Kodėl "Excel" nėra tinkamas įrankis dokumentų kontrolei: Interviu

Daugelis kokybės komandų vis dar pasikliauja "Excel" programa dokumentams kontroliuoti. Ji pažįstama, prieinama ir dažnai atrodo, kad tai yra greičiausias būdas suteikti dokumentams struktūrą.

Tačiau dokumentų kontrolė kokybės aplinkoje neapsiriboja failų sekimu. Reikia valdymo, atsekamumo ir kontrolės. "Excel" seka failus. Kokybės vadybos sistema kontroliuoja procesus - ir šis skirtumas gali lemti audito sėkmę.

Toliau pateiktame interviu aiškinamės, kodėl "Excel" išlieka populiari ir kur prasideda jos trūkumai.

Kodėl kokybės komandos naudoja "Excel" dokumentų kontrolei

Apklausėjas: Kokia yra pagrindinė problema naudojant "Excel" dokumentų kontrolei?

Ekspertas: "Excel" neįgyvendina proceso. Ji struktūriškai nevaldo patvirtinimų. Ji negarantuoja vientisumo versijos. Ji neužtikrina ginamos audito sekos".

Galite įrašyti informaciją į "Excel", bet negalite nustatyti, kaip ta informacija bus valdoma.

"Jei negalite parodyti, kas ir kada patvirtino dokumentą ir kas buvo apmokytas dirbti su juo, vadinasi, neturite dokumentų kontrolės. Jūs turite dokumentų saugyklą."

Ar pakanka versijų istorijos bendruosiuose diskuose

Apklausėjas: "Daug komandų mano, kad pakanka versijų istorijos bendruose diskuose. Ar taip yra?"

Ekspertas: "Ne reguliuojamoje aplinkoje. Versijų kontrolė - tai ne tik matymas, kad kažkas pasikeitė. Ji susijusi su struktūriniu patvirtinimu, atskaitomybe ir atsekamumu. Auditoriai tikisi matyti:

• Kas inicijavo pokytį

• Kas jį peržiūrėjo ir patvirtino

• Kada jis įsigaliojo

• Ar buvo perkvalifikuoti pareigūnai, kuriems buvo daromas poveikis

"Excel" negali užtikrinti šios sekos. Tai priklauso nuo rankinio valdymo. Auditoriai nevertina, kaip tvarkingai atrodo jūsų skaičiuoklė. Jie vertina, kiek pagrįstas jūsų procesas."

Kas nutinka, kai organizacijos auga

Apklausėjas: "Kas nutinka, kai organizacijos auga?

Ekspertas: "Sudėtingumas didėja greičiau, nei žmonės tikisi. Viena svetainė gali būti valdoma neformaliai. Tačiau kai pridedate kelis skyrius, vietoves ar reguliavimo spaudimą, skaičiuoklės tampa trapios. Skaičiuoklės atrodo valdomos, kol sudėtingumas nepadidėja. Kai tik pridedate kelias vietas arba reguliavimo kontrolę; rankinė dokumentų kontrolė tampa struktūrine rizika.

Tuomet dokumentų kontrolė tampa priklausoma nuo to, ar pavieniai asmenys nepamiršta tinkamai atnaujinti, pranešti ir sekti pakeitimus. Tai nėra keičiamo masto valdymas."

Kaip atrodo tinkama dokumentų kontrolė QMS sistemoje

Apklausėjas: Klausėjas: "Kaip atrodo tinkama dokumentų kontrolė kokybės vadybos sistemoje?"

Ekspertas: "Jis pasižymi keliomis pagrindinėmis savybėmis. Pirma, tai centralizuota saugykla. Visi kokybės dokumentai saugomi vienoje valdomoje aplinkoje. Antra, priverstinis darbo eigos patvirtinimas. Prieš tapdami aktyvūs, pakeitimai turi pereiti apibrėžtus peržiūros etapus. Trečia, automatinė versijų kontrolė. Vykdyti galima tik dabartinę patvirtintą versiją. Ketvirta, išsamios audito sekos. Kiekvienas pakeitimas registruojamas nurodant naudotojo tapatybę ir laiko žymą. Penkta, perkvalifikavimo trigeriai. Jei procedūra pasikeičia, sistema automatiškai paskiria mokymus, jei jų reikia.

Gera dokumentų kontrolė - tai ne bylų tvarkymas. Tai - valdymo, atskaitomybės ir atsekamumo užtikrinimas dideliu mastu."

Kaip dokumentų kontrolė veikia skirtingus kokybės vaidmenis

Apklausėjas: "Kaip tai veikia skirtingus kokybės vaidmenis?

Ekspertas: "Kokybės vadovams struktūrizuota dokumentų kontrolė sumažina administracinę naštą. Jiems nebereikia gaudyti el. paštu siunčiamų patvirtinimų ar derinti kelių failų versijų. Kokybės užtikrinimo specialistams tai užtikrina, kad jie visada dirba pagal galiojančias procedūras ir gali lengvai įrodyti jų atitiktį. Kokybės direktoriams ir kokybės vadovams matomumas tampa labai svarbus. Kokybės direktoriui reikia, kad būtų matomos visos komandos ir padaliniai. Šis matomumas negali priklausyti nuo konsoliduotų skaičiuoklių."

Neturint valdomos sistemos, vadovybė remiasi rankiniu būdu surinktomis ataskaitomis. Tai sukelia vėlavimą ir riziką."

Ar "Excel" pakanka vidutinės rinkos organizacijoms

Interviuotojas: "Kai kurios vidutinio dydžio organizacijos mano, kad jų dydžiui pakanka "Excel". Ką pasakytumėte jūs?"

Ekspertas:"Dydis nėra vienintelis veiksnys. Reguliavimo poveikis, audito dažnumas ir procesų sudėtingumas turi didesnę reikšmę.

Net vidutinio dydžio rinkos organizacijos susiduria su vis didesniais klientų, sertifikavimo įstaigų ir reguliavimo institucijų lūkesčiais. Jei atitiktis reikalavimams priklauso nuo to, ar asmenys teisingai atnaujina skaičiuokles, rizika greitai kaupiasi.

Kai dokumentų kontrolė grindžiama rankiniu sekimu, atitiktis priklauso nuo individualios drausmės. Valdoma KVS užtikrina sisteminę atitiktį."

Ko "Excel" negali daryti reguliuojamoje aplinkoje

Apklausėjas: Kokie yra didžiausi apribojimai, kurių "Excel" tiesiog negali įveikti?

Ekspertas: "Excel" negali:

• Įgyvendinkite struktūrizuotas patvirtinimo darbo eigas

• Užkirsti kelią pasenusių versijų platinimui

• Automatiškai informuoti suinteresuotąsias šalis apie pakeitimus

• sukelti perkvalifikavimo užduotis

• Užtikrinti vaidmenimis pagrįstą prieigos kontrolę proceso lygmeniu

• Užtikrinti realaus laiko priežiūrą visose svetainėse

"Excel" yra produktyvus įrankis. Dokumentų kontrolė reguliuojamoje aplinkoje yra atitikties sistema. Tai nėra tas pats."

Kaip šiuolaikinė QMS programinė įranga sprendžia šiuos iššūkius

Apklausėjas: "Kaip šiuolaikinė QMS programinė įranga išsprendžia šias problemas?

Ekspertas: "Šiuolaikinė kokybės vadybos sistema apima dokumentų kontrolę kasdienėje veikloje:

• Dokumentų atnaujinimai atliekami pagal iš anksto nustatytas darbo eigas. Patvirtinimai registruojami automatiškai. Išsaugoma ir atsekama versijų istorija.

• Prieiga priklauso nuo vaidmenų. Pasikeitus procedūroms, galima inicijuoti pakartotinį mokymą.

• Informacinės lentelės leidžia stebėti dokumentų būklę, vėluojančius patvirtinimus ir atitikties rodiklius visoje organizacijoje.

Taip dokumentų kontrolė iš reaktyvaus administravimo virsta struktūriniu valdymu."

Kaip "Bizzmine" palaiko kontroliuojamą dokumentų valdymą

Apklausėjas: Kaip "Bizzmine" palaiko šį pokytį?

Ekspertas: "Bizzmine" siūlo valdomą QMS platformą, skirtą dokumentų kontrolei įtraukti į veiklos vykdymą.

Jame siūloma:

• Centralizuotas ir saugus dokumentų valdymas

• Versijų kontrolė su struktūrizuotomis patvirtinimo darbo eigomis

• Visiškas atsekamumas su naudotojo ir laiko žymų registravimu

• Automatiniai pranešimai ir perkvalifikavimo trigeriai

• Vaidmenimis grindžiamas prieigos valdymas

• Realiuoju laiku veikiančios prietaisų skydeliai, skirti priežiūrai

"Bizzmine" sukurta ir talpinama tik Europos Sąjungoje, todėl taip pat užtikrina griežtą duomenų valdymą ir atitiktį svarbiausiems saugumo reikalavimams."

Nuo skaičiuoklės sekimo iki struktūrizuoto valdymo

Apklausėjas: Klausėjas: "Jei turėtumėte apibendrinti skirtumą vienu sakiniu, koks jis būtų?"

Ekspertas: "Excel" padeda tvarkyti informaciją. Valdoma KVS užtikrina, kad informacija būtų kontroliuojama, atsekama ir ginama. O reguliuojamoje aplinkoje šis skirtumas apibrėžia veiklos stiprumą.