Kaip pagerinti žinių valdymą kokybės vadybos sistemose

Žinių valdymas kokybės valdymo srityje yra labai svarbus siekiant užtikrinti atitiktį reikalavimams, pasirengimąauditui ir nuoseklų procesų vykdymą visose vietose. Reguliuojamoje gamybos aplinkoje žinių trūkumas lemia neatitiktis, pasikartojančius nukrypimus ir didėjantį audito spaudimą.

Kokybės vadybininkams ir kokybės vadovams iššūkis yra ne tik dokumentuoti procedūras. Reikia užtikrinti, kad žinios būtų struktūruotos, prieinamos, kontroliuojamos pagal versijas ir integruotos į kasdienę veiklą.Jei nėra kontroliuojamos kokybės valdymo sistemos, svarbiausios žinios lieka išsklaidytos dokumentuose, elektroniniuose laiškuose ir individualiose žiniose.

Kas yra žinių valdymas kokybės valdyme?

Žinių valdymas kokybės vadyboje reiškia su kokybe susijusios informacijos struktūrizuotą kaupimą, kontrolę ir platinimą kokybės vadybos sistemoje (KVS puslapyje). Tai apima procedūras, darbo instrukcijas, audito išvadas, taisomuosius veiksmus, geriausią praktiką ir įgytą patirtį.

Reguliuojamoje aplinkoje žinios turi būti:

• Dokumentacija parengta kontroliuojamoje aplinkoje

• valdomos ir tvirtinamos versijos

• prieinamas tinkamoms pareigoms

• Susietas su procesais ir atsakomybe

• atsekamumas audito tikslais

Brandi KVS ne tik saugo dokumentus. Ji užtikrina, kad žinios skatintų nuoseklų vykdymą.

Kodėl žinių valdymas yra strateginis kokybės vadovų prioritetas

Kokybės vadovams

Esate atsakingi už nuolatinės atitikties užtikrinimą, auditųrengimą (audito valdymo puslapis) ir sklandų procesų vykdymą. Kai žinios yra fragmentiškos, susiduriate su pasikartojančiomis neatitiktimis, dideliu administraciniu darbo krūviu ir laiko trūkumu atliekant auditus.

Struktūrizuotas žinių valdymas suteikia:

• Aiški proceso atsakomybė

• Geresnis nukrypimų ir tendencijų matomumas

• Patikimi duomenys ataskaitoms rengti

• Mažiau rankinių tolesnių veiksmų

Kokybės direktoriams ir kokybės vadovams

Grupės lygmeniu dėl nenuoseklios dokumentacijos ir vietinių apeigų silpnėja valdymas. Reikia suderintų standartų, skaidrumotarp svetainių ir patikimų ataskaitų, kad būtų palaikoma veiklos kompetencija.

Įmonės žinių valdymas leidžia:

• Standartizavimas įvairiose vietose ir regionuose

• Didesnis skaidrumas teikiant valdymo ataskaitas

• Didesnis klientų ir reguliavimo institucijų pasitikėjimas auditu

• Duomenimis pagrįsti kokybės sprendimai

Kokybės asistentams ir kasdieniams naudotojams

Veiklos naudotojams reikia aiškumo ir paprastumo. Jie nori žinoti, kad laikosi teisingos procedūros, neieškodami pasenusių aplankų ar el. laiškų.

Struktūrizuota QMS sumažina stresą, pašalina pasikartojančias užduotis ir padeda efektyviai vykdyti kasdienius darbus.

Bendrieji kokybės žinių valdymo iššūkiai

Daugelyje organizacijų kokybės žinios vis dar valdomos naudojant bendrus diskus, skaičiuokles ir nesusijusias priemones. Tai lemia:

• Ribotas matomumas nuo galo iki galo

• Kelios dokumentų versijos apyvartoje

• Rankiniu būdu atliekami tolesni taisomieji veiksmai

• Sunkumai derinant kokybės procesus tarp skyrių

• Didelis spaudimas atliekant auditus ir patikrinimus

Organizacijoms augant, šis sudėtingumas didėja ir silpnina kontrolę.

Kaip patobulinti žinių valdymą savo KVS

Norint pagerinti žinių valdymą, reikia ne tik skaitmeninti dokumentus. Reikia integruotos kokybės valdymo sistemos, kuri susietų dokumentus, procesus ir atskaitomybę.

Centralizuota dokumentų kontrolė su versijų kūrimu

Politikai, procedūros ir darbo instrukcijos turi būti saugomos vienoje valdomoje aplinkoje. Versijų kontrolė, patvirtinimo darbo eigos ir audito seka užtikrina, kad būtų naudojami tik aktualūs dokumentai.

Taip apsaugoma atitiktis ir pašalinamas netikrumas dėl taikytinos procedūros.

Struktūrizuoti neatitikčių ir taisomųjų veiksmų darbo srautai

Žinios yra ne tik dokumentuose. Jų gaunama atliekant auditus, incidentus ir nukrypimus.Susiedami neatitiktis tiesiogiai su taisomaisiais veiksmais ir pagrindinių priežasčių analize savo KVS programinėje įrangoje, išvadas paverčiate struktūrizuotu organizaciniu mokymusi.Išmoktos pamokos yra dokumentuojamos , atsekamos ir pakartotinai panaudojamos įvairiose vietose.

Standartizuoti šablonai keliose svetainėse

Siekiant užtikrinti suderinamumą, visuotiniuose šablonuose turėtų būti apibrėžta, kaip dokumentuojami auditai, rizikos vertinimai ir taisomieji veiksmai.Tuo pat metu vietos grupės turi turėti galimybę veikti pagal kontroliuojamas ribas. Tokia pusiausvyra sustiprina valdymą, kartu išlaikant veiklos lankstumą.

Skaidrumą užtikrinantys prietaisų skydeliai ir ataskaitos

Kokybiškos žinios turi virsti įžvalgomis. Vaidmenimis pagrįstos informacinės lentelės leidžia matyti tendencijas, pasikartojančias problemas ir veiklos rodiklius. Kokybės vadovai įgyja veiklos kontrolę. Kokybės direktoriai įgyja strateginį skaidrumą. Tai padeda priimti duomenimis pagrįstus sprendimus ir nuolat tobulėti.

Pasirengimas auditui pagal projektą

Auditoriai tikisi atsekamumo. Turite parodyti dokumentų patvirtinimo istoriją, mokymų įrašus, taisomųjų veiksmų kontrolę ir veiksmingumo įrodymus.

Integruota QMS automatiškai registruoja patvirtinimus, atnaujinimus ir būsenos pakeitimus. Pasirengimas auditui tampa struktūruotas ir nuspėjamas, o ne reaktyvus ir keliantis stresą.

Žinių valdymas - operacinės kompetencijos pagrindas

Griežtai reguliuojamoje aplinkoje kokybės rodikliai priklauso nuo kontroliuojamų žinių srautų. Kai procedūros yra aiškios, taisomieji veiksmai stebimi, o įžvalgomis dalijamasi tarp padalinių , organizacijos mažina klaidų skaičių ir stiprina klientų pasitikėjimą.

Įtraukdami žinių valdymą į kokybės valdymo sistemą, išskaidytą informaciją pakeisite vienu tiesos šaltiniu. Tai sumažina veiklos riziką, sumažina audito pastangas ir padeda nuolat tobulėti.

Kokybės valdymas tampa aktyvus, o ne reaktyvus. Atitiktis tampa kasdienio vykdymo dalimi. Pagerėja veiklos rezultatai, nes žinios yra susistemintos, prieinamos ir pritaikomos.