5 greiti laimėjimai pereinant prie elektroninės QMS

Organizacijos, įdiegusios elektroninę kokybės valdymo sistemą (eQMS), pastebimai pagerina atitiktį, nuoseklumą ir veiklos rezultatus. Nesvarbu, ar esate vidutinės rinkos kokybės vadovas, ar didesnės įmonės kokybės vadovas, gerai suplanuotas perėjimas prie elektroninės kokybės vadybos sistemos gali duoti naudos artimiausiu metu ir kartu paremti ilgalaikę veiklos kompetenciją.

Pateikiame penkias praktines greitas permainas, kurios padės sklandžiau, lengviau nuspėti ir padaryti didesnį poveikį.

1.Anksti centralizuoti kokybės dokumentaciją

Greita pergalė: Perkelkite visus pagrindinius kokybės dokumentus į vieną valdomą saugyklą.

Vienas iš labiausiai apčiuopiamų eQMS privalumų - atsisakyti skaičiuoklių, bendrų diskų ir el. laiškų priedų. Centralizuota, versijomis kontroliuojama dokumentų biblioteka užtikrina, kad galiojančios procedūros, politika ir darbo instrukcijos būtų prieinamos ir paruoštos auditui.

Kodėl tai svarbu:

• Pašalinamos kelios nekontroliuojamos dokumentų kopijos

• sustiprina versijų kontrolę ir patvirtinimo istoriją

• Pagerina pasirengimą auditui ir sumažina neatitikčių skaičių

Rezultatai: Rezultatas: komandos visada dirba su teisinga versija, sumažėja klaidų ir padidėja veiklos aiškumas.

2.Standartizuoti nukrypimų ir CAPA darbo eigą

Greita pergalė: Pakeiskite rankinį nukrypimų stebėjimą struktūrizuotomis darbo eigos eQMS.

Dėl rankinio nukrypimų ir taisomųjų veiksmų tvarkymo nenuosekliai reaguojama ir lėtai imamasi tolesnių veiksmų. Standartizavus šiuos procesus eQMS sistemoje, galima atsekti pagrindinių priežasčių analizę, reikiamus veiksmus ir patikrinimų veiksmingumą.

Kodėl tai svarbu:

• Užtikrina nuoseklų tyrimą ir tolesnius veiksmus.

• pašalina atsakomybės dviprasmiškumą

• Sukuria audito įrodymų seką

Rezultatai: Rezultatas: Greitesnis kokybės problemų sprendimas ir mažiau pasikartojančių problemų.

3.Automatizuoti mokymo užduotis ir perkvalifikavimo trigerius

Greita pergalė: Susiekite mokymo įsipareigojimus su procedūromis ir vaidmenų reikalavimais eQMS.

Skaitmeninėje aplinkoje mokymų užduotis galima automatizuoti atsižvelgiant į vaidmenų pasikeitimus, dokumentų atnaujinimus ar atitikties ciklus. Pasikeitus procedūroms, pranešimai apie perkvalifikavimą siunčiami automatiškai ir stebimi centralizuotai.

Kodėl tai svarbu:

• Mažiau rankiniu būdu koordinuojamų mokymo užduočių

• Užtikrina, kad veiklos kompetencija būtų dokumentuojama

• Sutrumpina laiką, per kurį užtikrinama atitiktis reikalavimams atliekant auditą

Rezultatai: Rezultatas: geresni kompetencijos įrodymai ir mažesnės mokymo spragos.

4.Įdiegti realaus laiko prietaisų skydelius, kad būtų matoma kokybė

Greita pergalė: Sukurkite vaidmenimis pagrįstus prietaisų skydelius, kuriuose rodomi pagrindiniai kokybės rodikliai.

Naudojant eQMS platformą galima vizualizuoti kokybės rodiklius realiuoju laiku. Informacinės lentelės padeda vadovams ir lyderiams pastebėti nuokrypių, vėluojančių veiksmų, mokymų baigimo ir audito išvadų tendencijas be rankinio ataskaitų teikimo.

Kodėl tai svarbu:

• Mažiau laiko sugaištama duomenims iš kelių šaltinių konsoliduoti.

• Padidina kokybės būklės skaidrumą visose svetainėse

• padeda priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, o ne nepatvirtintus pastebėjimus

Rezultatai: Rezultatai: nedelsiant įžvelgiami kokybės rodikliai ir rizikos rodikliai.

5.Suplanuokite įprastas kokybės užduotis naudodami automatizavimą

Greita pergalė: Naudokite integruotus planavimo įrankius, kad automatizuotumėte pasikartojančias kokybės užduotis.

EQMS galima suplanuoti įprastus kokybės darbus, pavyzdžiui, vidaus auditus, dokumentų peržiūras ir kontrolinius patikrinimus. Taip užtikrinama, kad periodinė veikla būtų atliekama laiku ir jos nereikėtų stebėti rankiniu būdu.

Kodėl tai svarbu:

• Pašalinamos pamirštos užduotys

• Padidina atskaitomybę priminimais ir eskalavimu

• Pateikiama atsekama vykdymo istorija

Rezultatai: Rezultatas: didesnis patikimumas vykdant kokybės procedūras ir nuolatinė atitiktis.

Kaip šie greiti laimėjimai padeda siekti platesnių kokybės tikslų

Šie greiti laimėjimai - tai ne tik taktiniai patobulinimai. Jie sukuria pagrindinius gebėjimus, kurie padeda užtikrinti įmonės lygio kokybę ir veiklos meistriškumą:

Nuolatinė atitiktis
Skaitmeninės darbo eigos įtraukia atitiktį į kasdienį vykdymą, sumažindamos pasiruošimą auditui paskutinę minutę.

Nuoseklus vykdymas
Standartizuoti procesai padeda išardyti atskiras grandis ir sumažinti skirtumus tarp komandų ir padalinių.

Atsekami įrodymai
Dokumentų, veiksmų ir mokymų istorijos, kuriose galima atlikti paiešką, sustiprina gynybines galimybes atliekant reguliuojamąsias peržiūras.

Duomenimis grindžiamas tobulinimas
Įžvalgos, gautos iš realiuoju laiku pateikiamų prietaisų skydelių ir ataskaitų, padeda nustatyti svarbiausių procesų tobulinimo prioritetus.

Praktiniai sklandaus perėjimo prie skaitmeninio ryšio žingsniai

Pradėkite nuo aiškių prioritetų
Pirmiausia sutelkite dėmesį į didžiausius skaudulius, pvz., dokumentų kontrolę ar nukrypimų stebėjimą.

Konfigūruokite, o ne naudokite pasirinktinį kodą
Naudokite konfigūravimą be kodo, kad pritaikytumėte darbo eigą savo organizacijos poreikiams be ilgų kūrimo ciklų.

Anksti įtraukite naudotojus
Įtraukite tiesioginius naudotojus į darbo eigos kūrimą, kad užtikrintumėte, jog jie bus priimti ir aktualūs.

Stebėti ankstyvuosius rodiklius
Stebėkite ankstyvuosius veiklos rodiklius, tokius kaip vėluojančių užduočių ar mokymo spragų sumažėjimas, kad greitai įrodytumėte vertę.

Iteracija pagal grįžtamąjį ryšį
Naudokite realiuoju laiku gaunamas įžvalgas iš prietaisų skydelių, kad ilgainiui patobulintumėte darbo eigą ir išplėstumėte skaitmeninės kokybės galimybes.

Kaip "Bizzmine" pagreitina eQMS greitąsias pergales
"Bizzmine" platforma sukurta taip, kad būtų galima greitai gauti vertės ir plėstis:

Centralizuota dokumentų kontrolė
Versijų nustatymas, patvirtinimai ir kontroliuojama prieiga apsaugo kokybišką turinį.

Struktūrizuotos darbo eigos
Nukrypimai, CAPA, auditas ir rizika valdomi vienoje valdomoje aplinkoje.

Integruotas mokymo valdymas
Automatiškai susiekite procedūras su mokymo užduotimis ir perkvalifikavimo veiksniais.

Realaus laiko prietaisų skydeliai
Vizualizuokite rezultatus visose svetainėse, naudodami konsoliduotus rodiklius.

Planavimo automatizavimas
Pasikartojančios kokybės užduotys planuojamos, primenamos ir eskaluojamos pagal konfigūraciją.

Įmonės saugus pagrindas
"Bizzmine", sukurta ir talpinama tik Europos Sąjungoje, užtikrina saugų valdymą ir duomenų suverenumą atitikties reikalavimams svarbiose aplinkose.