Patarimai, kaip atlikti veiksmingus periodinius kokybės patikrinimus

Periodiškai atliekami patikrinimai yra labai svarbūs siekiant išlaikyti kokybę, atitiktį ir veiklos efektyvumą. Gerai atlikti patikrinimai suteikia struktūrizuotų įrodymų, kad procesai veikia taip, kaip numatyta. Jei patikrinimai atliekami blogai, jie tampa administracinėmis užduotimis, kurių įžvalgos yra ribotos.

Kokybės vadovai, kokybės užtikrinimo specialistai ir kokybės direktoriai, atlikdami periodinius patikrinimus, turėtų skatinti tobulėjimą, o ne tik žymėti langelius. Pateikiame praktinių patarimų, kaip sustiprinti periodinių patikrinimų procesus ir integruoti juos į kokybės vadybos sistemą.

1. Nustatykite aiškius tikrinimo tikslus

Prieš atlikdami bet kokį patikrinimą nustatykite, ką norite pasiekti.

• Ar tikrinate, ar laikomasi procedūros?

• Tikrinate taisomuosius veiksmus?

• vertinate mokymą ir kompetenciją?

• Peržiūrite įrangos ir kalibravimo būklę?

Aiškiai apibrėžtais tikslais vadovaukitės patikros kontroliniais sąrašais ir užtikrinkite nuoseklumą visose vietose ir komandose.

2. Naudokite standartizuotus kontrolinius sąrašus

Standartizavimas užtikrina, kad patikrinimai būtų pakartojami ir palyginami.

• Sukurti tikrinimo kontroliniai sąrašai, suderinti su:

• Kokybės procedūras

• norminiais reikalavimais

• Rizikos vertinimus

• Proceso kontrolė

Standartizuoti kontroliniai sąrašai padeda inspektoriams sutelkti dėmesį į pagrindinius kriterijus ir sumažinti išvadų skirtumus.

3. Integruokite patikrinimus į savo KVS darbo eigą

Patikrinimai neturėtų būti atskira veikla.

Prijunkite juos prie:

• Dokumentų kontrolė

• Mokymo ir kompetencijos įrašai

• nukrypimų ir CAPA darbo eigos

• Rizikos vertinimai

Kai patikrinimai yra struktūrizuotų QMS darbo srautų dalis, tolesni veiksmai, įrodymai ir atsakomybė yra nuosekliai stebimi.

4. Paskirkite aiškius vaidmenis ir atsakomybę

Užtikrinkite, kad kiekvienam patikrinimui būtų nustatyta atsakomybė.

• Kas atlieka patikrinimą?

• Kas peržiūri išvadas?

• Kas užbaigia taisomuosius veiksmus?

• Kas tikrina veiksmingumą?

Aiškių vaidmenų priskyrimas užtikrina atskaitomybę ir neleidžia pamiršti užduočių.

5. Patikrinimų planavimas atsižvelgiant į riziką

Ne visose vietovėse reikia tokio paties dažnio.

Naudokite rizikos profilius, kad nustatytumėte tikrinimo ciklų prioritetus:

• Didelės rizikos teritorijos tikrinamos dažniau.

• Mažesnės rizikos teritorijos tikrinamos dažniau.

Toks rizika pagrįstas planavimas leidžia veiksmingiau naudoti tikrinimo išteklius ir atitinka nuolatinės atitikties lūkesčius.

6. Įrodymų fiksavimas patikrinimo metu

Užtikrinkite, kad inspektoriai užfiksuotų įrodymus, pvz:

• Neatitikimų nuotraukos

• Atitiktį įrodantys dokumentai

• pastabos apie veiksmus, kurių imtasi patikrinimo vietoje

• Įrodymai palaiko pasirengimą auditui ir padeda išvengti dviprasmybių tolesnių veiksmų metu.

7. Patikrinimų rezultatų registravimas vienoje sistemoje

• Venkite išsibarsčiusių įrašų.

• Patikrinimų rezultatus, įrodymus ir tolesnius veiksmus saugokite savo KVS. Taip užtikrinamas atsekamumas ir vadovybei bei auditoriams pateikiamas vienas tiesos šaltinis.

8. Konvertuoti išvadas į taisomuosius veiksmus

Patikrinimai dažnai atskleidžia spragas. Kai radinys rodo proceso trūkumus:

• Iškelti nuokrypį arba taisomuosius veiksmus

• Naudokite pagrindinių priežasčių analizę

• Skirkite taisomuosius ir prevencinius veiksmus

• Prieš užbaigdami patikrinkite veiksmingumą

Taip tikrinimo veikla tampa ne pavieniais pastebėjimais, o išmatuojamais patobulinimais.

9. Patikrinimų tendencijų analizė

Atskiri patikrinimai yra momentiniai. Tendencijų analizė atskleidžia dėsningumus.

Stebėti pagrindinius rodiklius, pvz:

• Pakartotiniai rezultatai pagal kategorijas

• Laikas iki patikrinimo veiksmų užbaigimo

• Patikrinimų užbaigimo rodikliai

• Patikrinimų rezultatai pagal vietą

Tendencijų analizė padeda vadovams nustatyti tobulinimo iniciatyvų prioritetus ir sumažinti sistemines problemas.

10. Rezultatų perdavimas suinteresuotosioms šalims

Patikrinimų rezultatai turėtų būti matomi atitinkamoms komandoms ir vadovybei.

• Užtikrinamas savalaikis bendravimas:

• informuotumą apie išvadas

• bendrą atsakomybę už taisomuosius veiksmus

• mokymąsi tarp komandų

Informacinės lentelės ir ataskaitos padeda užtikrinti skaidrumą be rankinio konsolidavimo.

Kaip šie patarimai padeda užtikrinti nuolatinę atitiktį

Kai periodiniai patikrinimai yra struktūruoti ir integruoti į kokybės valdymo sistemą, organizacijos gauna naudos:

• Nuoseklus vykdymas visose svetainėse

• Atsekami audito įrodymai

• Greitesnis sisteminės rizikos nustatymas

• Geresnis procesų našumas

• Aiški vadovybės priežiūra

Šie rezultatai sustiprina atitikties brandą ir sumažina reakcijos į kokybės įvykius skaičių.

Tikrasis poveikis kokybiškoms asmenybėms

Kokybės vadybininkai
Standartizuoti patikrinimai sumažina administracinę naštą ir pagerina nuoseklumą.

QA specialistai
Struktūrizuotos darbo eigos padeda atlikti išsamius tyrimus ir imtis tolesnių veiksmų.

Kokybės direktoriai
Informacinės lentelės suteikia aukšto lygio matomumą apie patikrinimų rezultatus ir tendencijas.

Visose šiose pareigose, integruojant patikrinimus su taisomaisiais veiksmais ir rizikos vertinimais, gerėja veiklos rezultatai ir pasirengimas auditui.

Kaip "Bizzmine" padeda atlikti periodinius patikrinimus

"Bizzmine" suteikia vieną valdomą platformą visai su tikrinimu susijusiai veiklai:

• Konfigūruojami tikrinimo kontroliniai sąrašai

• Automatinis planavimas ir priminimai

• Integruotos nukrypimų ir CAPA darbo eigos

• Realaus laiko informacinės lentelės ir tendencijų ataskaitos

• Centralizuotas įrodymų kaupimas

• Vaidmenimis pagrįsta prieiga ir audito seka

Nepriklausomai nuo to, ar naudojate vieną, ar daug svetainių, sukuriama struktūrizuota tikrinimo ekosistema, kurią galima išplėsti kartu su jūsų organizacija.

Naudodami "Bizzmine" pereisite nuo ad hoc patikrinimų prie nuspėjamo ir išmatuojamo vykdymo.