AS-9100 yra kokybės valdymo standartas, skirtas aviacijos ir kosmoso organizacijoms. Jame griežtai akcentuojama dokumentų kontrolė, nes kokybė, sauga ir atsekamumas yra labai svarbūs reguliuojamoms operacijoms.
Pagal AS-9100 organizacijoms privalu įrodyti, kad: visa dokumentuota informacija yra aktuali, prieinama ir patvirtinta , versijų pakeitimai yra kontroliuojami ir atsekami, procedūros atliekamos laikantis nustatytų patvirtinimo procesų, atnaujintų procedūrų mokymas yra dokumentuotas, audito įrodymai yra ieškomi ir pateisinami. Tai nėra neprivaloma geroji praktika. Tai oficialūs reikalavimai, turintys įtakos sertifikavimo statusui.
Kodėl skaičiuoklės ir bendrieji diskai yra nepakankami
Daugelyje organizacijų dokumentų sąrašai, versijos ir patvirtinimai pradedami tvarkyti naudojant skaičiuokles arba bendrinamus aplankus. Kai dokumentų kiekis nedidelis, tai gali atrodyti įveikiama, tačiau, didėjant atitikties reikalavimams, šie metodai kelia struktūrinę riziką:
Nėra priverstinio patvirtinimo darbo eigos
Negarantuojamas versijų vientisumas
Nėra automatinio audito sekos
Rankiniai pranešimai ir perkvalifikavimo koordinavimas
Fragmentuotas matomumas visose svetainėse
Atliekant AS-9100 auditą, kai nėra susistemintų, atsekamų dokumentų, dažnai padaromos išvados, prieštaraujančios punkto reikalavimams.
Dokumentų kontrolės programinės įrangos vaidmuo AS-9100 sistemoje
Dokumentų kontrolės programinė įranga - tai valdoma sistema, kurioje centralizuotai ir atsekamoje aplinkoje fiksuojamos procedūros, peržiūros, patvirtinimai ir prieigos taisyklės. Tinkama programinė įranga ne tik saugo failus. Ji užtikrina, kad dokumentų kontrolė taptų struktūrizuotu procesu, atitinkančiu AS-9100 reikalavimus ir padedančiu vykdyti kasdienę veiklą.
Kad suprastumėte, kodėl tai svarbu, atkreipkite dėmesį į šiuos pagrindinius AS-9100 standarto lūkesčius:
Kontroliuojama prieiga ir vaidmenys
Procedūras keičia tik įgalioti darbuotojai. Turi būti pateikti įrodymai, rodantys, kas ir kada atliko pakeitimus.
Versijų kontrolė ir patvirtinimo istorija
Kiekviena pataisa valdoma naudojant versijų numeravimą, patvirtinimo darbo eigą ir istorinį atsekamumą.
Nuoseklumas visose vietose
Organizacijoms plečiant veiklą, būtina užtikrinti dokumentų nuoseklumą visuose padaliniuose.
Auditui paruošti įrodymai
Atliekant auditą patvirtinimo proceso dokumentai ir vykdymo įrodymai turi būti prieinami akimirksniu. Dokumentų kontrolės programinė įranga šiuos reikalavimus tiesiogiai įtraukia į kokybės procesus.
Kaip dokumentų kontrolės programinė įranga padeda užtikrinti atitiktį žingsnis po žingsnio
1 žingsnis: sutelkite visus kokybės dokumentus
Politiką, procedūras, darbo instrukcijas, formas ir įrašus saugokite vienoje valdomoje saugykloje. Taip užtikrinama, kad visi naudotųsi naujausia versija.
2 veiksmas: priskirkite struktūrizuotas patvirtinimo darbo eigas
Kai dokumentas sukuriamas arba peržiūrimas, darbo eigos nukreipia jį reikiamiems tikrintojams ir tvirtintojams. Kiekvienas patvirtinimas registruojamas.
3 žingsnis: Įgyvendinkite versijų kontrolę
Galima vykdyti tik vieną aktyvią versiją. Ankstesnės versijos yra archyvuojamos su visa sekimo istorija.
4 žingsnis: susieti mokymą ir perkvalifikavimą
Pasikeitus procedūroms, susijusiems darbuotojams skiriamos struktūrizuotos mokymo užduotys. Užbaigimas dokumentuojamas ir jo galima ieškoti.
5 veiksmas: pateikite audito įrodymus, kuriuos galima rasti
Atliekant AS-9100 auditą auditoriai dažnai prašo pateikti įrašų, rodančių pakeitimų istoriją, patvirtinimus, peržiūras ir mokymų įrodymus. Dokumentų paieška sutrumpina pasirengimo auditui laiką.
6 veiksmas: siūlykite matomumą įvairiose svetainėse
Informacinės lentelės, rodančios, kur vėluojama peržiūrėti dokumentus, kur laukiama patvirtinimo ir kur yra atitikties spragų.
Šis struktūrizuotas ciklas užtikrina, kad dokumentų kontrolė būtų ne rankiniu būdu atliekama užduotis, o procesas, įtrauktas į jūsų kokybės sistemą.
