Atitiktis teisės aktų reikalavimams dažnai atrodo kaip našta, o ne kaip privalumas. Organizacijos susiduria su besikeičiančiais standartais, sudėtingais dokumentais, daugybe vietų ir didėjančiais audito lūkesčiais. Be struktūrizuotų procesų atitiktis tampa reaktyvi, kelianti stresą ir brangiai kainuojanti.
Kokybės vadovų, EHS vadovų ir atitikties direktorių tikslas yra aiškus: sumažinti atitikties naštą ir kartu pagerinti veiklos rezultatus bei pasirengimą auditui.
Štai kaip pakeisti atitiktį iš galvos skausmo į struktūrizuotą gebėjimą, padedantį užtikrinti nuspėjamą našumą.
1. Centralizuoti atitikties dokumentus
Pradėkite nuo visų su atitiktimi susijusių dokumentų surinkimo į vieną valdomą sistemą.
Dėl rankinio saugojimo bendruosiuose diskuose, el. paštuose ar vietiniuose aplankuose atsiranda painiavos dėl versijų ir audito spragų. Centralizuota dokumentų kontrolė užtikrina:
Visada galima naudotis galiojančiomis ir patvirtintomis procedūromis.
galima atsekti versijų istoriją
Patvirtinimo darbo eigos yra automatizuotos
Kai dokumentai yra nuoseklūs ir kontroliuojami, pasiruošimas auditui tampa lengvai valdomas, o ne beprotiškas.
Veiksmai: Perkelkite visą politiką, standartus, SOP ir audito įrodymus į centrinę saugyklą su versijų kontrole ir darbo eigos patvirtinimu.
2. Standartizuoti procesus visose vietovėse
Daugelio svetainių aplinkoje nenuosekli praktika kelia reguliavimo riziką. Standartizuokite atitikties užtikrinimo procesus visose komandose ir vietose, kad užtikrintumėte, jog visi atliktų tuos pačius veiksmus, dokumentuotų tuos pačius įrodymus ir vadovautųsi tais pačiais kriterijais. Taip sumažinsite skirtumus ir išvengsite galvos skausmo dėl atitikties skirtingose organizacijos dalyse.
Veiksmai: Sukurkite visuotinius šablonus ir kontrolinius sąrašus, kuriuos komandos galėtų nuosekliai naudoti, o kur reikia, juos būtų galima lanksčiai pritaikyti vietoje.
3. Atitikties užtikrinimas kasdienėje darbo eigoje
Atitiktis reikalavimams turėtų būti kasdienio vykdymo dalis, o ne periodinė užduotis. Kai atitikties užtikrinimo veikla įtraukiama į įprastas darbo eigas, komandos neperžengia reikalavimų, o ne blaškosi, kai ateina auditas.
Pavyzdžiai:
Automatiniai priminimai apie mokymų atnaujinimą
Suplanuoti vidaus patikrinimai
Reguliarūs pakartotiniai rizikos vertinimai
Automatizuoti nukrypimų ir CAPA trigeriai
Veiksmai: Sukurkite darbo eigą, kurioje atitikties patikros taškai būtų įtraukti į kasdienes užduotis, o ne į atskirus auditus.
4. Automatizuokite įprastas atitikties užtikrinimo užduotis
Rankinis terminų, parašų ir peržiūrų stebėjimas didina darbo krūvį ir žmogiškąsias klaidas. Įprastinių atitikties užduočių automatizavimas sumažina administracinę naštą. Automatinis užduočių priskyrimas, priminimai ir eskalavimas užtikrina, kad niekas nebus praleista pro akis.
Veiksmai: Naudokite planavimo automatizavimą pasikartojančioms atitikties veikloms ir sistemos įspėjimus dėl kritinių terminų.
5. Dokumentų audito seka ir atsekamumas
Reguliavimo institucijos tikisi atsekamos sprendimų, patvirtinimų ir veiksmų istorijos. Be audito sekų organizacijos sugaišta daug laiko atkurdamos įrodymus. Naudojant atsekamas audito sekas, kiekvieną procedūros pakeitimą, mokymų įrašą ir taisomąjį veiksmą galima peržiūrėti iš karto.
Veiksmai: Užtikrinkite, kad jūsų sistema registruotų visus redagavimus, patvirtinimus ir veiksmus, nurodydama naudotojo tapatybę ir laiko žymą.
6. Susieti mokymą ir kompetenciją su atitikties veiksniais
Mokymas nėra atitikties užtikrinimas, kai jis yra atskirtas nuo vykdymo. Susiekite mokymo reikalavimus tiesiogiai su procedūromis ir atitikties reikalavimais. Pasikeitus procedūroms arba atsiradus naujoms taisyklėms, perkvalifikavimo užduotys turėtų būti vykdomos automatiškai. Taip užtikrinama, kad komandos visada būtų mokomos atitinkamų atitikties lūkesčių.
Veiksmai: Konfigūruokite mokymų susiejimą taip, kad pasikeitus politikai ar procedūroms būtų galima iš naujo atlikti mokymus.
7. Rizikos valdymo integravimas su atitikties užtikrinimo praktika
Atitiktis ir rizika yra dvi tos pačios monetos pusės. Rizikos vertinimai turėtų būti įtraukti į atitikties planavimą, kontrolės priemonių prioritetų nustatymą ir patikrinimų ciklus. Organizacijos, kurios aktyviai valdo riziką, patiria mažiau netikėtumų dėl atitikties.
Veiksmai: Naudokite rizikos vertinimo modelius, kad nustatytumėte atitikties užduočių prioritetus ir veiksmingai paskirstytumėte išteklius.
8. Stebėkite veiklos rezultatus naudodami prietaisų skydelius ir ataskaitas
Nesant matomumo, komandos reaguoja, o ne planuoja. Informaciniai skydeliai ir realaus laiko ataskaitos leidžia sužinoti apie atitikties būklę, neatliktus veiksmus, vėluojančias užduotis ir tendencijų modelius. Tada vadovai gali priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, o ne spėlioti.
Veiksmai: Nustatykite pagrindinius atitikties rodiklius ir sukurkite vaidmenimis pagrįstus prietaisų skydelius, kad jie būtų matomi visais lygmenimis.
9. Uždarykite ciklą nuolat tobulindami
Sėkmingai atlikus auditą, atitikties gerinimas neturėtų sustoti. Pasinaudokite patikrinimo rezultatais, audito išvadomis ir klientų atsiliepimais, kad patobulintumėte procedūras, atnaujintumėte darbo eigą ir pakoreguotumėte mokymus. Nuolatinis tobulinimas pašalina spragas ir užkerta kelią pakartotinėms išvadoms.
Veiksmai: Planuokite reguliarius atitikties rodiklių peržiūros ciklus ir įtraukite išvadas į kokybės planavimą.
Kaip ši praktika sumažina atitikties užtikrinimo galvos skausmą
Taikydamos šiuos veiksmus organizacijos gali tikėtis:
Mažiau paskutinės minutės pasiruošimų auditui
Geresnis nuoseklumas visose vietose ir funkcijose
Sumažėjo rankinio darbo ir administracinių pridėtinių išlaidų
Geresnis atsekamumas ir patikimi įrodymai
Didesnis pasitikėjimas atliekant reguliuojamąsias peržiūras
Atitiktis tampa kasdienio vykdymo dalimi, o ne atsitiktiniu sprintu.
Tikras poveikis kokybės ir EHS asmenims
Kokybės vadybininkas
Struktūrizuoti dokumentai ir darbo eigos sumažina rankinį koordinavimą ir painiavą.
QA specialistas
Standartizuoti nuokrypių ir CAPA procesai padeda geriau analizuoti ir šalinti pagrindines priežastis.
EHS vadovas
Planiniai patikrinimai ir rizikos integravimas pagerina saugos reikalavimų laikymąsi ir sumažina incidentų skaičių.
Atitikties direktorius
Informacinės lentelės ir audito sekos užtikrina skaidrią priežiūrą ir stiprina vidaus kontrolę.
Kiekvienam vaidmeniui naudingi nuspėjami procesai, išmatuojami rezultatai ir mažesnė įtampa audito metu.
