Incidentų ataskaitų svarba šiuolaikiniame EHS valdyme

Pranešimas apie incidentus nėra administracinė užduotis. Tai yra pagrindinis žmonių apsaugos, rizikos mažinimo ir veiklos kontrolės stiprinimo mechanizmas.

Vidutinio dydžio organizacijose ir didelėse įmonėse, turinčiose daug padalinių, nevaldomi incidentai sukelia pasikartojančius saugos įvykius, poveikį reguliavimo institucijoms ir žalą reputacijai. Struktūrizuotas pranešimų apie incidentus teikimas pavienius įvykius paverčia išmatuojamais patobulinimais.

Darbuotojų saugos ir sveikatos vadovams, saugos pareigūnams ir atitikties užtikrinimo vadovams kyla klausimas ne apie tai, ar įvyksta incidentų. Klausimas yra, ar jie fiksuojami, tiriami ir kontroliuojamai sprendžiami.

Kas yra incidentų ataskaita EHS valdymo srityje

Incidento ataskaitoje dokumentuojamas bet koks įvykis, kuris turi ar gali turėti įtakos sveikatai, saugai, aplinkosauginiam veiksmingumui ar teisės aktų laikymuisi.

Tai apima:

• Nelaimingi atsitikimai darbe

• Beveik įvykę nelaimingi atsitikimai

• išsiliejimai į aplinką

• Įrangos gedimai

• Nesaugus elgesys

• Teisės aktų pažeidimai

Struktūrizuotoje ataskaitoje užfiksuojama, kas įvyko, kur tai įvyko, kas dalyvavo, kokie veiksniai prisidėjo prie įvykio ir kokie buvo neatidėliotini taisomieji veiksmai.

Nesant struktūrizuotų ataskaitų, organizacijos pasikliauja atmintimi ir neformaliu bendravimu. Tai didina riziką.

Kodėl augant organizacijoms vis svarbiau pranešti apie incidentus

Organizacijoms plečiantis į skyrius, svetaines ar šalis, sudėtingumas didėja.

Dažniausiai pasitaikantys rizikos veiksniai yra šie:

• Nenuoseklūs ataskaitų teikimo standartai

• Vėluojantis tyrimas

• Pagrindinių priežasčių analizės trūkumas

• Neatlikti taisomieji veiksmai

• Ribotas matomumas visose vietovėse

Vidutinio dydžio įmonėms dėl ribotų sistemų gali būti sunku vykdyti priežiūrą. Įmonių organizacijose dėl fragmentiškų įrankių atsiranda "aklųjų dėmių" įvairiose vietose.

Struktūrizuotas pranešimų apie incidentus teikimas užtikrina vieningą visoje organizacijoje taikomą procesą.

Nuo reaktyvaus ataskaitų teikimo prie kontroliuojamo rizikos valdymo

Incidento ataskaita neturėtų baigtis dokumentavimu. Ji turi paskatinti struktūrizuotas darbo eigas.

Veiksmingas incidentų valdymas apima:

• Nedelsiant pateikite dokumentus prie šaltinio

• Automatizuotas tyrimo pareigų priskyrimas

• Pagrindinių priežasčių analizė

• Korekcinių ir prevencinių veiksmų stebėjimas

• Veiksmingumo tikrinimas

• Tendencijų stebėsena visose vietose

Kai pranešimai apie incidentus tiesiogiai siejami su taisomaisiais veiksmais ir rizikos valdymu, sauga tampa proaktyvi, o ne reaktyvi.

Beveik nepavykusio įvykio ataskaitos vaidmuo

Prieš daugelį rimtų incidentų įvyksta vos ne nelaimingi atsitikimai.

Organizacijos, kurios skatina ir struktūruoja pranešimus apie beveik įvykusią avariją:

• Anksčiau aptikti riziką

• Sumažinti pasikartojančių incidentų skaičių

• Pagerinti saugos kultūrą

• Stiprinti reglamentavimo gynybiškumą

Beveik nepavykę atvejai yra ankstyvo įspėjimo signalai. Be struktūrizuotos sistemos šie signalai prarandami.

Dažniausiai pasitaikančios pranešimų apie incidentus sistemų spragos

Organizacijos dažnai susiduria su šiomis problemomis:

• Popierinės formos arba el. paštu teikiamos ataskaitos

• Vėluojantis duomenų įvedimas

• Neišsamūs tyrimo įrašai

• Rankinis tolesnių veiksmų stebėjimas

• Nėra centrinio tendencijų matomumo

Dėl šių spragų atsiranda administracinė našta ir didėja audito rizika.

Pranešimas apie incidentus turi būti paprastas tiesioginiams darbuotojams ir struktūrizuotas, kad jį galėtų prižiūrėti vadovybė.

Kaip skaitmeninis pranešimų apie incidentus teikimas gerina EHS veiklos rezultatus

Valdoma skaitmeninė platforma sustiprina incidentų valdymą:

• Mobiliuoju ryšiu pasiekiamos ataskaitos, skirtos tiesioginėms komandoms

• Standartizuotos incidentų formos

• Automatizuotas darbo eigos nukreipimas

• Integruota pagrindinių priežasčių analizė

• Susietas taisomųjų veiksmų stebėjimas

• Vaidmenimis grindžiamos informacinės lentelės

Taip užtikrinama, kad incidentai būtų nuosekliai dokumentuojami, kruopščiai tiriami ir sistemingai sprendžiami.

Realiuoju laiku matomumas leidžia EHS vadovams nustatyti pasikartojančius modelius ir nustatyti rizikos mažinimo prioritetus.

Kaip "Bizzmine" stiprina incidentų valdymą

"Bizzmine" suteikia vieną operacinį pagrindą pranešimams apie incidentus visose svetainėse ir verslo padaliniuose.

Struktūrizuotas incidentų fiksavimas
Tiesioginės grandies darbuotojai gali pranešti apie incidentus naudodamiesi intuityviomis formomis, prieinamomis kompiuterio arba mobiliuosiuose įrenginiuose.

Automatizuotos tyrimo darbo eigos
Incidentai sukelia apibrėžtus peržiūros ir tyrimo procesus su priskirtomis atsakomybėmis.

Integruotas korekcinių veiksmų valdymas
Incidentų išvados tiesiogiai susiejamos su CAPA darbo eigomis ir atsekamais tolesniais veiksmais.

Centriniai prietaisų skydeliai
Vadovybė gali matyti incidentų dažnumą, rimtumą, pagrindines priežastis ir neatliktus veiksmus.

Standartizavimas su kontroliuojamu vietos lankstumu
Galima apibrėžti visuotinius ataskaitų teikimo standartus, tačiau, jei reikia, juos galima koreguoti konkrečioje vietoje.

Saugumas ir valdymas projektuojant
"Bizzmine" sukurta ir talpinama tik Europos Sąjungoje, todėl užtikrina saugų duomenų tvarkymą, visišką atsekamumą ir teisinę apsaugą.

Išmatuojami struktūrinio pranešimo apie incidentus rezultatai

• Sumažėjo pakartotinių incidentų

• greitesni tyrimų ciklai

• Mažesnė reguliavimo rizika

• Geresni saugos veiklos rodikliai

• Geresnė pasirengimas auditui

• Didesnė organizacijos atskaitomybė

Pranešimai apie incidentus tampa struktūrizuotu rizikos valdymo varikliu, o ne atitikties patikros langeliu.

Nuo incidento dokumentacijos iki operatyvinio pajėgumo

Incidentų ataskaitos atspindi, kaip gerai veikia saugos ir aplinkosaugos kontrolė.

Kai ataskaitų teikimas, tyrimas ir korekciniai veiksmai yra suvienyti vienoje valdomoje platformoje:

• Rizika tampa matoma

• Aiškėja atsakomybė

• Tobulėjimas tampa išmatuojamas

• Veikla tampa saugesnė ir atsparesnė

Laikytis reikalavimų tampa lengviau. Dar svarbiau - gerėja našumas.