De eerste stap was het analyseren van onze kwaliteitsworkflows en deze te vertalen naar digitale processen."
Het platform werd vervolgens geconfigureerd om afwijkingenbeheer, CAPA en veranderingscontroleprocessen te ondersteunen. "Toen de eerste workflows eenmaal waren geïmplementeerd, konden we het systeem geleidelijk uitbreiden met extra processen."
De organisatie schaalde het platform ook over locaties en teams heen: "Omdat het platform schaalbaar is, konden we workflows uitrollen naar andere locaties met behoud van locatiespecifieke dashboards en workspaces."
Veel farmaceutische fabrikanten vertrouwen nog steeds op papieren documentatie om kwaliteitsprocessen te beheren. Naarmate de regelgeving toeneemt, worden deze systemen moeilijk te controleren.
Jeroen de Jong: "Een digitaal QHSE-platform stelt ons in staat om kwaliteitsprocessen met veel meer transparantie en compliance te beheren."
QHSE-software is een digitaal platform dat organisaties helpt bij het beheren van kwaliteits-, gezondheids-, veiligheids- en milieuprocessen binnen één centraal systeem.
Digitaal kwaliteitsbeheer verbetert de traceerbaarheid van processen, vermindert handmatige administratie en zorgt ervoor dat compliance-activiteiten consistent worden vastgelegd en opgevolgd.
CAPA-managementsoftware zorgt ervoor dat corrigerende en preventieve acties worden gedocumenteerd, toegewezen en gevolgd tot ze zijn voltooid. Dit helpt organisaties om kwaliteitsproblemen op te lossen en herhaling te voorkomen.
Farmaceutische bedrijven gebruiken software voor kwaliteitsbeheer om afwijkingen, CAPA-processen, wijzigingsbeheer en documentatie te beheren en tegelijkertijd volledige traceerbaarheid te behouden voor inspecties door regelgevende instanties.
Industrieën met strenge wettelijke vereisten, zoals de farmaceutische, chemische, logistieke en productiesector, gebruiken QHSE-software om de naleving en operationele processen te beheren.
Sluit u aan bij honderden organisaties die hun compliance en veiligheid naar een hoger niveau tillen met Bizzmine.
