"Bizzmine" apklausos įžvalgos apie QHSE valdymą ir atitiktį

Organizacijos, siekiančios geresnių kokybės, sveikatos, saugos ir aplinkosaugos (KVSB) rodiklių, dažnai siekia išsiaiškinti, kas pasiteisina, o kas ne. Apklausoje "Bizzmine" pateikiami įrodymais pagrįsti įvairių pramonės šakų specialistų pastebėjimai apie dabartinę QHSE valdymo būklę, dažniausiai pasitaikančius iššūkius ir praktinius veiksmus, kurių organizacijos gali imtis, kad pagerintų atitiktį, vykdymą ir priežiūrą.

Šiose įžvalgose išryškėja bendri dėsningumai, pagal kuriuos organizacijos, kovojančios su fragmentiškomis priemonėmis, skiriasi nuo organizacijų, kuriose užtikrinama nuspėjama atitiktis ir veiklos kontrolė.

Toliau dalijamės pagrindinėmis įžvalgomis ir paverčiame jas praktinėmis gairėmis.

1 apklausos įžvalga - išskaidytos priemonės sukuria nematomą riziką

Apklausos metu dažnai buvo minima, kad QHSE procesams valdyti naudojamos tarpusavyje nesusijusios priemonės ir skaičiuoklės. Organizacijos, besiremiančios ad hoc sistemomis, praneša:

• Nenuoseklūs duomenys

• Pasikartojantys įrašai

• Rankinis derinimas prieš auditą

• Ribotas matomumas visose svetainėse

Toks susiskaidymas slepia dėsningumus ir didina riziką. Vadovai negali imtis veiksmų sprendžiant kylančias problemas, kai informacija yra išsklaidyta. Norint užtikrinti nuspėjamą kokybę, reikia vieno tiesos šaltinio, kuriame įrodymai būtų nuoseklūs ir atsekami.

2 apklausos įžvalga - atskaitomybė lemia atitikties užtikrinimo rezultatus

Komandos, kurios aiškiai apibrėžia atsakomybę už riziką, taisomuosius veiksmus ir auditą, yra pranašesnės už tas, kurios neturi apibrėžtos atsakomybės. Atsakomybė sumažina dviprasmiškumą ir užtikrina, kad tolesni veiksmai būtų atliekami laiku. Apklausos respondentai pabrėžė, kad nepakanka vien paskirti užduotis skaičiuoklėse. Organizacijoms reikia:

• Apibrėžti vaidmenys ir atsakomybė

• Atsekamos darbo eigos ir terminai

• vėluojančių elementų eskalavimo būdai

Kai atskaitomybė yra integruota į valdomą sistemą, pagerėja atitiktis ir pasirengimas auditui tampa nuspėjamas, o ne reakcija.

3 apklausos įžvalga - mokymas ir kompetencija atitinka kokybės rezultatus

Daugelis specialistų nurodė, kad mokymų trūkumai kenkia DSS srityje. Kai darbuotojai yra apmokyti, bet nesusiję su naujausiomis procedūromis, organizacijos nuolat susiduria su neatitikimais. Apklausos respondentai pabrėžė, kad mokymas turi būti susietas su:

• Dabartinės procedūros su versijų istorija

• Rizikos profiliai ir taisomieji veiksmai

• Reikalavimai pareigoms ir kompetencijos įrašai

Toks suderinimas užtikrina, kad kompetencija būtų ne tik užfiksuota, bet ir atitiktų dabartinius veiklos poreikius.

Apklausos įžvalga 4 - svarbus matomumas realiuoju laiku

Respondentai, kurie pirmenybę teikė realaus laiko prietaisų skydeliams ir konsoliduotoms ataskaitoms, pažymėjo, kad pagerėjo priežiūra ir greičiau priimami sprendimai. Dėl statiškų skaičiuoklių ir periodinių ataskaitų vėluojama nustatyti problemas. Tuo tarpu organizacijos, kurios taiko realaus laiko rodiklius:

• Pradėti taisomieji veiksmai

• Incidentų tendencijos visose komandose

• Rizikos poveikis skirtingoms svetainėms

• Mokymų baigimo rodikliai

įgyti galimybę imtis veiksmų, kol problemos dar neiškilo, o ne po to, kai audito metu nustatomos spragos.

5 apklausos įžvalga - struktūrizuotos darbo eigos mažina administracinę naštą

Daugelis organizacijų aprašė, kad daug laiko sugaišta rankiniam koordinavimui, patvirtinimų ieškojimui, duomenų derinimui ir įrodymų auditams rengimui. Apklausos dalyviai pabrėžė, kad struktūrizuotos darbo eigos sumažina šią naštą:

• Eskalavimo ir priminimų automatizavimas

• patvirtinimo sekų užtikrinimas

• Automatinis audito sekų fiksavimas

• Susieti susijusius procesus, pvz., nukrypimus ir CAPA

Tai sumažina rankinio darbo apimtis ir leidžia komandoms sutelkti dėmesį į tobulinimą, o ne į duomenų rinkimą.

6 apklausos įžvalga - integracija padeda užtikrinti geresnę atitiktį

Apklausos rezultatai parodė, kad organizacijos, kurios integruoja rizikos, audito, taisomųjų veiksmų, incidentų ir dokumentacijos sistemas vienoje aplinkoje, yra pranašesnės už organizacijas, turinčias atskiras sistemas. Integracija sukuria:

• Konsoliduotas veiklos rezultatų vaizdas

• Susieti įrodymai be rankinio derinimo

• Sumažintas pastangų dubliavimas

• Greitesnis pasirengimas auditui

Integracija padeda komandoms pereiti nuo atitikties kaip periodinio projekto prie atitikties kaip nuolatinio vykdymo.

Praktinės rekomendacijos, pagrįstos apklausos įžvalgomis

Remdamosi apklausoje nustatytais modeliais, organizacijos gali pagerinti DSS valdymą sutelkdamos dėmesį į tris sritis:

• Stiprinti valdymą, nustatant atsakomybę ir eskalavimą

• Centralizuoti duomenis valdomoje sistemoje

• Vykdant darbus, užtikrinti atsekamumą ir struktūrizuotas darbo eigas

Šie veiksmai sumažina paslėptą riziką, pagerina nuoseklumą ir padaro atitiktį mažiau priklausomą nuo individualių pastangų.

Vidutinės rinkos ir įmonių perspektyvos

Vidutinio dydžio organizacijos dažnai pradeda atitikties užtikrinimo veiksmus naudodamos skaičiuokles ir bendrus diskus. Nors šios priemonės yra pažįstamos, tačiau didėjant reguliavimo lūkesčiams atsiranda apribojimų. Apklausos respondentai, dirbantys tokiose aplinkose, pažymėjo, kad perėjimas prie struktūrizuotų sistemų sumažino administracinį darbą ir pagerino nuoseklumą.

Įmonių organizacijos susiduria su papildomu sudėtingumu įvairiose vietose ir verslo padaliniuose. Respondentai pabrėžė, kad struktūrizuotos sistemos užtikrina visuotinius standartus ir kontroliuojamą vietinį lankstumą, taip pagerindamos suderinamumą ir matomumą visoje organizacijoje.