Kiekviena organizacija priklauso nuo procesų. Jie apibrėžia, kaip atliekamas darbas, kaip kontroliuojama rizika ir kaip įrodoma atitiktis reikalavimams. Vis dėlto daugelis įmonių daug pastangų skiria procesams kurti ir labai mažai jų peržiūrai. Ilgainiui taip atsiranda atotrūkis tarp rašytinių procedūrų ir veiklos realybės.
Organizacijoms augant, plečiantis įvairiose vietose arba dirbant reguliuojamoje aplinkoje, ši spraga tampa akivaizdi. Auditoriai pastebi neatitikimus. Darbuotojai remiasi pasenusiomis instrukcijomis. Rizikos kontrolės priemonės nebeatspindi realios praktikos. Todėl kyla klausimas ne apie tai, ar procesai turėtų būti peržiūrimi, o apie tai, kaip dažnai ir kaip sistemingai turėtų būti atliekama ši peržiūra.
Kokybės vadovams, EHS vadovams ir atitikties direktoriams procesų peržiūra yra valdymo pareiga. Nuo jos priklauso, ar atitiktis išliks įtvirtinta kasdienėje veikloje, ar pamažu virs dokumentais, kurie nebeatspindi tikrovės.
Kodėl procesų peržiūros yra labai svarbios kokybės ir EHS valdymui
Egzistuoja rizikos kontrolės ir nuoseklaus vykdymo užtikrinimo procesai. Kai jie nėra reguliariai peržiūrimi, veiklos praktika keičiasi, o dokumentai lieka statiški. Reguliavimo lūkesčiai keičiasi, o vidaus kontrolės priemonės jų neatspindi. Dėl tokio atotrūkio didėja rizika.
Procedūra, kadaise užtikrinusi atitiktį ISO standartams ar reguliavimo sistemoms, gali nebeatitikti dabartinių interpretacijų. Su pasenusiomis procedūromis susijęs mokymas praranda aktualumą. Audito metu organizacijoms sunku paaiškinti, kodėl dokumentuose numatytos kontrolės priemonės neatitinka faktinių darbo procesų.
Reguliari peržiūra užtikrina, kad dokumentuose nurodyti ketinimai būtų suderinti su praktine veikla. Tai apsaugo vadybos sistemos vientisumą ir sumažina neatitikčių, susijusių su pasenusiais dokumentais, tikimybę.
Nėra visuotinės peržiūros dažnumo
Daugelis organizacijų ieško fiksuoto atsakymo, pavyzdžiui, kasmet peržiūrėti visus procesus. Nors metinės peržiūros yra įprastas dalykas, jų dažnumas turėtų būti nustatomas atsižvelgiant į riziką ir poveikį, o ne į patogumą.
Didelės rizikos procesus, ypač tuos, kurie daro įtaką saugai, atitikčiai teisės aktų reikalavimams ar produktų kokybei, reikia atidžiau tikrinti. Procedūra, reglamentuojanti pavojingą veiklą ar svarbią kokybės kontrolę, neturėtų būti traktuojama taip pat kaip vidaus administracinės gairės.
Brandžios organizacijos taiko rizika pagrįstą požiūrį. Svarbiausioms kontrolės priemonėms jos skiria trumpesnius peržiūros ciklus, o mažesnės rizikos procesams - ilgesnius. Taip užtikrinama, kad ištekliai būtų skiriami ten, kur jie sukuria didžiausią vertę.
Kada peržiūra turėtų būti atliekama nedelsiant
Be suplanuotų ciklų, tam tikri įvykiai turėtų automatiškai inicijuoti peržiūros procesą. Rimtas incidentas arba vos neįvykęs įvykis dažnai atskleidžia esamų kontrolės priemonių trūkumus. Audito išvada gali išryškinti dokumentų ar vykdymo spragas. Atnaujinus teisės aktus gali atsirasti naujų lūkesčių, dėl kurių reikia koreguoti procedūras.
Tokiais atvejais laukti kitos suplanuotos peržiūros didina riziką. Reaguojančios organizacijos šiuos trigerius laiko signalais, kad jų valdymo sistema turi prisitaikyti. Procesai yra gyvos struktūros, kurios turi keistis kartu su veiklos realybe.
