Pokyčiai yra neišvengiami, bet nepatogūs. Žmonės yra pratę prie pažįstamumo. Rutina yra saugi. Neapibrėžtumas atrodo rizikingas. Dėl šios žmogiškosios tikrovės organizaciniai pokyčiai yra sunkūs. Tai nereiškia, kad pokyčiai neįmanomi. Tai reiškia, kad į pokyčius reikia žiūrėti aiškiai, empatiškai, struktūriškai ir atsakingai.
Kokybės vadovams, EHS vadovams, atitikties direktoriams ir projektų vadovams supratimas, kodėl pokyčiai yra sudėtingi, padės kurti iniciatyvas, kurios bus sėkmingos, o ne įstrigs. Kai pokyčiai valdomi netinkamai, komandos priešinasi, terminai pasislenka, o organizacijos veikla stringa. Gerai valdomi pokyčiai pagreitina tobulėjimą, sustiprina atitiktį ir įtvirtina naujus elgesio modelius kasdienėje veikloje.
Kodėl žmonės sunkiai kovoja su pokyčiais
Žmonės priešinasi pokyčiams dėl nuspėjamų priežasčių. Pažįstama rutina suteikia psichologinį komfortą. Neapibrėžtumas kelia baimę. Pokyčiai reikalauja pastangų ir prisitaikymo. Šios reakcijos nėra asmeniniai trūkumai. Tai žmogiškos reakcijos, kurių šaknys glūdi mūsų smegenyse, teikiančiose pirmenybę saugumui ir nuspėjamumui.
Organizacijose tai pasireiškia kaip pasipriešinimas, vengimas ir lėtas diegimas. Darbuotojai gali sakyti, kad "pritaria pokyčiams", tačiau jų elgesys rodo ką kita. Pokyčiai, kurie yra neaiškūs, apie kuriuos prastai informuojama arba kurie nesusiję su kasdieniu darbu, tampa triukšmu, o ne patobulinimu.
Suprasti šį žmogiškąjį pasipriešinimą yra pirmas žingsnis kuriant prasmingus pokyčius, kuriuos komandos gali drąsiai priimti.
Pokyčiai yra rizikingesni nei išlikimas nepakitęs
Asmenims dažnai žinomi dalykai, net ir netobuli, atrodo saugesni už nežinomybę. Jei procesas turi trūkumų, bet yra gerai pažįstamas, darbuotojai gali jam teikti pirmenybę, o ne naujam, neišbandytam ir nepažįstamam procesui. Šis mąstymas ypač stiprus, kai pokyčiams trūksta aiškaus tikslo arba kai nauda neaiški.
Organizacijos turi kovoti su šia problema ir pokyčius įprasminti žmogiškaisiais aspektais: kodėl jie yra svarbūs, kaip jie mažina riziką ir gerina darbą. Kai žmonės supranta, kad pokyčiai lemia geresnius rezultatus, mažesnį incidentų skaičių, aiškesnes procedūras, mažiau paskutinės minutės auditų, pasipriešinimas sumažėja, nes pokyčiai yra susiję su realia verte.
Nuosavybės trūkumas sustiprina pasipriešinimą
Pasipriešinimas didėja, kai žmonės jaučia, kad pokyčiai primetami iš išorės. Jei komandos jaučia, kad neturi balso teisės dėl to, kaip pokyčiai yra kuriami, mažiau tikėtina, kad jie juos priims. Pokyčiai atrodo kaip kažkas, kas daroma "jiems", o ne "su jais".
Veiksmingi pokyčiai anksti įtraukia žmones. Į pokalbius dėl projektavimo turėtų įsitraukti pirmosios grandies komandos, vadovai ir dalykiniai ekspertai. Jų įžvalgos užtikrina, kad naujos procedūros atspindėtų realias darbo sąlygas, o ne teorinius idealus. Žmonių įtraukimas į projektavimą didina atsakomybę ir mažina pasipriešinimą, nes žmonės veikia pagal idėjas, kurias jie padėjo formuoti.
Sumaištis ir dviprasmybės stabdo pokyčius
Neaiškūs tikslai ir migloti lūkesčiai lėtina diegimą. Kai komandos nesupranta, ką reiškia pokyčiai ir kaip bus matuojama sėkmė, jos imasi įprasto elgesio. Kokybės programos, kuriose diegiamos naujos priemonės, dokumentų atnaujinimai ar atitikties sistemos be aiškių orientyrų ir lūkesčių, sukelia dviprasmiškumą ir mažina pasitikėjimą.
Svarbu aiškumas. Aiškūs tikslai, apibrėžti terminai, vaidmenimis pagrįsti lūkesčiai ir matomos sėkmės priemonės padeda komandoms matyti pažangą, o ne ją spėlioti. Tokia struktūra kasdienį darbą suderina su platesniais tikslais ir didina pasitikėjimą pokyčių procesu.
Pokyčiams reikia ne tik krypties, bet ir įgūdžių
Dažnai pokyčiai nepavyksta, nes žmonėms pasakoma, ką daryti, bet nesuteikiama įgūdžių, kaip tai padaryti. Kartais mokymas traktuojamas kaip atitikties užduotis, o ne kaip kompetencijos ugdymo priemonė. Kai komandoms trūksta kompetencijos, jos grįžta prie senų įpročių, nes nauji būdai atrodo nepažįstami ir rizikingi.
Mokymas turi būti praktiškas, prieinamas ir susietas su kasdieniu darbu. Kai mokymas susiejamas su realiomis procedūromis, užduotimis ir rizikos kontrole, žmonės jaučiasi pajėgūs, o ne prislėgti. Kompetencija tampa pokyčių pagrindu, o ne antraeiliu dalyku.
