Vis dar naudojate "Excel" arba "SharePoint" QHSE valdymui

Daugeliui organizacijų skaičiuoklės ir bendrieji diskai yra pažįstami ir lankstūs. "Excel" ir "SharePoint" dažnai tampa numatytaisiais taisomųjų veiksmų, incidentų, auditų, rizikos ir dokumentų valdymo įrankiais. Tačiau žinomumas nereiškia kontrolės.

Kokybės, sveikatos, saugos ir aplinkosaugos (KHSE) valdymui reikia atsekamumo, atskaitomybės ir struktūrizuoto vykdymo. Priemonės, kurios atrodo paprastos, gali sukelti paslėptą riziką, nenuoseklų vykdymą ir audito iššūkius.

Toliau nagrinėjame, kodėl pasikliovimas "Excel" ar "SharePoint" gali pakenkti KVAS ir kaip struktūrizuotos platformos su reguliuojamomis darbo eigomis sustiprina atitiktį, matomumą ir nuspėjamumą.

Paslėptos "Excel" grėsmės QHSE srityje

"Excel" yra skaičiuoklės įrankis, o ne valdymo sistema. Daugelis komandų ją naudoja taisomiesiems veiksmams, incidentams ar rizikos registrams sekti. Iš pradžių tai atrodo veiksminga, tačiau iškyla keletas problemų:

• Kelios to paties failo versijos

• Nėra kontroliuojamo patvirtinimo proceso

• Tapatybės ir laiko žymų registravimo trūkumas

• Rankinis duomenų konsolidavimas prieš pateikiant ataskaitas

Dėl šių trūkumų atsiranda atskaitomybės ir atsekamumo spragų. Reguliuojamoje aplinkoje auditoriai tikisi kontroliuojamų darbo srautų ir pagrįstų įrodymų, o ne rankinio derinimo.

Vien tik "SharePoint" neįgyvendina procesų

"SharePoint" pagerina dokumentų saugojimą, palyginti su vietiniais aplankais. Ji padeda valdyti prieigą ir pagrindinę versijų istoriją. Tačiau vien tik "SharePoint" neužtikrina struktūrinės atitikties.

Veiksmingam DSSV valdymui reikalingi mechanizmai, užtikrinantys, kad dokumentai būtų aktualūs, būtų laikomasi darbo eigos, veiksmai būtų vykdomi ir būtų galima atsekti įrodymus. SharePoint pats savaime neužtikrina atskaitomybės, procesų kontrolės ar veiksmų eskalavimo.

Tai reiškia, kad "SharePoint" gali saugoti įrašus, bet negali valdyti vykdymo.

Fragmentuotos priemonės mažina matomumą ir didina riziką

Naudojant "Excel" ir "SharePoint" sukuriami atskiri duomenys. Korekciniai veiksmai gyvena skaičiuoklėse. Rizikos įrašomos kitame sąraše. Dokumentai gyvena "SharePoint". Incidentų ataskaitos yra atskiros.

Toks susiskaidymas slepia modelius ir lėtina sprendimų priėmimą. Vadovams sunku realiuoju laiku sužinoti apie neatliktus veiksmus, vėluojančias užduotis ar sisteminę riziką. Matomumas tampa reaktyvus, o ne aktyvus.

Centralizuotos platformos suvienija QHSE duomenis vienoje valdomoje sistemoje. Taip sukuriamas vienas tiesos šaltinis ir realiuoju laiku užtikrinamas visų objektų matomumas.

Pasirengimas auditui tampa rankiniu darbu

Pasirengimas auditui naudojant "Excel" ir "SharePoint" reiškia rankinį įrodymų rinkimą, paskutinės minutės derinimą ir laiko, sugaišto ieškant reikiamų failų.

Reguliavimo institucijos tikisi aiškių audito sekų, dokumentų versijų, atskaitomybės ir atsekamų taisomųjų veiksmų. Šių lūkesčių neįmanoma veiksmingai patenkinti, kai duomenys yra išsklaidyti po failus ir aplankus.

Struktūrizuotos sistemos automatiškai registruoja visus veiksmus, todėl įrodymai pateikiami realiuoju laiku ir jų nereikia rinkti paskutinę minutę.

Kontroliuojamos darbo eigos pagerina vykdymą

Veiksmingam DSSV valdymui reikalingos darbo eigos, kurios:

• Paskirti atsakomybę

• Stebėti terminus

• Eskaluokite vėluojančias užduotis

• palaikyti versijų kontrolę

• Registruokite patvirtinimus, nurodydami tapatybę ir laiko žymą

Skaičiuoklės ir pagrindinės failų bendrųjų failų dalys negali užtikrinti tokio elgesio. Jie priklauso nuo komandų atsimenamų procesų, o ne nuo juos užtikrinančios sistemos.

Kai darbo eigos yra kontroliuojamos ir atsekamos, atitiktis tampa vykdymo dalimi, o ne atskira užduotimi.

Vidutinės rinkos ir įmonių iššūkiai

Vidutinio dydžio organizacijos dažnai pradeda nuo "Excel" arba "SharePoint", nes jie atrodo nebrangūs ir lankstūs. Tai gali tikti paprastiems naudojimo atvejams, tačiau didėjant reguliavimo spaudimui, rankinės sistemos kelia riziką.

Įmonių organizacijos susiduria su papildomu sudėtingumu įvairiose vietose, verslo padaliniuose ir jurisdikcijose. Jei sistemos nereguliuojamos, daugėja versijų painiavos, nenuoseklių procesų ir fragmentiškų ataskaitų.

Struktūrizuotos platformos užtikrina mastelio keitimą be operacinės naštos. Vidutinio dydžio rinkos organizacijos įgyja nuoseklumo be didelių rinkinių. Įmonės įgyja suderinamumą ir visuotinį matomumą.

Struktūrizuota QHSE platforma sukuria pridėtinę vertę

Valdoma QHSE platforma suvienija taisomuosius veiksmus, incidentus, auditus, riziką, mokymus ir dokumentaciją vienoje kontroliuojamoje aplinkoje. Tai leidžia:

• Kontroliuojamas dokumentų valdymas

• Struktūrizuotos CAPA darbo eigos

• Vaidmenimis pagrįsta atskaitomybė

• Automatizuota audito seka

• Realaus laiko informacinės lentelės ir ataskaitų teikimas

Vietoj rankinio derinimo komandos dirba aiškiai ir užtikrintai.