Daugelyje organizacijų pokyčiai diegiami su autoritetu. Skelbiama nauja tvarka. Pradedama taikyti nauja sistema. Pranešama apie naują taisyklę. Žinia paprasta: nuo šiol taip ir darysime.
Tačiau vien tik valdžia nesukuria įvaikinimo. Jis gali užtikrinti trumpalaikį laikymąsi, bet retai sukuria supratimą, atsakomybę ar nuoseklumą. Kokybės ir atitikties aplinkoje šis skirtumas yra labai svarbus. Kai procesų laikomasi tik todėl, kad kažkas taip liepė, veiklos rezultatai išlieka silpni. Kai tik priežiūra susilpnėja, elgesys pasikeičia.
Kokybės vadybininkams, atitikties direktoriams ir veiklos vadovams tikrasis klausimas yra ne tai, ar buvo duoti nurodymai. Klausimas yra, ar vykdymas yra struktūriškai paremtas.
Kodėl žlunga komandomis grindžiamas vadovavimas
Autoritetas gali paskatinti imtis veiksmų. Ji negali įtvirtinti elgesio. Sudėtingose organizacijose kokybė ir atitiktis reikalavimams priklauso nuo pasikartojančių procesų, kurie veikia įvairiose vietose, skyriuose ir reguliavimo kontekste. Kai vadovavimas remiasi pareigybine galia, o ne sistemos kūrimu, priėmimas tampa priklausomas nuo asmenybės.
Darbuotojai gali paklusti spaudžiami, tačiau spaudimas nereiškia suderinimo. Jei sunku rasti procedūras, neaiškios jų versijos ar dviprasmiška atsakomybė, valdžia veikiau sustiprina nusivylimą, o ne aiškumą. Žmonės pradeda suvokti kokybę kaip vykdymo užtikrinimą, o ne kaip įgalinimą.
Šiuolaikiniam valdymui reikia ne tik vadovavimo. Jam reikia struktūros.
Atitiktis yra sistema, o ne kalba
Kokybė ir atitiktis negali būti užtikrinama vien tik bendravimu. Griežta kalba apie atskaitomybę nepakeičia atsekamų darbo procesų. Atmintinė apie atsakomybę nepakeičia apibrėžtos nuosavybės, įtvirtintos sistemoje.
Reguliuojamoje aplinkoje auditoriai nevertina vadovybės ketinimų. Jie vertina įrodymus. Jie vertina, ar procesai yra kontroliuojami, ar mokymas atitinka procedūras, ar stebimi korekciniai veiksmai ir ar rizika yra nuosekliai stebima.
Jei sistema nesivadovauja vykdymu, valdžia tampa triukšminga. Struktūra sukuria nuspėjamumą.
Struktūrizuotas valdymas reiškia, kad dokumentai yra kontroliuojami ir prieinami. Mokymas susietas su procedūrų pakeitimais. Nukrypimai skatina tirti darbo eigą. Prieš užbaigiant taisomuosius veiksmus, juos reikia patikrinti. Informacinės lentelės leidžia matyti tendencijas, o ne pasikliauti nepatvirtintais pranešimais.
Taip atitiktis tampa operatyvi.
Kodėl darbuotojai priešinasi "nes aš taip pasakiau"
Pasipriešinimas įsakymais grindžiamiems pokyčiams nėra iracionalus. Jis dažnai atspindi netikrumą. Kai darbuotojams liepiama priimti naujus procesus, nesuprantant jų pagrindimo, poveikio jų darbui ar galimos paramos, baimė didėja.
Žmonės nori aiškumo. Jie nori žinoti, kodėl pokyčiai yra svarbūs, kaip bus vertinami rezultatai ir kokią kompetenciją jie turi ugdyti. Kai šių atsakymų nėra, valdžia atrodo savavališka.
Aukštos kokybės organizacijos įsakymus pakeičia aiškumu. Jos apibrėžia tikslą, suderina pokyčius su išmatuojamais rezultatais ir įtraukia naujus lūkesčius į struktūrinius darbo procesus. Tai mažina dviprasmiškumą ir didina pasitikėjimą.
Nuo vykdymo užtikrinimo prie įgalinimo
Vadovavimas kokybės ir atitikties užtikrinimo srityje turi pereiti nuo vykdymo užtikrinimo prie įgalinimo. Veiksmingiausi vadovai užduoda kitokį klausimą. Užuot klausę, ar žmonės laikosi nurodymų, jie klausia, ar dėl sistemos teisingas vykdymas yra lengviausia galimybė.
Įgalinimas reikalauja daugiau nei tik bendravimo. Tam reikia:
Aiški procesų atsakomybė, įtvirtinta darbo eigoje
prieinami dokumentai, atspindintys faktinę praktiką
mokymas, suderintas su realiomis pareigomis
Automatiniai priminimai ir eskalavimas
skaidrūs veiklos rodikliai
Kai valdymas integruotas į sistemas, vadovams nereikia pasikliauti autoritetu, kad išlaikytų standartus. Vykdymas tampa nuoseklus, nes jį palaiko struktūra.
