Daugelis organizacijų mano, kad jokių incidentų, skundų ir audito išvadų nebuvimas reiškia, kad viskas kontroliuojama. Tokia prielaida yra patogi. Ji taip pat yra pavojinga.
Kokybės, saugos ir atitikties aplinkoje tyla retai kada yra stabilumo įrodymas. Dažniau tai būna silpnų ataskaitų, suskaidytų sistemų arba riboto matomumo požymis. Kai duomenys neatsiranda, rizika neišnyksta. Ji lieka paslėpta tol, kol padidėja.
Kokybės vadovams, EHS vadovams, atitikties direktoriams ir veiklos vadovams tikrasis klausimas yra ne tai, ar yra blogų naujienų. Svarbiausia, ar jūsų sistema sugeba anksti jas aptikti.
Tylėjimas nėra kontrolės įrodymas
Gerai veikianti valdymo sistema generuoja signalus. Ji fiksuoja nuokrypius, beveik įvykusias klaidas, skundus, riziką ir taisomuosius veiksmus. Šie signalai leidžia organizacijoms nustatyti dėsningumus, įvertinti poveikį ir imtis veiksmų, kol problemos dar neišsiplėtė.
Kai signalų nėra, yra dvi galimybės. Arba veikimas yra tobulas, o tai statistiškai mažai tikėtina sudėtingoje aplinkoje, arba sistema neatspindi tikrovės.
Reguliuojamose pramonės šakose ataskaitų nepateikimas dažnai būna silpno proceso, kultūrinio neryžtingumo arba nesusijusių priemonių požymis. Tylėjimas gali reikšti, kad darbuotojai nepraneša apie problemas, kad darbo procesai yra per daug sudėtingi arba kad vadovybė netyčia neskatina skaidrumo.
Kodėl "jokių incidentų" gali būti raudona vėliava
Brandžiose saugos ir kokybės kultūrose ataskaitų teikimas didėja anksčiau, nei gerėja veiklos rezultatai. Kai darbuotojai jaučiasi saugūs pranešdami apie beveik įvykusias avarijas ir nedidelius nukrypimus, didėja matomumas. Taip gaunama daugiau duomenų, o ne mažiau.
Jei prietaisų skydeliai rodo nulinius nuokrypius, nulinius skundus ar beveik nulinius neatitikimus per ilgą laikotarpį, turėtumėte užduoti kitą klausimą. Ar žmonės praneša apie tai, ką mato?
Aukštos kokybės organizacijos tikisi matyti duomenis. Jos supranta, kad mažų problemų matomumas užkerta kelią didelėms nesėkmėms. Tylėjimas pašalina ankstyvojo perspėjimo rodiklius.
Paslėpta rizika kaupiasi tyliai
Rizika iš pradžių retai kada garsiai praneša apie save. Ji atsiranda dėl mažų nukrypimų, neoficialių apėjimo būdų ir nedidelių proceso spragų. Be struktūrizuotų ataskaitų ir atsekamumo šie signalai lieka nepastebėti.
Kai organizacijos pasikliauja rankinėmis skaičiuoklėmis, el. pašto gijomis ar atsietomis sistemomis, matomumas nukenčia. Informacija lieka fragmentiška. Vadovai negali matyti tendencijų įvairiose vietose, departamentuose ar verslo padaliniuose.
Kai įvyksta didelis incidentas, įspėjamieji požymiai gali būti išlikę jau kelis mėnesius. Jie paprasčiausiai nebuvo matomi.
Tyla dažnai atspindi kultūrinius barjerus
Darbuotojai gali delsti pranešti apie problemas dėl kelių priežasčių. Jie gali bijoti kaltinimų, manyti, kad niekas nepasikeis, arba manyti, kad pranešimai atima daug laiko. Jei pranešimų teikimo sistemos yra sudėtingos arba lėtos, žmonės jų vengs.
Organizacijos turi kurti sistemas, kurios skatintų skaidrumą, o ne jį slopintų. Ataskaitų teikimas turi būti paprastas, prieinamas ir be nereikalingos trinties. Kai darbuotojai mato, kad pranešus apie problemas imamasi prasmingų veiksmų, didėja pasitikėjimas ir mažėja tyla.
Matomumas yra aktyvaus valdymo pagrindas
Veiksmingas valdymas priklauso nuo įžvalgų realiuoju laiku. Vadovai turi suprasti ne tik tai, kas įvyko, bet ir tendencijas. Tam reikalingos struktūrizuotos darbo eigos, automatinis stebėjimas ir prietaisų skydeliai, atskleidžiantys dėsningumus.
Kai nukrypimai, incidentai, mokymo spragos ir korekciniai veiksmai sujungiami į vieną sistemą, natūraliai išryškėja tendencijos. Vadovybė gali nustatyti pasikartojančias problemas, vėluojančius veiksmus ar rizikos grupes, kol jos dar netapo krizėmis.
Šis pokytis keičia valdymą iš reaktyvaus reagavimo į proaktyvų valdymą.
