Auditai atlieka pagrindinį vaidmenį valdant DSSVS. Jais tikrinama atitiktis, nustatoma veiklos rizika ir skatinama tobulinti procesus ir skyrius. Vis dėlto daugelyje organizacijų auditai tebėra viena iš daugiausiai išteklių reikalaujančių veiklų.
Kai pasirengimas auditui, išvados ir taisomieji veiksmai tvarkomi naudojant skaičiuokles, el. paštą ir išsibarsčiusius dokumentus, komandos sugaišta daug laiko rinkdamos informaciją ir koordinuodamos tolesnius veiksmus. Rezultatas - neefektyvus pasirengimas auditui, pasikartojančios išvados ir nereikalingas pakartotinis darbas.
Skaitmeninis audito valdymas pakeičia šį susiskaidymą struktūrizuotomis darbo eigomis, kurios sumažina administracines pastangas ir sustiprina veiklos kontrolę.
Kodėl rankiniai audito procesai didina sąnaudas
Daugelyje organizacijų audito išvados, taisomieji veiksmai ir tolesni veiksmai stebimi per įvairias bylas ir komunikacijos kanalus. Komandos keičiasi ataskaitomis elektroniniu paštu, o skaičiuoklėse stebimi terminai ir atsakomybė.
Dėl tokio susiskaidymo kyla keletas veiklos problemų. Sunku konsoliduoti informaciją. Komandos turi rankiniu būdu tikrinti dokumentų versijas ir imtis tolesnių veiksmų dėl nebaigtų veiksmų. Daug laiko sugaištama atnaujinimų paieškoms, užuot analizavus rezultatus.
Todėl dėl rankinio koordinavimo pailgėja pasirengimo auditui laikas ir sumažėja audito rezultatų matomumas. Kuo sudėtingesnė tampa organizacija, tuo daugiau išteklių reikia priežiūrai užtikrinti.
Dėl to procesas užima daug laiko, o jo kontrolė nepagerėja.
Pasikartojantys radiniai sukuria naują darbą
Kai taisomieji veiksmai nėra valdomi taikant struktūrizuotą darbo eigą, tos pačios problemos dažnai iškyla ir vėlesnių auditų metu. Neaiški atsakomybė, praleidžiami terminai, o veiksmingumo patikros būna nenuoseklios.
Tai lemia pakartotines išvadas ir papildomus tyrimo darbus. Komandos turi kelis kartus nagrinėti tas pačias pagrindines priežastis, o auditoriai abejoja, ar taisomieji veiksmai buvo veiksmingai įgyvendinti.
Perdirbimas didina atitikties sąnaudas ir mažina pasitikėjimą valdymo sistema. Struktūrizuotas audito ir CAPA procesas užkerta kelią šiam ciklui, nes užtikrina, kad veiksmai būtų stebimi, tikrinami ir tinkamai užbaigiami.
Matomumas lemia audito veiksmingumą
Auditai yra naudingi tik tada, kai organizacijos gali analizuoti rezultatus ir nustatyti tendencijas. Fragmentuotos sistemos retai suteikia tokią įžvalgą, nes duomenys lieka išsklaidyti dokumentuose ir skaičiuoklėse.
Jei nėra aiškaus matomumo, vadovybė negali lengvai nustatyti pasikartojančių problemų įvairiuose skyriuose ar svetainėse. Tobulinimo galimybės lieka paslėptos pavienėse ataskaitose.
Centralizuoti audito duomenys keičia šią dinamiką. Kai išvados, taisomieji veiksmai ir terminai pateikiami vienoje aplinkoje, organizacijos gali stebėti pažangą ir nustatyti dėsningumus, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį.
Dėl šio matomumo auditai iš pavienių atitikties patikrų tampa nuolatinio tobulinimo priemone.
