Dažniausios ISO 14001 standarto įgyvendinimo klaidos, kurios kenkia aplinkosaugos valdymui

ISO 14001 standarto įgyvendinimas dažnai prasideda nuo pirminio postūmio. Nustatomi aplinkosaugos aspektai. Sudaromi teisinių reikalavimų sąrašai. Nustatomi ir dokumentuojami tikslai.

Toliau pateikiamas sertifikatas.

Tačiau praėjus metams organizacija susiduria su pasikartojančiais aplinkosaugos incidentais, nenuosekliais teisės aktų pakeitimais ir ribotu vadovybės įsitraukimu. Aplinkosaugos vadybos sistema egzistuoja tik popieriuje. Praktikoje ji jau pradėjo byrėti.

Problema retai kada yra pastangos. Problema yra architektūra.

ISO 14001 standartas nesuteikia ilgalaikės naudos, jei jo įgyvendinimas sutelkiamas į dokumentaciją, o ne į struktūrinį valdymą. Toliau išvardytos keturios klaidos yra dažniausios priežastys, dėl kurių aplinkosaugos valdymas susilpnėja po sertifikavimo, ir kuo ilgiau jos lieka neišspręstos, tuo sunkiau jas ištaisyti.

1-oji klaida: ISO 14001 vertinimas kaip projektą

Daugelis organizacijų ISO 14001 standartą traktuoja kaip apibrėžtą projektą, turintį aiškias pradžios ir pabaigos datas. Sudaroma projekto komanda. Užfiksuojami aplinkosaugos aspektai. Parengiamos procedūros. Sėkmingai užbaigiamas sertifikavimo auditas.

Tuomet atsakomybė dažnai vėl perduodama veiklos komandoms, kurioms taikoma ribota struktūrinė priežiūra. Projektas užbaigiamas. Aplinkosaugos vadybos sistema perduodama.

Aplinkosaugos vadybos sistema nėra tik tarpinis etapas. Tai – vadybos sritis.

Kas vyksta praktikoje, kai po sertifikavimo valdymo sistema grįžta į ankstesnę padėtį, yra nuspėjama. Aplinkosaugos tikslai praranda vadovybės dėmesį, nes jie nebėra traktuojami kaip prioritetinė iniciatyva. Teisinių registrų atnaujinimas tampa priklausomas nuo individualios iniciatyvos, o ne nuo struktūruoto proceso. Audito programos tampa ne tokios griežtos, nes nebėra sertifikavimo termino, skatinančio pasiruošti.

Per kelis mėnesius aplinkosaugos vadybos sistema pradeda veikti labiau kaip dokumentų archyvas, o ne kaip veikiantis valdymo mechanizmas. Vėl atsiranda neatitikimai. Korekcinės priemonės taikomos reaguojant į situaciją. Teisinė rizika tyliai didėja, nes reguliavimo pokyčiai įsisavinami lėtai arba visai nepastebimi.

Kai valdymo lygmenys, tokie kaip aplinkos rizikos vertinimas, audito peržiūra ir korekcinės priemonės, nuo pat pradžių nėra integruoti į kasdienę veiklą, brandos lygis ne tik sustoja, bet ir regresuoja. Organizacija išlaiko sertifikatą, tačiau praranda veiklos drausmę, kurią šis standartas buvo skirtas užtikrinti.

2-oji klaida: statiniai teisiniai ir atitikties registrai

Aplinkos apsaugos teisės aktai nuolat tobulinami. Atsiranda naujų įsipareigojimų. Peržiūrimi esami reikalavimai. Reglamentavimo ribos skirtingose jurisdikcijose keičiasi.

Tačiau daugelyje organizacijų teisiniai registrai atnaujinami rankiniu būdu, peržiūrimi retai, o juos tvarko nedidelis skaičius asmenų, kurių galimybės stebėti reguliavimo pokyčius visose susijusiose srityse iš esmės yra ribotos.

Pasekmės nėra vien administracinio pobūdžio. Kai teisiniai įsipareigojimai nėra dinamiškai susieti su [rizikos valdymu], operacinė rizika didėja, o organizacija to net nepastebi. Komandos toliau dirba taikydamos kontrolės priemones, sukurtas atsižvelgiant į ankstesnius reguliavimo reikalavimus. Atitikties užtikrinimas tampa reaktyvus, t. y. organizacija trūkumus aptinka ne per savo pačios valdymo procesus, o tada, kai juos nustato auditoriai ar reguliavimo institucijos.

Išplėtotas ISO 14001 atitikties modelis teisinių reikalavimų stebėsenos nelaiko periodine dokumentacijos užduotimi. Jis teisinius atnaujinimus integruoja tiesiogiai į aplinkos rizikos vertinimą, todėl teisės aktų pakeitimai automatiškai sukelia susijusių veiklos kontrolės priemonių pakartotinį vertinimą. Kai nustatomas naujas įsipareigojimas, organizacija įvertina esamą riziką, atitinkamai pakoreguoja kontrolės priemones ir pateikia šių pakeitimų įrodymus vykdydama įprastą veiklos valdymą, o ne rengdamasi auditui.

Tai yra skirtumas tarp teisinio registro, kuriame registruojami įsipareigojimai, ir teisinio valdymo proceso, kurio metu šie įsipareigojimai aktyviai tvarkomi.

3-oji klaida: izoliuotos korekcinės priemonės

Aplinkosaugos neatitiktys dažnai tiriamos toje vietoje ar skyriuje, kur jos atsiranda. Nustatoma pagrindinė priežastis. Nurodoma imtis taisomųjų veiksmų. Užbaigimas patvirtinamas, kai veiksmai įvykdomi.

Šis procesas atitinka procedūrinį reikalavimą. Jis neskatina organizacinio mokymosi.

Struktūrinė problema yra ta, kad korekcinės priemonės, kurios atskirai valdomos per CAPA valdymo sistemą, retai kada reikšmingai prisideda prie sisteminės rizikos pakartotinio vertinimo ar vadovybės peržiūros. Organizacija išsprendžia konkretų incidentą, tačiau nepašalina sąlygų, kurios jį sukėlė. Tos sąlygos išlieka kitose vietose, skyriuose ar veiklos procesuose, ir tas pats rizikos pasireiškimo modelis vėl pasikartoja šiek tiek kitokiomis aplinkybėmis.

ISO 14001 reikalauja nuolatinio tobulinimo, o ne pavienių trūkumų šalinimo. Šis skirtumas yra svarbus praktiniu požiūriu. Pavienis trūkumų šalinimas padeda išspręsti atskirus nustatytus trūkumus. Nuolatinis tobulinimas remiasi šiais nustatymais, siekiant atnaujinti rizikos prioritetų nustatymą, peržiūrėti veiklos kontrolės priemones ir pateikti informaciją vadovybės peržiūrai, kad pats valdymo modelis laikui bėgant taptų veiksmingesnis.

Kai korekcinės priemonės yra struktūriškai susietos su [rizikos valdymu] ir vadovybės priežiūra, organizacija stiprina savo veiklos atsparumą kiekvieną kartą išsprendusi problemą, o ne tik mažina neišspręstų neatitikimų skaičių. Aplinkos valdymas tampa vis stipresnis, o ne kartojasi tos pačios neatitikimų kategorijos.

4-oji klaida: nepakankama vadovybės peržiūra

Vadovybės peržiūra yra vienas iš svarbiausių ir nuolat nepakankamai įgyvendinamų ISO 14001 standarto įgyvendinimo elementų.

Teoriškai vadovybės peržiūros metu turėtų būti vertinamos aplinkosaugos veiklos tendencijos, teisinė rizika, objektyvi pažanga ir aplinkosaugos vadybos sistemos sisteminis veiksmingumas. Tai turėtų leisti vadovams priimti pagrįstus sprendimus dėl aplinkosaugos prioritetų, išteklių paskirstymo ir valdymo tobulinimo.

Praktikoje daugelyje organizacijų vadovybės peržiūra tampa paprasčiausia ataskaitų teikimo procedūra. Pateikiami ankstesnių laikotarpių KPI rodikliai. Apibendrinami įvykdyti veiksmai. Išvardijami išspręsti nustatyti trūkumai. Vadovybė gauna patvirtinimą, kad veikla buvo vykdoma, o ne įžvalgas apie tai, ar valdymo modelis veikia.

Kai peržiūros procesai grindžiami rankiniu būdu suvestomis ataskaitomis, o ne integruotomis audito įžvalgomis iš „Audit Management“ sistemos, vadovybė gauna ribotą informaciją. Ji yra retrospektyvi, dalinė ir priklauso nuo suvesties proceso kokybės, o ne nuo pačios veiklos valdymo kokybės.

Nepakankama vadovybės peržiūra sukelia konkrečią ir rimtą problemą. Vadovybė negali nustatyti sisteminių aplinkosaugos rizikos veiksnių modelių, nes pateikta informacija nesujungia incidentų, audito išvadų, teisinių įsipareigojimų ir korekcinių veiksmų veiksmingumo į vieną nuoseklų vaizdą. Sprendimai priimami remiantis neišsamia informacija. Sunku užtikrinti strateginių aplinkosaugos prioritetų įgyvendinimą, nes valdymo modelis nesuteikia jų valdymui reikalingo skaidrumo.

Veiksmingam vadovybės vertinimui reikalinga struktūrinė integracija, o ne geresnė ataskaitų teikimo sistema. Kai audito rezultatai, korekcinių veiksmų būklė, teisinių reikalavimų laikymosi tendencijos ir rizikos lygis susiejami vienoje valdymo architektūroje, vadovybės vertinimas tampa tikru strateginiu kontrolės mechanizmu. Vadovybė įgyja reikiamą informaciją, kad galėtų imtis veiksmų aplinkosaugos srityje, o ne tik pripažinti esamą padėtį.

Nuo įgyvendinimo klaidų iki struktūrinio valdymo

Visos keturios minėtos klaidos turi bendrą pagrindinę priežastį. Kiekviena iš jų atspindi įgyvendinimo metodą, pagal kurį ISO 14001 sudedamosios dalys traktuojamos kaip atskiri veiksmai, o ne kaip tarpusavyje susiję valdymo lygmenys.

Norint išvengti šių klaidų, reikia iš esmės pakeisti aplinkosaugos vadybos planavimo principus nuo pat pradžių. Teisinė priežiūra turi būti susieta su rizikos vertinimu. Rizikos vertinimas turi būti susietas su veiklos kontrolės priemonėmis ir taisomosiomis priemonėmis. Taisomosios priemonės turi būti susietos su vadovybės peržiūra. Vadovybės peržiūra turi būti susieta su veiklos planavimu.

Kai audito valdymas, CAPA valdymas, rizikos valdymas ir dokumentų kontrolė veikia vienoje tarpusavyje susietos valdymo sistemos pagrindinėje struktūroje, šie ryšiai tampa struktūriniai, o ne priklauso nuo atskirų koordinavimo veiksmų. Aplinkosaugos valdymas vyksta nuolat, o ne sustiprėja prieš auditus ir susilpnėja tarp jų.

Organizacijos, kurios šią architektūrą kuria nuo pat pradžių, ne tik išvengia keturių aukščiau aprašytų klaidų. Jos sukuria veiklos pagrindą, būtiną tam, kad ISO 14001 standartas pasiektų tai, kam buvo skirtas: išmatuojamą ir tvarų aplinkosaugos veiklos gerėjimą visoje organizacijoje.

Išvada

ISO 14001 standarto įgyvendinimas užtikrina ilgalaikę naudą tik tuomet, kai valdymo sistema nuo pat pradžių yra integruota į rizikos, audito ir korekcinių veiksmų lygmenis, o ne įdiegiama atgaline data, kai susiskaldymas jau yra įsigalėjęs.

Kiekviena iš čia aprašytų keturių klaidų yra ištaisoma. Tačiau kuo ilgiau jos įsitvirtina veiklos praktikoje, tuo sunkiau jas ištaisyti. Organizacijos, kurios šias spragas pašalina anksčiausiai, turi geriausias galimybes užtikrinti nuolatinį atitikimą reikalavimams, sustiprinti vadovybės matomumą ir sukurti aplinkosaugos valdymo sistemą, kuri prisitaiko prie didėjančio sudėtingumo.

Sertifikavimas patvirtina atitiktį. Struktūrinė integracija užtikrina kontrolę.